Prazo da ECD 2025: saiba até quando entregar e evite erros

Chegou o momento das empresas se organizarem para entregar à Receita Federal a Escrituração Contábil Digital. O prazo da ECD está acabando e o descumprimento dessa obrigação pode gerar penalidades fiscais.

Esse envio faz parte do SPED e requer dados contábeis completos, consistentes e assinados digitalmente. Os registros são utilizados pelo Fisco em cruzamentos automáticos com outras declarações, ampliando o controle sobre as movimentações financeiras das empresas.

Neste artigo, veja o que muda em 2025, entenda qual é o prazo para entrega da ECD, como estruturar o processo corretamente, quais falhas devem ser evitadas e de que forma um ERP pode garantir segurança e conformidade na entrega.

Qual é o prazo da ECD 2025?

O prazo da ECD referente ao ano-calendário de 2024 termina em 30 de junho de 2025, data que corresponde ao último dia útil do mês. Segundo a Instrução Normativa n.º 2003, de 18 de janeiro de 2021, a transmissão deve ser feita até as 23h59min59s, horário de Brasília, por meio do SPED.

A entrega fora do prazo ou com inconsistências pode gerar penalidades automáticas, incluindo multas diárias limitadas a 1% da receita bruta e impedimentos na emissão de certidões fiscais.

Com a informatização, a Receita Federal cruza automaticamente dados fiscais e contábeis, o que amplia o risco de autuações em caso de divergências nas informações enviadas.

Como fazer a entrega da ECD?

A transmissão da Escrituração Contábil Digital exige o uso de ferramentas específicas e atenção às etapas definidas pela Receita Federal. O processo envolve geração, validação, assinatura e envio do arquivo eletrônico, dentro do prazo legal.

Veja o passo a passo para garantir o envio correto:

1. Baixe e instale a versão mais recente do Programa Validador e Assinador (PVA) no site oficial do SPED;
2. Gere o arquivo da ECD no sistema contábil da empresa, no formato .txt exigido pela Receita Federal;
3. Importe o arquivo no PVA e realize a validação para identificar e corrigir erros ou advertências;
4. Assine digitalmente o arquivo com certificados ICP-Brasil do contador e do representante legal;
5. Transmita o arquivo validado e assinado pelo ambiente do SPED até o prazo final;
6. Salve o recibo de entrega emitido pelo sistema como comprovante da escrituração enviada.

Principais erros cometidos na entrega da ECD

Inconsistências na geração ou validação da ECD são um dos principais fatores de rejeição do arquivo e exposição fiscal. Mesmo com sistemas automatizados, falhas operacionais ou técnicas ainda comprometem o processo.

Entender essas falhas é fundamental para garantir a conformidade e evitar retrabalho. A seguir, veja quais erros mais impactam a entrega e como corrigi-los com ajustes simples e eficazes.

Lançamentos inconsistentes ou incorretos

Saldos invertidos, lançamentos fora do período e partidas sem contrapartida comprometem a estrutura contábil. Essas falhas impedem a validação e afetam diretamente a integridade da informação enviada.

Falta de plano de contas referencial

Sem o vínculo obrigatório ao plano referencial, o sistema bloqueia a entrega. Essa amarração padroniza os dados e garante que a escrituração siga o leiaute exigido pela Receita Federal.

Divergência entre ECD e ECF

Receitas, despesas ou lucros divergentes entre os dois arquivos indicam falhas na integração entre contabilidade e fiscal. O cruzamento automático da Receita identifica essas diferenças com precisão.

Problemas no arquivo .txt e na validação no PVA

Arquivos fora do leiaute, com blocos ausentes ou campos obrigatórios em branco, não passam pela validação. Versões desatualizadas do PVA também geram falhas e exigem retrabalho.

Ausência de assinatura digital válida

Sem certificados válidos do contador e do representante legal, a entrega é considerada inválida. Certificados vencidos, fora do padrão ou trocados impedem a transmissão.

Como evitar erros e entregar com segurança

Para garantir que a entrega da ECD ocorra dentro do prazo e sem inconsistências, é essencial adotar medidas preventivas. Abaixo, estão práticas que ajudam a manter a conformidade com a Receita Federal:

• Mantenha os cadastros contábeis atualizados, incluindo plano de contas, histórico de lançamentos e classificação das contas patrimoniais e de resultado;
• Estabeleça uma rotina de conferência antes do fechamento mensal, assegurando que os registros estejam completos e coerentes com os documentos de origem;
• Automatize etapas operacionais sempre que possível para reduzir falhas manuais e controlar melhor prazos, valores e estrutura do arquivo;
• Crie uma agenda interna para validação e assinatura digital, evitando acúmulo de pendências próximos ao prazo final de envio;
• Realize testes no ambiente do PVA com antecedência, mesmo antes do encerramento do período, para identificar e corrigir alertas técnicos.

É altamente recomendado que as empresas mantenham os documentos físicos que comprovem as informações transmitidas, em caso de questionamentos futuros.

Como um ERP pode ajudar na entrega da ECD?

Devido à complexidade da Escrituração Contábil Digital e das constantes atualizações nas obrigações fiscais, uma das formas de garantir o prazo da ECD é contar com um ERP que automatize os processos e centralize as informações.

A automação da escrituração reduz falhas operacionais, elimina retrabalho e garante que o arquivo seja gerado no leiaute exigido pela Receita Federal. O módulo de Gestão Fiscal do ERP StarSoft permite:

• Validar os dados conforme o SPED;
• Acompanhar pendências;
• Estruturar o .txt para assinatura digital e envio.

Além disso, o sistema é atualizado conforme a legislação vigente, o que assegura conformidade com as versões mais recentes do PVA. Isso reduz falhas técnicas e garante o cumprimento do prazo ECD com segurança.

Entre os principais benefícios de usar um ERP, como o StarSoft Applications, na entrega da ECD, destacam-se:

• Integração contábil e fiscal, com base em dados consistentes;
• Geração automatizada do arquivo da ECD no leiaute atualizado;
• Redução de erros e inconsistências que comprometem a entrega;
• Melhoria no controle de prazos e processos internos.

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Perguntas frequentes sobre ECD

Mesmo com o avanço da digitalização, ainda surgem dúvidas sobre quem deve entregar, o que deve constar no arquivo e quais obrigações realmente foram substituídas pela escrituração digital. Abaixo, separamos algumas respostas para facilitar esse entendimento.

Empresas optantes pelo Simples Nacional devem entregar a ECD?

Em regra, empresas do Simples Nacional estão dispensadas da ECD. No entanto, se realizarem distribuição de lucros sem escrituração contábil regular, devem transmitir o arquivo. A obrigatoriedade também pode ocorrer se houver determinação em norma específica.

Quais livros são substituídos pela ECD?

A Escrituração Contábil Digital substitui a escrituração em papel dos seguintes livros:

• Livro Diário e seus auxiliares, se existirem;
• Livro Razão e auxiliares;
• Balancetes Diários, Balanço Patrimonial e Demonstração de Resultados.

O que compõe o conteúdo da ECD?

A ECD inclui lançamentos contábeis, plano de contas, demonstrações financeiras e saldos assinados digitalmente, conforme leiaute da Receita Federal.

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