Passo a passo: como cadastrar no eSocial e quais documentos necessários


Com a digitalização das obrigações trabalhistas, surgiu a necessidade de adaptação por parte de empresas e empregadores. Entre as exigências, saber como cadastrar no eSocial se tornou um processo indispensável para manter a conformidade legal.

O sistema unifica o envio de informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, substituindo diversas obrigações acessórias. Isso permite mais agilidade, controle e segurança no cumprimento das exigências do governo.

Para ajudar, este guia reúne informações sobre o cadastro eSocial, com foco nos documentos exigidos, nas etapas do processo e nas dúvidas mais recorrentes. 

Acompanhe!

Quem precisa se cadastrar no eSocial?

O eSocial é obrigatório para todas as pessoas jurídicas que possuem empregados. A exigência inclui grandes empresas, pequenas e médias empresas (PMEs), microempreendedores individuais (MEIs) com funcionário, além de entidades públicas e organizações sem fins lucrativos.

Pessoas físicas que contratam empregados domésticos também devem utilizar o sistema. Nesses casos, o cadastro é necessário para cumprir as obrigações legais do vínculo empregatício.

Em resumo, a exigência se aplica a qualquer empregador com contratação formal, independentemente do regime adotado.

Obrigatoriedades do eSocial 

O envio das informações pelo eSocial é obrigatório e deve seguir os prazos legais. A plataforma concentra dados sobre admissões, desligamentos, alterações contratuais, folha de pagamento, afastamentos, contribuições previdenciárias e FGTS.

O não envio ou o envio incorreto dessas informações pode gerar multas previstas em legislações trabalhistas, previdenciárias e fiscais. Entre as penalidades aplicáveis estão:

• R$ 3 mil por empregado não registrado até o dia anterior ao início das atividades, segundo o Artigo 47 da CLT. Já para ME e EPP, o valor fica em R$ 800, conforme o primeiro parágrafo do mesmo artigo;
• De R$ 402,53 a R$ 4.025,55 por Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) não realizado ou não informado no prazo. A obrigatoriedade dos exames é prevista pelo Artigo 168 da CLT e pela Norma Regulamentadora n.º 7;
• R$ 170 por férias não comunicadas corretamente;
• De R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63 por omissão ou atraso na Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT), com base no Artigo 286 do Decreto n.º 3.048/1999, que regulamenta a Lei n.º 8.213/1991;
• A partir de R$ 1.812,87 por não envio da folha de pagamento até o dia 7 do mês subsequente.

O cumprimento das obrigações dentro dos prazos evita autuações e garante regularidade nas relações de trabalho.

Quais documentos são necessários para se cadastrar no eSocial?

Antes de iniciar o processo de cadastro no eSocial, é necessário reunir os documentos e dados obrigatórios do empregador e dos empregados. A documentação varia conforme o tipo de contratação e o perfil da empresa ou pessoa física.

Para pessoas jurídicas:

• CNPJ;
• Contrato Social ou documento de constituição;
• Inscrição no Cadastro Específico do INSS (CEI), se aplicável;
• Certificado Digital válido (A1 ou A3), quando exigido;
• Informações de contato e endereço atualizados.

Para pessoas físicas (empregadores domésticos):

• CPF;
• Data de nascimento;
• Número dos recibos das duas últimas declarações do IRPF ou título de eleitor;
• Endereço completo;
• Conta gov.br com nível de confiabilidade mínimo exigido pelo sistema.

Para cada trabalhador contratado:

• CPF;
• Número do NIS (NIT/PIS/PASEP);
• Dados da CTPS (número, série e UF);
• Informações de contato (telefone, e-mail);
• Escolaridade, raça/cor, estado civil e endereço completo;
• Dados dos dependentes, quando houver.

Como cadastrar no eSocial?

O processo de cadastro no eSocial varia conforme o perfil do empregador. A seguir, veja os passos principais para empresas e empregadores domésticos realizarem o procedimento de forma correta.

Passo a passo para empresas (pessoas jurídicas):

1. Acesse o portal do eSocial: https://login.esocial.gov.br/login.aspx;
2. Clique em “Entrar com gov.br”;
3. Faça login com o CNPJ vinculado a uma conta gov.br (nível prata ou ouro);
4. Utilize o Certificado Digital (quando exigido);
5. Preencha as informações da empresa conforme os campos obrigatórios;
6. Cadastre os estabelecimentos, lotações, cargos e rubricas;
7. Inclua os dados dos empregados e envie os eventos de admissão;
8. Envie os eventos periódicos (como folha de pagamento) conforme o cronograma legal.

Passo a passo para empregadores domésticos (pessoas físicas):

1. Acesse o portal do eSocial Doméstico ou o aplicativo oficial;
2. Faça login com CPF e conta gov.br (nível mínimo exigido);
3. Valide os dados do empregador;
4. Acesse a opção “Gestão de Trabalhadores” e clique em “Cadastrar/Admitir”;
5. Insira os dados do empregado: CPF, data de nascimento, NIS e dados pessoais;
6. Informe os dados do contrato: cargo, jornada, salário, local de trabalho;
7. Preencha os dados de dependentes, se houver;
8. Conclua o cadastro e inicie o envio das obrigações mensais.

Cada tipo de empregador deve seguir os parâmetros específicos definidos no sistema. O preenchimento correto garante a integração com os demais órgãos públicos e evita inconsistências no envio das obrigações.

Perguntas frequentes sobre como cadastrar no eSocial



Agora que você já sabe como cadastrar no eSocial, é possível que algumas dúvidas ainda permaneçam em relação ao processo. Para ajudar, reunimos as principais respostas abaixo:

Onde eu consigo tirar o eSocial?

Não é necessário “tirar” o eSocial. O acesso ao sistema é feito diretamente pelo portal oficial. Basta possuir uma conta gov.br ativa com nível de confiabilidade exigido. Para pessoas jurídicas, também pode ser necessário o uso de certificado digital.

Quem faz o cadastro do eSocial?

O cadastro pode ser realizado pelo próprio empregador, por profissionais de contabilidade ou responsáveis pelo setor de recursos humanos. O importante é que o responsável tenha os dados completos e atualizados da empresa e dos empregados.

Como cadastrar estagiários no eSocial?

Estagiários devem ser registrados no evento S-2300, como “Trabalhador sem vínculo de emprego/estatutário”. A empresa deve informar os dados pessoais, instituição de ensino, termo de compromisso e jornada prevista. O contrato de estágio não gera vínculo empregatício, mas deve ser formalizado no sistema.

Preciso de um certificado digital para me cadastrar no eSocial?

O uso do certificado digital é obrigatório para a maioria das pessoas jurídicas. Estão dispensados os empregadores domésticos e MEIs com até um empregado. Mesmo assim, é necessário login via conta gov.br com nível de segurança compatível com as exigências da plataforma.

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