Processo de compras das empresas com um sistema de gestão
O processo de compras que acontece nas empresas precisa ser realizado corretamente, se não acarreta vários problemas, principalmente perda de capital. Por esse motivo e por outras causas internas, as organizações adquirem sistema de gestão para otimizar as tarefas e tornar o setor de compras mais estratégico.
Vale citar que a digitalização de produção, compras, administração, documentação e várias outras atividades só cresce em todos os campos da economia.
Agora para 2023, estima-se que a indústria invista ainda mais em tecnologia, mesmo os desafios do cenário econômico. A informação vem dos estudos com a Voice of the Industry Digital Survey, da Euromonitor International.
Para o setor de compras a digitalização também só cresce. Então, como lidar da melhor maneira possível trazendo os benefícios para seu negócio? É o que vamos tratar ao longo desse conteúdo.
Leia o artigo completo!
Comece por um bom processo de compras
Como já sabemos, o processo de compras consiste no desenvolvimento de etapas que garantem a aquisição de bens necessários para a operação. Nele também inclui a contratação de serviços.
Isso significa que a equipe de compras está responsável por desenvolver melhores estratégias para que a empresa possa operar com os suprimentos de maneira assertiva.
Portanto, para lidar com planejamento, negociação, pagamentos a fornecedores e outras atividades complementares, é importante que o setor haja com rapidez e eficiência em todos os processos.
Qual a participação da tecnologia?
Bom, para haver eficiência, especialmente no momento em que estamos, a empresa fará uso de soluções que agilizem o trabalho de sua equipe e promova rentabilidade.
Assim, surgem os sistemas de gestão da área de suprimentos e gestão financeira que buscam estruturar um workflow de processo de compras.
Com certeza, o investimento em um software desse é o primeiro passo para evitar perdas financeiras, permitir que as compras estejam sempre certas e garantir que a equipe de financeiro seja mais estratégica.
Para melhor entendimento do fluxo de compra e como ocorre a automatização do processo por meio de um sistema de gestão, explicaremos todo o caminho saudável e correto. Veja!
Abaixo, confira como funciona o fluxo de compras!
Solicitação de compras
O pedido de compras é o início de tudo, a fase em que o setor solicita a aquisição de bens e serviços de todos os departamentos, desde a produção até o escritório.
Por atender a todas as áreas, precisa saciar as necessidades de cada time. Portanto, é importante que haja planejamento e o financeiro padronize essas solicitações.
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Aprovação
Obviamente que o passo seguinte é a aprovação de tudo que foi solicitado. Neste processo, é normal que ocorram algumas ressalvas e reprovações, pois o foco é evitar gastos desnecessários ou imprecisos. E, mesmo que haja um planejamento anterior, é necessário haver uma revisão.
Por ser informações importantes dos fornecedores e da própria empresa, além de conter muitos itens e observações, a equipe mantém os dados salvos no software de gestão de processos, já que é a melhor ferramenta para garantir o sucesso da compra.
Emissão da ordem de compra
Em seguida, aprova-se o pedido. Assim, cria-se uma ordem de compra, que é um documento enviado aos fornecedores, normalmente, com um código específico.
Vale dizer que, se ainda não há um fornecedor definido, é neste momento que o departamento de compras pode receber orçamentos e propostas para escolher o que melhor atende.
Assinatura do contrato
A efetivação do pedido ocorre por meio da assinatura de contrato que firma detalhes da compra, deveres de ambas as partes e direitos também.
Nesta etapa também encontramos a utilização de soluções, como sistema de assinatura eletrônica, armazenamento em nuvem e outras.
Entrega do bem/serviço
No momento de receber os itens, os gestores da área precisam se atentar de que o que foi acordado foi cumprido. Além disso, essa é a fase do controle de qualidade e emissão de nota fiscal do fornecedor.
Conferência ou verificação em três etapas
A conferência da mercadoria/serviço entregue acontece através de três fases de documentação, que são:
- Solicitação de compra;
- Ordem de Compra;
- Envio da nota fiscal.
Se tudo estiver correto, o processo de compra pode seguir para a conclusão.
Conclusão e pagamento
Após conferência e confirmação de que os itens/serviços estão como esperados e como contratado, o setor de compras encaminha a nota fiscal e as informações do fornecedor para que o departamento financeiro providencie o pagamento.
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Agora, veja qual é o melhor sistema de gerenciamento do processo de compras!
Qual é a ferramenta ideal para otimizar o processo de compra?
A resposta é bem simples! O ERP, que conhecemos também como sistema de gestão empresarial, é um dos melhores meios de gerenciar o processo de compra de maneira ágil e assertiva.
A automatização que a solução proporciona faz com que inúmeras tarefas manuais e demoradas sejam efetuadas corretamente. Essas atividades são sensíveis e bem suscetíveis a erros. Por isso, o ERP proporciona otimização a elas.
Entendemos que planilhas, papéis, anotações e controle em formulários não são mais as melhores alternativas para seu processo de compra. Portanto, com os módulos de Gestão de Suprimentos e Gestão Financeira proporcional um workflow estruturado e integrado a outros departamentos.
Sabendo dessas funcionalidades, atente-se a alguns detalhes quando for investir em um sistema. Veja:
- Automatização de tarefas manuais e repetitivas;
- Capacidade de ajuste para seu modelo de negócio;
- Workflow com interface simplificado, mas que ao mesmo tempo seja completo;
- Desenvolvimento com conhecimentos técnicos dos departamentos;
- Modelos prontos que atendam seu modelo de negócio e processo de compras;
- Integração com outros setores com painéis ligados às operações de compras;
- Banco de dados com informações dos fornecedores (com armazenamento em nuvem)
- Capacidade de integração com outros programas, que não sejam necessariamente de sistema.
Em conclusão, o sistema precisa ser completo, intuitivo, ágil e com capacidade de realmente promover facilidade e segurança no processo de compras.
Inicie sua jornada de automatização do processo de compras
Os líderes já estão aplicando inúmeras tecnologias no dia a dia de suas empresas. Em 2019, a pesquisa conduzida pela Forrester Consulting mostrou que 80% dos gestores consideram automação de processos importante para o atendimento ao cliente.
Vemos que a automatização está em constante desenvolvimento, sendo inserida em processos importantes e cruciais para o sucesso dos negócios. Então, como inovar nas tarefas da sua empresa? Comece pela implementação do ERP.
Durante esse caminho para escolher um sistema de gestão para o processo de compras da sua empresa, conheça a StarSoft e descubra como suas soluções podem ajudar no controle de solicitações, acompanhamento dos pedidos, fluxo de compras, conferência e outras atividades.
