Contabilidade digital: estratégias para modernizar e simplificar sua gestão financeira
O acompanhamento contábil faz parte da rotina de qualquer organização, não importa qual o seu porte ou segmento. Contudo, nem todos os gestores sabem o que é contabilidade digital ou exploram ao máximo suas oportunidades.
Tradicionalmente, a visão atrelada ao setor é a de muita papelada, processos burocráticos e enormes equipes lidando com calculadoras e planilhas.
Contudo, essa realidade está se tornando cada vez menos comum. Afinal, a digitalização já é regra no mercado, e não é diferente para os processos contábeis.
A contabilidade digital consiste na otimização das rotinas da área por meio de sistemas próprios para essa finalidade. Com ela, o setor pode se tornar muito mais ágil, produtivo, eficiente, automatizado e baseado em dados.
Quer entender melhor como funciona a contabilidade digital e o valor estratégico que ela pode agregar à sua empresa? A seguir, entenda melhor seus benefícios, tecnologias e como implementá-la!
Benefícios da contabilidade digital
A implementação da contabilidade digital na sua empresa traz diversos benefícios que vão além da modernização e simplificação da gestão financeira. Entre os principais, podemos destacar:
Maior produtividade
Com a automação de tarefas repetitivas e a otimização dos processos, há liberação de tempo e recursos para a equipe focar em atividades mais estratégicas.
Isso pode incluir a análise de dados, planejamento financeiro e o apoio à tomada de decisões no negócio, por exemplo. Em todo caso, há uma redução das rotinas burocráticas e um aumento significativo na produtividade.
Acesso facilitado às informações
A contabilidade digital oferece acesso fácil e em tempo real de todas as informações financeiras da empresa, sem que a equipe tenha que perder tempo em pilhas de documentos e inúmeras planilhas.
Assim, os gestores e responsáveis pela gestão financeira podem acompanhar o desempenho financeiro da organização de forma transparente e eficiente, facilitando a tomada de decisões assertivas e baseadas em dados concretos.
Gestão otimizada dos documentos
A digitalização de documentos fiscais e contábeis elimina a necessidade de armazenamento físico. Desse modo, o risco de perda ou extravio de registros importantes é reduzido.
Além de otimizar o armazenamento e organização das informações contábeis, os documentos digitais podem ser facilmente categorizados, pesquisados e compartilhados, otimizando o fluxo de trabalho.
Segurança, precisão e qualidade nos serviços
Por meio de sistemas automatizados, integrados e com processos padronizados, há muito mais precisão nos processos contábeis, já que os riscos de inconsistências e falhas humanas se tornam praticamente nulos.
Ao mesmo tempo, recursos como o controle de acessos, backups automáticos na nuvem e criptografia, por exemplo, garantem a máxima segurança dos dados financeiros da organização.
Aumento da eficiência operacional
A automatização e a otimização reduzem o tempo e o custo das operações contábeis. Ou seja, a contabilidade digital impacta diretamente na eficiência operacional da equipe.
Com um ciclo contábil mais ágil e eficiente, também é possível liberar recursos para outras áreas da empresa sem abrir mão da qualidade das atividades administrativas, o que impacta diretamente a competitividade do negócio.
Redução de custos
A eliminação da papelada, a redução de erros e retrabalhos, junto a otimização de processos, resultam em uma diminuição significativa de custos operacionais.
Além disso, a redução da necessidade de espaço físico para armazenamento de documentos e a simplificação dos processos de auditoria, por exemplo, também contribuem para a economia financeira da empresa.
Tecnologias e ferramentas utilizadas
A contabilidade na era digital se baseia na utilização de diversas tecnologias e ferramentas para automatizar, otimizar e simplificar os processos contábeis. Entre as principais, podemos destacar:
ERP
O ERP (Enterprise Resource Planning) é um sistema de gestão empresarial integrado que reúne diversas funcionalidades em uma única plataforma.
Ele permite a integração dos módulos de Contabilidade, Financeiro, Faturamento, Suprimentos, Manufatura, Contratos e Serviços, proporcionando uma visão abrangente e unificada das operações da empresa.
Com o ERP, é possível otimizar processos, aumentar a eficiência e garantir a conformidade com as obrigações fiscais.
Módulo de Contabilidade
Dentro do ERP, o módulo de Contabilidade tem um papel crucial na gestão financeira da empresa. Ele oferece recursos avançados para garantir maior agilidade e compliance nos fechamentos contábeis.
Com o ERP, é possível automatizar e agilizar a contabilização, além de assegurar a conformidade com as obrigações fiscais, como o SPED Fiscal e Contábil.
Além disso, o módulo de Contabilidade possibilita a gestão orçamentária, controle de DRE (Demonstração do Resultado do Exercício), BP (Balanço Patrimonial) e fluxo de caixa, fornecendo relatórios gerenciais flexíveis e precisos.
Certificado digital
O certificado digital é uma ferramenta de autenticação eletrônica que garante a segurança e a integridade das transações online.
Ele é fundamental para a contabilidade digital, pois permite a assinatura digital de documentos e a comunicação segura com órgãos governamentais, instituições financeiras e clientes.
Com o certificado digital, as empresas podem realizar operações financeiras com mais segurança e agilidade, além de cumprir com as exigências legais de forma digital.
Aplicativos do Governo
Os aplicativos do Governo são plataformas fornecidas pelas autoridades para as empresas cumprirem suas obrigações fiscais e regulatórias de forma digital.
Essas plataformas facilitam a transmissão de informações e documentos para o Governo, garantindo a precisão dos cálculos de impostos e a conformidade com as constantes atualizações das regulamentações fiscais.
Entre os principais aplicativos do Governo estão o eSocial, EFD-Reinf, ECF, entre outros.
Armazenamento em nuvem
O armazenamento em nuvem é uma tecnologia que permite o armazenamento e o acesso a dados pela internet, sem a necessidade de recursos físicos, como servidores locais.
Na contabilidade digital, o armazenamento em nuvem é fundamental para garantir a segurança, a acessibilidade e a escalabilidade dos dados financeiros da empresa. Ele ainda oferece vantagens como a redução de custos com infraestrutura de TI, backup automático, compartilhamento de arquivos e colaboração remota.
Segurança e conformidade
Mais que impulsionar a produtividade, a eficiência e o valor estratégico do setor contábil, a contabilidade digital também fortalece dois dos seus pilares mais importantes: a segurança e a conformidade.
A começar pela já citada computação em nuvem, que proporciona um ambiente de armazenamento seguro e acessível, onde as informações e documentos da empresa permanecem sob os mais sólidos protocolos de proteção eletrônica.
Com a nuvem, você garante a disponibilidade e confidencialidade dos dados, eliminando preocupações com perdas ou violações.
O mesmo se aplica ao certificado digital, fundamental na autenticação e proteção das transações eletrônicas. Ao utilizá-lo, sua equipe pode assinar digitalmente documentos, garantindo total autenticidade e integridade.
Isso tem importância para manter a conformidade com as regulamentações governamentais e assegurar a validade legal das operações financeiras.
Já no software ERP, a segurança é reforçada por meio de diversos mecanismos de proteção. Por exemplo, controles de acesso rigorosos garantem que apenas usuários autorizados tenham acesso às informações sensíveis.
Além disso, a criptografia de dados protege as informações durante a transmissão e o armazenamento, impedindo o acesso não autorizado.
Outro ponto importante é que os melhores ERPs têm certificação ISO 27001, que atesta a conformidade com os mais altos padrões internacionais de segurança da informação.
Implantação e adoção da contabilidade digital
A transição para a contabilidade digital exige um planejamento cuidadoso e uma abordagem estratégica para garantir uma adoção eficaz e bem-sucedida. Veja algumas etapas importantes a serem consideradas no processo de implantação:
Entenda as demandas da sua empresa
Antes de iniciar a transição para a contabilidade digital, é fundamental compreender as necessidades específicas da sua empresa.
Procure analisar os processos existentes, identificar as áreas que podem se beneficiar da digitalização e estabelecer metas claras e mensuráveis para a implementação.
Converse com os profissionais envolvidos
Envolver os profissionais contábeis e financeiros desde o início do processo é essencial para garantir o sucesso da transição.
Realize reuniões para discutir os objetivos, desafios e expectativas relacionados à contabilidade digital, e aproveite o conhecimento e a experiência da equipe para orientar o processo de implementação.
Digitalize sua cultura e treine os colaboradores
A adoção da contabilidade digital requer uma mudança cultural dentro da organização. Além de fornecer treinamento adequado para o uso das novas ferramentas digitais, procure promover uma cultura de inovação e adaptabilidade, incentivando o time a abraçar as novas tecnologias e processos.
Priorize sistemas integrados e em nuvem
Ao escolher as soluções de contabilidade digital, priorize sistemas integrados e baseados em nuvem.
Essas soluções oferecem uma abordagem holística para a gestão, integrando diferentes áreas e processos em um único ambiente. Já a nuvem proporciona flexibilidade, escalabilidade e segurança para os dados da empresa.
Escolha a melhor plataforma
Quando selecionar uma plataforma de contabilidade digital, analise bem os recursos e funcionalidades oferecidos pela plataforma.
Avalie cuidadosamente as opções disponíveis no mercado, compare com suas demandas, considere as opiniões de outros usuários e faça testes para garantir que a plataforma escolhida atenda aos requisitos da sua empresa.
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