Fases do processo de compras de uma empresa e como otimizar!

O processo de compras de uma empresa engloba diversas etapas, desde a pesquisa de fornecedores até a decisão final dos gestores. Antes, essas fases eram mais extensas e, por isso, se prolongavam por meses, especialmente no contexto da implementação de soluções na gestão empresarial.

Esse cenário era ainda mais comum no mercado B2B, onde grandes transações demandavam tempo e impactavam na agilidade do ciclo de compras.

Contudo, a boa notícia é que atualmente existem soluções tecnológicas capazes de otimizar todas as etapas do processo. Elas assumem um papel essencial ao proporcionar agilidade e eficácia para as organizações.

Quer aprimorar seus procedimentos e promover uma melhoria contínua em diversos departamentos da sua empresa? Então, leia esse conteúdo até o final e conheça todas as fases do processo de compras e sua importância.

Boa leitura!

Qual a importância de um mapeamento de processo de compra eficiente? 

O mapeamento de processos de compra não é apenas um guia operacional, mas uma ferramenta estratégica. Por meio dele, sua empresa pode corrigir deficiências, elevar toda a experiência de compra e  uma gestão transparente, eficiente e confiável. 

A seguir, explicamos  os principais ganhos com a implementação desse tipo de mapeamento.

Diminuição de erros e fraudes

Podemos dizer que o mapeamento atua como uma proteção contra erros e fraudes. Ao detalhar cada etapa do processo — desde a solicitação até a aprovação e entrega — as chances para equívocos são reduzidas. 

Além disso, a transparência proporcionada elimina atividades fraudulentas. Dessa forma, se garante uma jornada de compra mais segura e confiável.

Otimização do fluxo de trabalho

O mapeamento de processos de compra facilita a compreensão sobre o fluxo de trabalho na aquisição de bens ou serviços. Também é possível identificar e eliminar gargalos, simplificar aprovações e agilizar a comunicação entre departamentos. 

Mediante esses resultados, sua empresa consegue acelerar o processo, bem como melhorar a colaboração interna.

Ganhos na gestão de fornecedores 

Com o mapeamento preciso, a gestão de fornecedores atinge um novo patamar. Cada fase é claramente delineada, desde a seleção até a avaliação de desempenho. 

Sendo assim, se facilita a identificação de parceiros confiáveis, a negociação eficiente de contratos e a manutenção de relacionamentos sólidos. 

Esses ganhos na gestão de fornecedores se traduzem em eficiência e economias a longo prazo.

Fases do processo de compras nas empresas

Para ser eficiente, o processo de compras deve ser embasado em fases distintas, cada uma delas com um impacto positivo sobre a gestão de compras. 

Descubra a seguir mais informações sobre essas etapas e como funcionam.

Pedido de compras

No estágio inicial, a organização identifica a necessidade de adquirir bens ou serviços. O setor de logística pode solicitar a compra de novos equipamentos para melhorar a infraestrutura tecnológica da empresa.

Aprovar solicitação

Em seguida, a solicitação de compra passa por uma análise e aprovação, assegurando a conformidade com as políticas e orçamento da empresa. 

Neste fluxo, o departamento financeiro deve revisar a solicitação de compra para garantir que esteja dentro do orçamento aprovado.

Leia também: Entenda a criação de um fluxograma de aprovação de compras

Emissão da ordem de compra

Com a aprovação, a empresa emite uma ordem de compra, detalhando itens, quantidades e condições acordadas. 

Na prática, a equipe de compras pode emitir a ordem para um fornecedor específico, indicando quantidade e especificações dos suprimentos desejados.

Elaboração de contrato

Em transações mais complexas, ainda pode ser necessária a elaboração de um contrato para formalizar os termos e condições. 

Por exemplo, ao adquirir serviços de consultoria, a empresa elabora um contrato detalhando os prazos, responsabilidades e remuneração acordados.

Recebimento da mercadoria

A organização recebe fisicamente os bens ou serviços, verificando se correspondem às especificações da ordem de compra. 

Ao receber a entrega, a equipe de logística deve verificar a conformidade com a ordem e a qualidade dos produtos.

Pagamento e avaliação

Por fim, o pagamento é efetuado conforme os termos acordados. Então, a empresa avalia o desempenho do fornecedor. 

Nesse processo, o departamento financeiro realiza o pagamento ao fornecedor após o recebimento dos bens ou serviços, e a equipe de compras avalia a pontualidade, qualidade e eficiência do fornecedor.

Conclusão

Sem dúvidas, o processo de compras é um aliado das empresas que buscam otimizar seus processos. 

Seguindo as dicas e estratégias dadas neste artigo, temos certeza de que essa prática trará excelentes resultados para o seu negócio.

Nosso conteúdo te ajudou a entender as  principais fases do processo de compras? O que acha de implementar soluções para otimizar  e automatizar a gestão de compras do seu negócio? 

Entre em contato agora mesmo com o time de especialistas da StarSoft!