Nota Fiscal de Remessa: quando emitir e como preencher corretamente

Os gestores costumam enfrentar desafios ao movimentar mercadorias sem que exista uma operação de venda. Nessas situações, como conserto, transferência de filial ou envio de amostras, a emissão correta da nota fiscal de remessa é obrigatória.

A ausência desse documento ou o preenchimento inadequado pode gerar multas, autuações e problemas no controle contábil. Cada operação exige CFOP, natureza de operação e CST específicos, o que torna o processo mais complexo e sujeito a erros.

Este artigo apresenta de forma prática quando emitir a nota fiscal de remessa, quais campos precisam ser preenchidos e quais falhas devem ser evitadas. Também mostra como o ERP da StarSoft automatiza a emissão e assegura conformidade tributária em todas as movimentações.

Continue a leitura e descubra em detalhes o que é a nota fiscal de remessa, em quais situações ela deve ser utilizada e como realizar o preenchimento correto para manter a empresa em conformidade.

O que é Nota Fiscal de Remessa?

A nota fiscal de remessa é um documento eletrônico que acompanha a movimentação de mercadorias quando não existe uma operação de venda. Ele garante que a circulação seja registrada de forma legal, mesmo sem gerar faturamento.

A obrigatoriedade ocorre sempre que um produto sai do estoque sem receita associada. Entre os casos mais comuns estão o envio para conserto, a entrega de amostras, a participação em feiras, a transferência entre filiais e a armazenagem em locais externos.

A legislação fiscal brasileira exige a emissão da nota fiscal de remessa e acompanha de perto o seu cumprimento. Se a empresa deixa de emitir ou preenche de forma incorreta, surgem riscos imediatos como multas, autuações e até apreensão das mercadorias.

Quando emitir Nota Fiscal de Remessa?

A emissão da nota fiscal de remessa é obrigatória sempre que a empresa movimenta mercadorias sem que exista uma operação de venda. Essas situações são comuns e exigem registro fiscal adequado para evitar autuações e inconsistências contábeis.

Entre os exemplos mais comuns estão o envio de produtos para conserto, a entrega de amostras, a participação em feiras e demonstrações, a transferência entre filiais e a armazenagem em locais externos. 

Cada caso exige o uso de CFOP, CST e natureza de operação específicos. Veja a seguir algumas finalidades de remessa e os CFOPs mais utilizados:

Finalidade da Remessa	CFOP mais comum
Remessa para conserto ou reparo	5.915 / 6.915
Retorno de conserto	1.915 / 2.915
Remessa para demonstração	5.912 / 6.912
Retorno de demonstração	1.912 / 2.912
Remessa para industrialização	5.901 / 6.901
Retorno de industrialização	1.901 / 2.901
Remessa para armazenagem	5.905 / 6.905
Transferência entre filiais	5.152 / 6.152

Além dos exemplos mais comuns, é importante considerar as atualizações mais recentes. Desde abril de 2025, o MEI passou a ter novas regras para emissão de NF-e. Agora é obrigatório informar o CRT = 4 e utilizar os CFOPs corretos, como 1.202 para devolução de mercadoria e 1.904 para retorno de remessa para venda fora.

Outro ponto relevante é a Consulta Tributária SP RC 32233/2025, publicada em agosto de 2025. Ela estabeleceu que remessas de materiais gráficos sem venda devem utilizar o CFOP 5.949 sem destaque de ICMS, reforçando a importância da escolha correta do código.

Nesse mesmo período, a Instrução Normativa SEFAZ n.º 19 regulamentou a emissão de nota fiscal de remessa consignada em operações de e-commerce. Essa atualização garante que as movimentações digitais tenham o mesmo nível de conformidade exigido em operações físicas.

Como preencher corretamente uma Nota Fiscal de Remessa?

Preencher a nota fiscal de remessa exige atenção, já que cada campo deve ser configurado conforme a finalidade da operação. O uso incorreto pode gerar inconsistências fiscais e comprometer a regularidade da empresa.

Os principais campos que devem ser observados são:

• CFOP: varia conforme o motivo da remessa (ex.: 5.915 para conserto, 5.912 para demonstração).
• Natureza da operação: descreve claramente a finalidade, como “Remessa para conserto” ou “Remessa para demonstração”.
• Destinatário: inclui dados completos da empresa, filial ou pessoa física que receberá a mercadoria (CNPJ ou CPF, endereço e informações de transporte).
• Informações complementares: podem conter dispositivos legais aplicáveis, previsão de retorno e observações relevantes.
• CST e tributação: em geral, não há destaque de impostos, mas algumas situações podem variar conforme a legislação estadual ou o tipo de mercadoria.

Além disso, em várias operações é necessário emitir uma nota fiscal de retorno. Esse documento registra a entrada da mercadoria no estoque após conserto, demonstração ou industrialização, garantindo que o fluxo contábil permaneça correto.

Exemplo de preenchimento na prática

Uma empresa envia uma máquina para reparo em outra unidade. Nesse caso, deve utilizar o CFOP 5.915 (remessa para conserto), indicar na natureza da operação o motivo da saída e informar nas observações que o retorno ocorrerá sem geração de receita. 

Quando a máquina voltar, a empresa deve emitir a nota de retorno com o CFOP 1.915.

O que acontece se a empresa não emitir corretamente?

A não emissão ou o preenchimento incorreto da nota fiscal de remessa pode trazer sérias consequências para a empresa. Os problemas vão além das penalidades fiscais e impactam diretamente a gestão contábil e operacional.

Entre os problemas mais recorrentes estão:

• Multas e autuações: a legislação fiscal prevê penalidades financeiras para movimentações sem a emissão do documento ou com dados inconsistentes.
• Apreensão de mercadorias: bens transportados sem nota fiscal de remessa podem ser retidos pela fiscalização, gerando atrasos e prejuízos logísticos.
• Falhas no controle de estoque: sem o registro adequado, a movimentação não é refletida na contabilidade, comprometendo relatórios financeiros e análises de desempenho.
• Problemas em auditorias: inconsistências entre movimentação física e escrituração eletrônica aumentam riscos em auditorias fiscais ou contábeis.

Além dos riscos, a complexidade aumenta porque a legislação sofre atualizações frequentes. Erros comuns, como escolha incorreta de CFOP ou ausência de nota de retorno, tornam a empresa mais vulnerável a autuações.

O uso de um ERP atualizado reduz significativamente esses problemas. O sistema da StarSoft automatiza a emissão de notas fiscais de remessa, aplica as regras fiscais mais recentes e gera alertas para evitar erros de preenchimento. 

Essa automação garante conformidade, reduz o risco de penalidades e assegura um fechamento contábil mais confiável.

Perguntas frequentes sobre Nota Fiscal de Remessa

Para que não restem dúvidas sobre a emissão da nota fiscal de remessa, reunimos abaixo as questões mais comuns no dia a dia das empresas. Esse resumo ajuda a entender melhor as regras e reduz erros no preenchimento.

Toda remessa precisa de nota fiscal?

Sim. Sempre que houver movimentação de mercadorias sem venda, é obrigatória a emissão de nota fiscal de remessa. Isso garante conformidade com a legislação e evita riscos fiscais.

Precisa destacar impostos em uma nota de remessa?

Na maioria dos casos, não. Esse tipo de nota normalmente não destaca tributos como ICMS ou IPI, mas a regra pode variar conforme o tipo de produto e a legislação estadual.

Nota de remessa pode ser emitida para pessoa física?

Sim. A emissão é possível desde que a movimentação seja justificada, como no caso de envio de equipamentos para conserto ou empréstimo temporário.

Preciso emitir nota de retorno?

Em várias operações, sim. Sempre que a mercadoria retorna ao estoque, como após um conserto ou demonstração, deve ser emitida a nota de retorno para regularizar a entrada.

Simplifique a emissão com o ERP da StarSoft

Emitir a nota fiscal de remessa exige atenção constante às regras fiscais e às atualizações da legislação. Quando esse processo é feito de forma manual, aumentam os riscos de erro, atrasos e inconsistências no controle contábil.

Para evitar esses problemas, o ERP da StarSoft disponibiliza um módulo fiscal completo que automatiza a emissão de notas, sugere o CFOP correto, aplica as normas vigentes e gera alertas de conformidade. 

Dessa forma, a empresa reduz riscos, ganha agilidade e mantém a segurança em todas as movimentações.

Com a tecnologia da StarSoft, gestores e equipes fiscais podem focar em decisões estratégicas, enquanto o sistema garante que cada nota seja emitida de forma simples e confiável.

Fale com a StarSoft e descubra como o ERP pode simplificar a rotina fiscal e aumentar a eficiência da sua empresa.