O que muda com o eSocial Simplificado? Veja as principais alterações

A rotina das empresas está cada vez mais impactada por transformações na gestão de informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. Para tornar esses processos mais ágeis e eficientes, o eSocial simplificado trouxe ajustes importantes, reduzindo a burocracia e simplificando o envio de informações.

Com a diminuição de campos obrigatórios e maior integração entre as bases governamentais, o novo modelo agiliza a transmissão das obrigações acessórias e reduz inconsistências. Para se manterem em conformidade e evitarem penalidades, as empresas precisam se adaptar às novas exigências.

Neste artigo, veja as principais mudanças, os benefícios da simplificação e quais informações devem ser enviadas para garantir o cumprimento correto das obrigações.

O que é eSocial simplificado?

O eSocial simplificado é uma versão otimizada do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial). Seu objetivo é reduzir a burocracia e simplificar o cumprimento das obrigações acessórias. 

Para isso, elimina exigências redundantes e consolida informações antes enviadas separadamente em declarações como Caged, Rais e SEFIP.

A simplificação foi estabelecida pela Lei n.º 13.874/2019 e oficializada pelas Portarias Conjuntas RFB/SEPRT n.º 76 e n.º 77, de 2020. Sua implementação ocorreu de forma gradual e, desde maio de 2022, tornou-se obrigatória para todas as empresas. 

Com a nova estrutura, o sistema reduziu o número de eventos e campos exigidos, unificou identificadores e garantiu maior integração com bases de dados governamentais, tornando o envio de informações mais ágil e preciso.

Além dessas melhorias, o eSocial segue em evolução, com novas regulamentações previstas para 2025. Entre elas, destaca-se a substituição da Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF), que passará a ser transmitida diretamente pelo eSocial e pela EFD-Reinf, ampliando a centralização das informações fiscais e trabalhistas.

O que muda para empresas que usam o eSocial simplificado?

As alterações tornaram o envio de informações mais simples e reduziram exigências que dificultavam a rotina das empresas. O preenchimento ficou mais ágil e intuitivo, diminuindo erros e evitando retrabalho.

Veja a seguir as principais mudanças e como elas impactam o cumprimento das obrigações fiscais e trabalhistas.

Redução no número de campos dos layouts

O sistema foi ajustado para eliminar eventos considerados desnecessários, tornando o preenchimento mais direto. Registros que antes exigiam detalhes minuciosos foram removidos, reduzindo o tempo gasto e facilitando a rotina das empresas.

Veja quais eventos foram removidos:

• S-1030: tabela de cargos/empregos públicos;
• S-1035: tabela de carreiras públicas;
• S-1040: tabela de funções/cargos em comissão;
• S-1050: tabela de horários/turnos de trabalho;
• S-1060: tabela de ambientes de trabalho;
• S-1080: tabela de operadores portuários;
• S-1250: aquisição de produção rural;
• S-1295: solicitação de totalização para pagamento em contingência;
• S-1300: contribuição sindical patronal;
• S-2221: exame toxicológico do motorista profissional;
• S-2245: treinamentos, capacitações, exercícios simulados e outras anotações;
• S-2250: aviso prévio;
• S-2260: convocação para trabalho Intermitente.

Identificação e validação de dados com CPF

Uma das mudanças mais significativas do eSocial simplificado foi a adoção do CPF como único identificador do trabalhador. 

Antes, as empresas precisavam preencher múltiplos documentos para cada funcionário, o que gerava inconsistências entre diferentes bases de dados. Agora, não é mais necessário informar:

• NIS (Número de Identificação Social);
• PIS/Pasep;
• Número da CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social).

Além disso, a Carteira de Trabalho Digital substituiu a versão física, tornando o processo mais integrado e seguro.

Eliminação de dados redundantes

O envio de algumas informações deixou de ser obrigatório, evitando retrabalho e tornando os processos mais diretos. Dados que já são calculados automaticamente pelo governo foram removidos, reduzindo a necessidade de preenchimentos manuais.

• FAP (Fator Acidentário de Prevenção): o cálculo dessa alíquota já é feito pela Receita Federal, dispensando a inclusão manual;
• RAT (Risco Ambiental do Trabalho): o percentual de contribuição ao Seguro de Acidente do Trabalho (SAT) também já está registrado nos sistemas governamentais, não sendo mais necessário repeti-lo.

Esses valores só precisam ser informados caso uma decisão judicial determine alterações. Nesses casos, a empresa deve registrar a mudança por meio do evento S-1070 (Processos Administrativos/Judiciais).

Facilidade para encontrar erros e inconsistências nos dados

Antes da simplificação, qualquer erro no preenchimento impedia o envio das informações, bloqueando o fechamento da folha de pagamento e gerando atrasos. Agora, o sistema não impede mais o envio em caso de pequenas inconsistências, apenas gera alertas para correção posterior.

O que isso muda na prática?

• Antes: o sistema impedia o fechamento da folha de pagamento caso houvesse erro em um único funcionário, exigindo correção imediata;
• Agora: pequenos erros não travam mais o envio dos eventos, e a empresa pode corrigir as informações posteriormente, sem prejuízo ao cumprimento dos prazos.

Quais empresas podem usar o eSocial simplificado?

A plataforma deve ser utilizada por todos os empregadores que possuem funcionários registrados. O envio de informações pelo eSocial simplificado é obrigatório para:

• Empresas de qualquer porte, incluindo optantes pelo Simples Nacional e Lucro Presumido;
• Microempreendedores Individuais (MEI) com empregados;
• Produtores rurais, pessoa física ou jurídica;
• Entidades sem fins lucrativos que possuam trabalhadores contratados;
• Órgãos públicos e entes da administração pública.

O que deve ser informado no eSocial simplificado?

As empresas precisam enviar todas as informações relacionadas à contratação, pagamento e desligamento de funcionários. Entenda quais são as exigências do eSocial simplificado:

• Dados admissionais e rescisórios;
• Alterações contratuais, como salário e jornada de trabalho;
• Folha de pagamento, incluindo remuneração, descontos e encargos trabalhistas;
• Afastamentos temporários, como férias, licença-maternidade e atestados médicos;
• Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
• Dados de Saúde e Segurança do Trabalho (SST), como exames admissionais e ambientais;
• Recolhimento de FGTS e contribuições previdenciárias.

Perguntas frequentes sobre eSocial Simplificado

Apesar de todos os pontos abordados até aqui, o eSocial simplificado ainda gera dúvidas entre empregadores que precisam se adequar às suas exigências. A seguir, confira as respostas para algumas das perguntas mais comuns sobre a plataforma.

Quando foi adotado o eSocial Simplificado?

A versão simplificada do eSocial foi instituída em outubro de 2020, com a publicação das Portarias Conjuntas RFB/SEPRT n.º 76 e n.º 77. A implementação ocorreu de maneira gradual e se tornou obrigatória para todas as empresas a partir de maio de 2022.

As mudanças trouxeram uma estrutura mais simplificada, reduzindo o número de eventos, eliminando exigências repetitivas e melhorando a integração com as bases de dados governamentais.

MEI pode usar eSocial simplificado?

Sim, desde que tenha empregados registrados. O MEI precisa utilizar a plataforma para cumprir suas obrigações trabalhistas, incluindo:

• Registro de admissões e desligamentos;
• Pagamento do FGTS e INSS do funcionário;
• Envio de dados sobre afastamentos, férias e folha de pagamento.

Se o MEI não possui funcionários, não precisa utilizar o eSocial, pois seus tributos são recolhidos pelo DAS-MEI.

Um sistema de RH pode auxiliar o preenchimento do eSocial simplificado?

Sim. Automatizar o preenchimento das informações do eSocial simplificado reduz erros, garante conformidade e otimiza processos. Com um sistema de RH, as empresas centralizam dados trabalhistas e evitam inconsistências que poderiam gerar penalidades.

O People by StarSoft, por exemplo, oferece uma solução integrada para a gestão de pessoas, permitindo que as empresas centralizem admissões, folha de pagamento, afastamentos e demais obrigações exigidas pelo eSocial. A tecnologia proporciona mais precisão no envio dos dados e simplifica a rotina do setor de RH.

Para entender melhor como um sistema de RH ajuda na adequação ao eSocial simplificado e na otimização da gestão de pessoas, acesse o conteúdo completo.