Gestão de contratos: como garantir a continuidade em operações

Promover uma gestão de contratos eficaz é indispensável para garantir a eficiência operacional e financeira de qualquer empresa.

Afinal, quando os direitos e obrigações das partes são definidos com clareza, executados com precisão e geridos de maneira estratégica, é possível minimizar os riscos das transações, assegurar sua conformidade e maximizar seu desempenho.

Quer entender melhor qual o objetivo da gestão de contratos, seus impactos na rotina organizacional e como implementá-la com sucesso? 

Confira todos os detalhes a seguir!

O que é e qual a importância da gestão de contratos?

A gestão de contratos refere-se ao processo de administrar, monitorar e otimizar contratos ao longo de seu ciclo de vida. 

Ela envolve atividades como o acompanhamento das etapas contratuais, organização de comprovantes, padronização de termos, minimização de riscos, visualização completa dos contratos da organização, entre outras.

Muito além da criação dos documentos e sua execução, uma gestão adequada é crucial para garantir que as partes definam com equilíbrio e cumpram os termos acordados, minimizando riscos e maximizando benefícios. 

Ou seja, sua importância está na redução de litígios, no controle de custos, na melhoria da eficiência operacional e na proteção dos interesses das partes envolvidas.

Ciclo de vida de contratos para a gestão

Para promover um gerenciamento de riscos efetivo em termos financeiros e operacionais, primeiro é necessário saber quais são as principais etapas da gestão de contratos. 

Dentro das empresas, o ciclo de vida desses documentos engloba as seguintes fases:

Pré-contratação

No momento em que algum setor do negócio identifica a necessidade de contratar um fornecedor, produto ou serviço, começa a fase de pré-contratação. 

Nela, ocorre a definição dos requisitos técnicos e administrativos, referentes ao que será contratado. 

É aqui que o setor de compras vai avaliar os elementos necessários para autorizar a contratação e conferir quais são as exigências que os fornecedores devem atender. 

Draft e contratação

Com os requisitos definidos, é feito o rascunho do contrato (draft). Essa é a base para a elaboração do documento e para a negociação entre as partes.

Nesta fase, as cláusulas são discutidas e alteradas até a formalização definitiva. Aqui, é imprescindível que todos os itens sejam descritos detalhadamente, assim como os aspectos financeiros, técnicos e jurídicos que possam influenciar a contratação.

Pré-execução

Depois que a contratação ocorre, são definidos os termos de aceite, calendários de entregas, vistorias, certidões e o que mais for necessário para que as cláusulas sejam executadas.

A pré-execução envolve aspectos técnicos atividades necessárias para dar início ao contrato, tais como:

1. compra de materiais;
2. recrutamento de colaboradores;
3. preparação de loca

Execução

Trata-se da etapa mais longa da gestão de contratos. Isso porque, além das entregas referentes ao objeto, também é feito todo o monitoramento do documento.

Ou seja, depois que há a “preparação do terreno” para a execução técnica, administrativa e financeira do contrato, ocorre o cumprimento das cláusulas, a documentação do processo contratual e o controle dos pagamentos.

Encerramento

Caso não sejam feitas renovações ou prorrogações durante a execução do contrato, ocorre o encerramento assim que a data de vigência expirar.

Ao invés de simplesmente arquivar o documento, essa é a etapa na qual a gestão deve verificar se todos os eventos previstos foram realizados, desde a correta entrega do objeto, até seus requisitos administrativos e a quitação dos pagamentos.

Como fazer um bom controle de contratos?

Agora que você conhece as etapas que a gestão de contratos deve contemplar, veja 5 práticas indispensáveis para manter um controle eficiente e assertivo na sua empresa: 

Domine todas as etapas da gestão de contratos

Você, seu time administrativo e o setor jurídico da empresa devem dominar todas as etapas que explicamos anteriormente. 

Desde a negociação inicial até a conclusão do contrato, esteja ciente dos requisitos legais e regulamentares envolvidos em cada fase para garantir conformidade, eficiência e pleno controle sobre todo o processo.

Monitore os documentos continuamente

Implemente um sistema de monitoramento para acompanhar ativamente os contratos e estabeleça também uma cultura que preza pelo monitoramento dos documentos.

O foco é sempre acompanhar de perto o andamento das entregas, assegurar o devido cumprimento das cláusulas e o que mais for necessário para evitar surpresas negativas.

Aplique revisões periódicas

Outra ação recomendada para fazer um bom controle de contratos é realizar análises regulares dos contratos. Assim, é possível  garantir que permaneçam alinhados com os objetivos estratégicos do negócio.

Portanto, faça conferências periódicas e, se necessário, revisões em conjunto com o time do cliente ou fornecedor envolvido. 

Assim, você evita inconformidades e garante que sua empresa esteja recebendo ou entregando aquilo que realmente consta em contrato.

Invista em uma organização eficaz

Estabeleça um sistema claro de arquivamento e categorização dos documentos parafacilitar conferências, auditorias e a gestão de contratos como um todo.

Uma boa dica para reduzir a papelada é digitalizar os contratos para que eles sejam alocados em um servidor. Isso ajuda a garantir acesso rápido e simplificado aos contratos e suas cláusulas.

Invista em um bom software

Ainda em relação à administração dos contratos, utilize softwares especializados para automatizar todo o processo e facilitar seu acompanhamento.

Com o apoio da tecnologia, você aumenta o controle e a capacidade de análise sobre todo o fluxo de gestão de contratos, minimizando demandas operacionais e garantindo uma abordagem mais estratégica.

Veja também: Razões para automatizar tarefas fiscais e tributárias com um ERP

4 problemas que a má gestão pode trazer

Basta entender como funciona contratos de gestão para perceber que a falta de uma administração efetiva pode ocasionar uma série de problemas na sua empresa. 

Entre os principais, destacam-se: 

Falta de padronização entre as áreas

Para começar, a falta de uma gestão de contratos adequada pode levar à ausência de procedimentos uniformes entre as áreas da empresa.

O resultado são inconsistências e interpretações variadas entre diferentes departamentos. 

Isso resulta em dificuldades de comunicação, erros na execução de cláusulas contratuais e até conflitos internos devido a entendimentos distintos.

Diferentes políticas em cada setor

Quando cada setor estabelece suas próprias políticas contratuais, pode haver falta de alinhamento com as metas globais da empresa.

As disparidades aumentam as chances de  enfrentar problemas de Compliance e ineficiência operacional, além de impactos negativos nas relações entre contratantes e contratados.

Não contar com revisão de cláusulas e exigências

A má gestão de contratos também pode ocasionar negligência na revisão de cláusulas e requisitos contratuais.

Diante disso, sua empresa pode sofrer com  documentos desatualizados e inadequados, o que contribui para um maior risco de litígios. 

Isso porque, os termos contratuais podem não refletir as mudanças no ambiente de negócios, levando a problemas legais e financeiros.

Prazos e renovações não são acompanhados

Você sabia que a falta de monitoramento de prazos e renovações pode gerar perdas financeiras e até mesmo interrupções operacionais?

Nesse sentido, a gestão de contratos é essencial para minimizar riscos de descumprimento, penalidades por atrasos ou perda de oportunidades de renegociação. 

Esses problemas impactam negativamente a eficiência, as finanças e a própria reputação da empresa.

Como um software de gestão de contratos otimiza as tarefas da controladoria?

Ao investir em bons sistemas de gestão de contratos, você otimiza a administração de todo o ciclo de vida dos documentos, desde a pré-contratação, passando pelo monitoramento completo das cláusulas, até os encerramentos. 

Com mais de 95% de satisfação entre os clientes, o ERP da StarSoft é referência absoluta na área, oferecendo diferenciais como:

• Acompanhamento completo dos ciclos dos contratos;
• Solicitações, negociações e aprovações integradas;
• Agilidade e visão estratégica para fortalecer a experiência dos stakeholders;
• Criação, rastreio e solicitações de serviços com visibilidade de todas as atividades;
• Gestão completa de contratos e compromissos de serviços;
• Automatização de cobranças recorrentes de contratos;
• Padrões de segurança internacional e certificação ISO 27001;
• Solução completa e modular em nuvem.

Se você quer otimizar a gestão de contratos e outras tarefas essenciais para o crescimento da sua empresa e dos resultados, entre em contato conosco e agende uma demonstração!

Perguntas Frequentes 

Antes de encerrar sua leitura e saber mais sobre a StarSoft, aproveite para tirar abaixo suas últimas dúvidas sobre gestão de contratos:

Qual o objetivo da gestão de contratos?

O objetivo da gestão de contratos é administrar, monitorar e otimizar contratos ao longo do ciclo de vida para garantir o cumprimento de termos acordados, minimizando riscos e maximizando benefícios.

Quais são os tipos de contrato que existem?

Diversos tipos de contratos podem ser utilizados no cotidiano de uma empresa. Os principais incluem o contrato social, de compra e venda, de consumo, sociedade, contratos administrativos, mercantis, de prestação de serviços, de trabalho, entre outros.

Qual é a estrutura de um contrato?

A estrutura típica inclui: partes envolvidas, descrição do objeto, condições e obrigações das partes, cláusulas específicas, prazos, formas de pagamento, penalidades por descumprimento e outros termos relevantes para o acordo. Considere esses elementos na gestão de contratos.