Checklist completo dos documentos para admissão

Sua empresa encontrou finalmente o talento ideal para a sua vaga em aberto e ele aceitou a proposta de contratação? Então, a etapa seguinte é pedir o envio de todos os documentos para admissão necessários e processar as respectivas informações.

Como você já deve saber, a legislação trabalhista exige uma série de formalidades. Com a documentação não é diferente, sendo que ela é fundamental para garantir a segurança e a conformidade do vínculo junto ao colaborador.

Em alguns casos, os profissionais de RH podem ter dificuldade para lidar com a burocracia envolvida. A boa notícia é que, para que tudo corra tranquilamente, você só precisa ter uma lista com tudo o que é exigido e acompanhá-la para evitar qualquer erro ou esquecimento.

Cientes disso, elaboramos este conteúdo completo com um checklist de documentos para admissão. Acompanhe e aproveite para tirar outras dúvidas importantes sobre o processo.

Quando solicitar os documentos para admissão?

Quando tratamos sobre o processo de recrutamento e seleção, seu término só ocorre quando o novo profissional contratado é apresentado para toda a empresa e seus colegas de maneira oficial.

Até que esse momento chegue, o candidato que recebeu a aprovação do RH é considerado um pré-colaborador. Aqui, é quando ele deve passar por toda a burocracia da contratação no regime de trabalho CLT. 

Sendo assim, o setor de Recursos Humanos precisa pedir a esse pré-colaborador os documentos para admissão completos, que devem ser encaminhados depois que o profissional realizou seu exame admissional.

A entrega de documentos ocorre para que todas as informações do profissional sejam inseridas no sistema de gestão de pessoas da empresa. Nele, constam o contrato de trabalho, registro da folha de pagamento, entre outros dados trabalhistas. Essa etapa é indispensável para garantir os direitos de cada talento e formalizar a admissão.

A partir do momento em que a documentação é entregue, o profissional é considerado oficialmente contratado. 

Ficou curioso para saber mais detalhes sobre o processo? Então continue por aqui, adiante vamos apresentar um checklist completo sobre os documentos de admissão. 

Que outros prazos exigem atenção?

Como dito, os documentos para admissão precisam ser entregues à área de Recursos Humanos depois da realização do exame admissional. No entanto, tenha em mente que existem outros prazos que precisam de atenção. 

A organização pode levar alguns dias para processar toda a documentação e suas respectivas contratações. 

Mesmo assim, tenha cuidado para realizar o devido registro na carteira de trabalho em até 5 dias úteis, pois é exigido pelo artigo 29 da CLT, reforçando que o colaborador recém-contratado tenha acesso à documentação em até 48 horas depois que ela for preenchida.

Outra obrigação importante consta na Lei n.º 5.5538/68, que aponta que a organização não deve reter os documentos do profissional por mais de 5 dias.

Portanto, além de garantir que o RH colete os documentos para admissão certos, também é fundamental evitar atrasos e perdas, resguardando os direitos dos colaboradores e evitando problemas legais.

Agora que já te deixamos alinhado com todas as informações necessárias, vamos ao checklist? Confira no próximo tópico quais são os principais documentos para admissão!

Lista de documentos para admissão

Os documentos para admissão exigidos estão condicionados ao modelo de atuação do profissional recém-ingressado.

Isso porque, além do regime CLT, sua empresa também pode contratar estagiários ou jovens aprendizes (categoria em que são enquadrados os trabalhadores de 14 a 17 anos), por exemplo.

Outro ponto importante é que o próprio negócio precisa elaborar uma documentação específica, que deverá ser enviada e preenchida ou assinada pelo profissional. 

Sabendo desses detalhes, confira abaixo a lista dos documentos para admissão exigidos em cada caso específico:

Documentos que devem ser enviados pelo colaborador

Para registrar e formalizar as relações de trabalho enquadradas no formato CLT, os profissionais devem encaminhar para a empresa os seguintes documentos para admissão: 

• Atestado médico admissional;
• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
• Cartão de inscrição no Programa de Integração Social (PIS);
• Cópia do comprovante de residência;
• Cópia do comprovante de escolaridade;
• Cópia do CPF;
• Cópia do RG;
• Foto 3×4;
• Certidão de nascimento;
• Registro profissional emitido pelo órgão de classe;
• Título de eleitor com os comprovantes de votação das 3 últimas eleições;
• Certificado de alistamento militar ou reservista (para homens com idade entre 18 e 45 anos);
• CNH (no caso das funções que exigem o uso de veículos);
• Cópia da certidão de casamento (se houver);
• Cópia da certidão de nascimento de filhos de até 21 anos (se houver);
• Carteira de vacinação dos filhos menores de 7 anos (se houver);
• Comprovante de frequência escolar dos filhos maiores de 7 anos (se houver);
• Atestado de invalidez dos filhos de qualquer idade (se houver).

Documentos enviados pela empresa

Além de pedir os devidos documentos para admissão junto aos profissionais, o departamento de Recursos Humanos também fica responsável pela elaboração e envio de alguns arquivos para que sejam preenchidos e assinados pelos novos colaboradores, como: 

• Contrato individual de trabalho;
• Ficha de salário-família;
• Declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda na fonte;
• Declaração de requisição ou rejeição de vale-transporte;
• Livro ou ficha de registro de empregados.

Documentos para admissão de estagiários

Para os contratos de trabalho de estágio, o volume de documentos para admissão é relativamente menor. Confira a relação:

• Cópia do RG
• Cópia do CPF;
• Atestado de frequência escolar;
• Comprovante de residência;
• Histórico escolar;
• Termo de Compromisso de Estágio (TCE).

Documentos para admissão de jovem aprendiz

Por fim, os documentos necessários para contratação de jovem aprendiz são praticamente os mesmos dos estagiários, com apenas algumas mudanças pontuais. Confira: 

• Cópia do RG;
• Cópia do CPF;
• Certificado de Conclusão do Ensino Médio (se houver);
• Atestado de frequência escolar;
• Carteira de Trabalho.

Que documentos não podem ser solicitados no processo de admissão?

Se você chegou até aqui, já sabe quais são os documentos para admissão exigidos pela legislação para regularizar as relações de trabalho junto aos trabalhadores recém-contratados. 

Agora, também é importante ter em mente que certas informações não podem ser solicitadas pelas empresas. 

Isso porque, a Lei n.º 9.029/1995, mais especificamente no seu primeiro artigo, estipula que o acesso ao trabalho não pode ser prejudicado por práticas vistas como discriminatórias ou limitativas. 

Quanto a isso, a legislação aponta que as seguintes informações não podem ser consultadas pelas empresas no contexto da formalização de vínculo empregatício:

• Questões sexuais;
• Origem;
• Raça;
• Cor;
• Estado civil;
• Situação familiar;
• Deficiência;
• Reabilitação profissional;
• Idade;
• Entre outros de caráter discriminatório e limitativo.

O artigo citado aponta que as seguintes práticas discriminatórias podem constituir crime por parte da organização:

• Exigir exames, testes, laudos, perícias, declarações, atestados, entre outros procedimentos atrelados à comprovação de gravidez ou esterilização;
• Adotar qualquer tipo de ação que possa instigar ou induzir a esterilização genética ou promover o controle de natalidade, o que não inclui programas de aconselhamento ou planejamento familiar alinhados às normas do SUS.

Além disso, há outros documentos que podem ser considerados constrangedores ou discriminatórios e que, portanto, são proibidos pela legislação no processo admissional. Eles incluem:

• Certidão negativa trabalhista;
• Exame de HIV;
• Certidão negativa do SPC, SERASA ou semelhantes;
• Ficha criminal;
• Registros de dívidas;
• Entre outros semelhantes.

Agora que você já sabe tudo sobre documentos para admissão, que tal aprimorar o gerenciamento da documentação e tornar a administração do seu negócio mais prática, integrada e estratégica?

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