Soluções para admissão digital: como gerir com facilidade e eficiência

O mercado está cada vez mais conectado, e o processo de contratação para talentos precisa acompanhar essa evolução. Nesse contexto, a admissão digital surge como uma aliada das empresas e do RH para que se adaptem às novas tendências.

Com ela, é possível receber os dados e documentos dos candidatos e realizar todo o processo totalmente online, agregando eficiência, praticidade e economia de tempo aos envolvidos.

Além disso, em um contexto de rápida expansão do trabalho remoto e flexível, faz toda a diferença contar com um sistema eficiente para admitir e integrar profissionais à distância. 

Mas, quais benefícios exatamente essa modalidade agrega à gestão de pessoas? O que um software pode fazer pelo meu RH e departamento pessoal? Como ter acesso à melhor ferramenta para fazer a admissão online? Descubra todas as informações acompanhando o artigo a seguir.

Vantagens da admissão digital 

Admitir um colaborador de forma tradicional exige que:

• Todos os envolvidos estejam presentes no mesmo local;
• Tenham os documentos em mãos;
• Preencham a papelada manualmente;
• Lidem em conjunto com todas as exigências do processo. 

Evidentemente, trata-se de um modelo burocrático, demorado e passível de erros. Isso sem falar nas etapas seguintes de validação e armazenamento da documentação, que é mais onerosa, exige bastante atenção do RH e DP e ainda fica sujeita a riscos de segurança.

Com a admissão digital, você pode se livrar facilmente desses problemas. Veja abaixo suas principais vantagens: 

Economia de tempo e redução de erros

Durante uma admissão, o profissional deve apresentar diversos documentos, completar diferentes formulários, realizar exames, entre outras demandas próprias do processo. Em meio às obrigações, preenchimentos e deslocamentos, muito tempo é perdido.

Na admissão digital, essa demora deixa de existir. Afinal, tanto o novo colaborador, quanto a empresa contratante, podem cumprir a sua parte online e concluí-la com alguns cliques. 

Maior segurança e conformidade

Quando um processo com tantas etapas e exigências legais é feito manualmente, é comum ocorrerem erros, esquecimentos ou até mesmo a perda de documentos. Mais que comprometer os controles internos da empresa, esses riscos afetam sua conformidade.

Uma boa ferramenta de admissão digital é desenvolvida para obter as informações e documentações exigidas pela legislação. Com ela, você garante que tudo seja recolhido de forma precisa e arquivado adequadamente. 

Melhoria da experiência do candidato e do colaborador

Em alguns casos, a demora característica do processo de recrutamento e seleção somado ao longo intervalo até a concretização da admissão desmotiva os profissionais. Quando há agilidade, os novos talentos acabam tendo uma experiência positiva desde o seu início na empresa.

O mesmo se aplica aos profissionais de Recursos Humanos e Departamento pessoal. Afinal, eles conseguem otimizar tempo e desburocratizar processos, ganhando motivação e mais disponibilidade para se dedicar ao onboarding e à gestão do novo pessoal. 

Facilidade de acesso e armazenamento de documentos

O armazenamento dos documentos de admissão exige bastante cautela, já que pode ser necessário verificar os arquivos a qualquer momento caso necessário. Além disso, a guarda segura da documentação é uma exigência legal.

Com um bom sistema de admissão digital, tudo fica armazenado de forma organizada na nuvem. Assim, os registros não ficam passíveis de perdas, a busca por suas informações pode ser feita em poucos cliques e os custos para mantê-los se tornam menores.

Quais são as funcionalidades de um software de admissão digital? 

Como citamos, o software de admissão digital mantém todas as informações e documentos do colaborador na nuvem. 

Mais que simplificar o acesso aos registros, otimizar a organização interna e poupar custos com impressões e arquivos, isso reforça a segurança da documentação. Afinal, ela não fica passível de perdas ou extravios e só pode ser acessada por usuários autorizados. 

Ainda em relação à segurança, as melhores ferramentas de admissão digital estão alinhadas aos requisitos e obrigações da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Com isso, são eliminados riscos de vazamentos de dados, passivos trabalhistas e outras inconformidades com a legislação.

Enquanto facilita a comunicação entre as partes totalmente online, o sistema também é organizado de forma linear, para que nenhuma etapa, prazo ou documento seja esquecido.

Os melhores softwares têm recursos de assinatura eletrônica para todos os documentos envolvidos, assegurando a validade jurídica entre as partes mesmo quando o processo é feito totalmente à distância. 

Outro ponto importante é a parametrização com o eSocial, plataforma digital utilizada para registrar e armazenar junto ao Governo as principais informações trabalhistas dos colaboradores. 

Como a admissão digital garante que todas as informações necessárias sejam mantidas em um só lugar e permaneçam acessíveis, fica mais fácil e rápido proceder com o cadastro.

Por fim, com um sistema de ponta, você integra o registro de admissão na Carteira de Trabalho Digital. O modelo eletrônico é usado desde 2019 para integrar o histórico trabalhista dos colaboradores e seus dados sobre férias e salários.

Como fazer a admissão digital?

Ciente sobre o que um bom software de admissão digital pode fazer por você, tudo começa pela escolha do sistema ideal para a sua empresa (adiante, você conhecerá uma excelente alternativa para o seu RH).

Em posse de uma ferramenta, o processo de admissão propriamente dito é feito após a etapa de recrutamento e seleção. Uma vez escolhido o candidato ideal para o cargo, é encaminhado o formulário e as informações sobre a função, salário e benefícios. 

Feito isso, basta que o futuro colaborador anexe os documentos solicitados e preencha os formulários online. 

Ao receber os dados, o setor de Recursos Humanos ou Departamento pessoal fazem uma análise. Caso tudo esteja correto, basta realizar as devidas anotações na Carteira de Trabalho e proceder com o cadastro no eSocial, que também pode ser feito pelo contador.

Como tudo é assinado digitalmente, o processo pode ser concluído com facilidade, mesmo à distância. A partir daí é só combinar o dia para o profissional comparecer no local de trabalho, seja ele presencial ou remoto, e iniciar suas funções.

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O sucesso da admissão digital depende diretamente do uso de um software de ponta pelo setor de Recursos Humanos e DP.

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• Folha de pagamento;
• Gerenciamento de talentos;
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