60% menos retrabalho: como a PSI Energy internalizou a folha de pagamento e parou de depender de terceiros
A PSI Energy internalizou a folha de pagamento com o StarSoft Applications e reduziu 60% do retrabalho no RH. Com os módulos de Folha, Benefícios, eSocial e Portal RH, a empresa ganhou autonomia, eliminou processos manuais e passou a acessar informações em tempo real.
Você já perdeu tempo esperando um fornecedor externo responder algo que devia estar disponível na hora? Foi assim que a PSI Energy operou por anos, dependendo de terceiros até para fechar a própria folha de pagamento.
Com o StarSoft Applications, a operação foi internalizada e o retrabalho caiu 60%. Veja como isso aconteceu.
Case atualizado em setembro de 2026
Resumo do case
A PSI Energy é uma empresa especializada no mercado de energia, com cerca de 170 colaboradores e uma folha de pagamento estruturada por tomador de serviço. Antes da implantação do StarSoft Applications, a gestão da folha era inteiramente terceirizada: sem acesso direto aos dados, sem controle integrado de benefícios e sem um canal estruturado de comunicação com os colaboradores. A internalização dos processos trouxe visibilidade, reduziu erros operacionais e deu ao RH o que faltava: autonomia para gerir a própria operação.
Sobre o cliente
A PSI Energy atua no mercado de energia com soluções voltadas a projetos de complexidade técnica e operacional. Com aproximadamente 170 colaboradores, a empresa mantém uma estrutura de folha organizada por tomador de serviço e benefícios calculados com base no tempo de casa de cada colaborador.
Essa combinação de particularidades exige precisão. Um erro no cálculo de benefícios, numa folha com esse perfil, tem impacto direto sobre quem recebe o pagamento.
Qual era o desafio da PSI Energy antes da internalização da folha de pagamento?
Quando a folha de pagamento é terceirizada, a empresa perde o acesso à própria operação. Isso é o que acontecia na PSI Energy.
A equipe de RH dependia de um fornecedor externo para consultar qualquer dado: relatórios, extratos, informações de benefício. Tudo passava por uma intermediação. Na prática, isso significava esperar por informações que deveriam estar disponíveis de imediato.
“Dependíamos de terceiros para obter os dados de folha e/ou relatórios”
— equipe da PSI Energy, durante a entrevista
O risco não era apenas operacional. Processos executados sem visibilidade interna aumentam a chance de inconsistências. E na PSI Energy, onde os benefícios variam conforme o tempo de casa de cada colaborador, qualquer falha no cálculo resultava em pagamentos incorretos, para mais ou para menos.
O fechamento da folha, antes da implantação, era feito inteiramente por planilhas. A equipe conferia os dados em uma planilha e depois preenchia outra para enviar as informações à contabilidade. O envio era rápido, mas a devolutiva não. Em média, a folha ia e voltava da contabilidade quatro vezes até ser aprovada, o que estendia o fechamento para cerca de uma semana inteira.
O controle de faltas, férias e benefícios seguia a mesma lógica manual. Sem ferramenta. Sem integração.
“Contava nos dedos antes porque não tinham isso e ainda era arriscado estar errado”
— Allanis Praes, usuária-chave do projeto
A comunicação com os colaboradores seguia o mesmo padrão: sem portal, sem ferramenta centralizada. Avisos, devolutivas e solicitações de férias eram tratados por e-mail, de forma individual e descentralizada. O processo funcionava, mas a margem para erro era grande.
Os impactos no dia a dia
A operação fragmentada tinha custo real em toda a estrutura. No RH, o time perdia tempo útil solicitando informações que deveriam ser instantâneas: qualquer consulta dependia de um terceiro para ser respondida. Na gestão, relatórios e informações da folha levavam, em média, 48 horas para chegar até a equipe, o que tornava qualquer decisão mais lenta do que precisava ser. E para os colaboradores, sem um canal estruturado, o acesso às informações era irregular, dependendo de quem lembrava de mandar o e-mail.
Antes x Depois, em números
| Processo | Antes | Depois |
| Fechamento da folha | Até 1 semana, com 4 idas e vindas com a contabilidade | Feito internamente, sem troca externa |
| Acesso a relatórios | Até 48 horas de espera | Extração imediata, em tempo real |
| Retrabalho na operação | Alto, por conta do processo manual e das planilhas | Redução estimada de 60% |
Como a StarSoft resolveu o desafio da PSI Energy?
A implantação envolveu quatro módulos do StarSoft Applications:
Folha de pagamento, Benefícios, e-Social e Portal RH, cobrindo desde o fechamento da folha até a comunicação direta com os colaboradores.
A mudança começou no dia em que a PSI Energy parou de enviar a folha para fora e passou a fechá-la dentro de casa.
Até então, cada ciclo de fechamento significava enviar a planilha para a contabilidade e esperar. Às vezes uma vez. Geralmente quatro. Com a internalização, esse ciclo de ida e volta deixou de existir. A equipe passou a executar, conferir e aprovar a folha inteira sem sair do próprio sistema, sem depender de uma resposta externa para saber se o processo estava certo.
O módulo de benefícios foi implementado de forma integrada à folha. Isso eliminou o controle manual que a equipe usava até então: o “contar nos dedos” que Allanis Praes descreveu deu lugar a um cálculo automático, considerando o tempo de casa de cada colaborador e as regras específicas de cada contrato.
O portal do colaborador
Um dos ganhos mais visíveis foi a implantação do portal de comunicação com os colaboradores. Solicitações de férias, acesso a holerites e consulta de informações pessoais deixaram de depender de e-mails individuais e passaram a ser gerenciados por um único canal.
Esse movimento fechou uma lacuna antiga: colaborador e RH passaram a ter o mesmo ponto de acesso à informação, sem intermediário e sem depender de quem lembrava de responder o e-mail.
Quais resultados a PSI Energy alcançou com a internalização da folha de pagamento?
A mudança mais imediata foi a autonomia.
Com a folha internalizada e os dados integrados ao StarSoft Applications, a equipe de RH passou a extrair relatórios, ajustar filtros e acompanhar indicadores sem precisar acionar nenhum terceiro.
Resultados alcançados pela PSI Energy:
- Redução estimada de 60% no retrabalho da folha de pagamento
- Fechamento que levava 1 semana, com até 4 idas e vindas com a contabilidade, passou a ser feito internamente, sem essa troca externa
- Relatórios que levavam 48 horas para chegar ao RH agora são extraídos direto no sistema, em tempo real
- Controle de benefícios, férias e faltas deixou de ser manual e passou a ser calculado automaticamente pelo sistema
- Redução nos erros de pagamento de benefícios, que antes eram calculados “contando nos dedos”
- Portal de comunicação com os colaboradores substituiu o fluxo de e-mails individuais para solicitações e consultas
A PSI Energy ainda está em fase de adaptação ao sistema, ajustando parâmetros à medida que a operação amadurece. Mesmo assim, o ganho já é mensurável: a internalização do processo, sozinha, produziu uma redução de 60% no retrabalho que antes era gerado pelas idas e vindas com a contabilidade.
Além da redução de erros operacionais, a PSI Energy ganhou algo que não estava no plano original do projeto: conhecimento interno sobre os próprios processos. Com a operação em mãos, a equipe passou a entender encargos, regras de benefício e as particularidades da folha por tomador. Esse conhecimento, que antes ficava represado no fornecedor externo, agora pertence à empresa.
“Agregou conhecimento e experiência com encargos”
— equipe da PSI Energy
O portal do colaborador, por sua vez, tirou uma rotina que antes exigia várias trocas de e-mail e reduziu a um clique, com registro de tudo o que foi solicitado.
“Ter um portal agrega para realizar a gestão e solicitações de férias, visualização dos colaboradores”
— equipe de RH da PSI Energy
O que a equipe da PSI Energy diz sobre a mudança?
A implantação na PSI Energy passou por aprendizado e ajuste constante entre os times, etapa por etapa.
Allanis Praes, usuária-chave do projeto, descreveu o processo assim:
“Mais do que entregar um projeto, foi uma jornada de evolução construída com muita parceria, dedicação e troca ao longo de cada etapa. Fica aqui também o agradecimento a todos que fizeram parte desse movimento.”
— Allanis Praes, usuária-chave do projeto
Já para Lavínia Fonseca, Analista de Folha de Pagamento, o resultado é coletivo:
“Essa conquista mostra a força do trabalho em equipe e o quanto podemos alcançar quando caminhamos juntas em busca do mesmo objetivo.”
— Lavínia Fonseca, Analista de Folha de Pagamento
Uma última fala resume o sentimento do time inteiro:
“Se há uma palavra que define essa jornada, ela é SUPERAÇÃO, traduzida em um trabalho consistente que transformou processos e trouxe mais proximidade com os colaboradores.”
Conclusão
A internalização da folha de pagamento devolveu à PSI Energy o controle sobre os próprios dados e processos. O que veio junto foi autonomia em toda a operação, não só no fechamento da folha.
A equipe passou a operar com autonomia real. Extrai relatórios sem depender de terceiros. Identifica inconsistências antes que virem erros de pagamento. Controla benefícios com precisão, sem contar nos dedos. E se comunica com os colaboradores por um canal estruturado, não por uma cadeia de e-mails sem rastreabilidade.
Hoje, o RH da PSI Energy toma decisões com dados próprios, em tempo real, com visibilidade sobre cada etapa da operação. Quem antes esperava uma semana pela folha e 48 horas por um relatório, resolve tudo internamente, sem intermediação.
Perguntas frequentes
Quanto tempo leva para internalizar a folha de pagamento com o StarSoft Applications?
O prazo varia conforme a complexidade da operação, o número de colaboradores e as particularidades de benefícios de cada empresa. Fale com um especialista StarSoft para uma estimativa personalizada.
A internalização da folha de pagamento funciona para empresas com folha por tomador de serviço?
Sim. O caso da PSI Energy mostra que é possível internalizar mesmo com uma estrutura de folha por tomador e benefícios calculados por tempo de casa, um cenário com complexidade adicional em relação a uma folha padrão.
É preciso ter uma equipe grande de RH para internalizar a folha?
Não necessariamente. A PSI Energy tem cerca de 170 colaboradores e conduziu a internalização com a própria equipe de RH, sem depender de um time grande ou de estrutura adicional.
Se sua empresa também lida com processos manuais de fechamento de folha e dependência de terceiros, veja também como a Conecto Sistemas internalizou a folha de pagamento e integrou processos ao eSocial.
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