Entenda o que é o Livro Registro de Entradas e como ele funciona no SPED Fiscal

Controlar obrigações fiscais não é simples e muitas vezes gera insegurança nos gestores. Entre as exigências, o livro de registro de entrada costuma levantar dúvidas sobre sua função e a forma correta de utilização.

Mais do que cumprir a lei, o livro garante dados confiáveis para créditos tributários, movimentação de estoque e geração do SPED Fiscal. Em um ambiente fiscal digital e rigoroso, cada detalhe registrado faz diferença.

Com processos automatizados e apoio da tecnologia, o controle deixa de ser um problema e passa a gerar segurança e eficiência. Continue a leitura e entenda como utilizar o livro de forma correta e estratégica.

O que é e qual a função do Livro Registro de Entradas

O livro de registro de entrada é um documento fiscal obrigatório para empresas contribuintes do ICMS. Ele tem como objetivo registrar todas as notas fiscais de mercadorias recebidas e serviços contratados, servindo como base de controle e fiscalização.

A principal função está ligada à apropriação de créditos tributários, já que os valores registrados permitem calcular corretamente o ICMS e o IPI passíveis de aproveitamento. Além disso, os lançamentos realizados no livro apoiam o controle de estoque, garantindo maior transparência sobre as movimentações internas.

Outro ponto essencial é a relação direta com o SPED Fiscal (EFD ICMS/IPI). A escrituração do livro passou a ser digital e corresponde, atualmente, aos registros do Bloco C do arquivo eletrônico. 

Essa obrigação está prevista no Regulamento do ICMS de cada estado e alinhada às normas federais que instituíram a Escrituração Fiscal Digital.

Como o Livro Registro de Entradas é representado no SPED Fiscal?

Com a criação do SPED Fiscal, o livro de registro de entrada deixou de existir em papel e passou a ser gerado em ambiente digital. Essa transformação trouxe mais agilidade ao envio das informações e ampliou a capacidade de fiscalização.

Atualmente, a escrituração equivale à geração dos registros do Bloco C da EFD ICMS/IPI, que concentra documentos fiscais de entrada de mercadorias e serviços. Dependendo da operação, outros blocos também podem ser utilizados para complementar as informações.

A substituição definitiva dos livros físicos consolidou um formato único de entrega. Para atender às legislações estadual e federal, tornou-se essencial registrar cada dado com precisão e consistência.

Campos essenciais do registro de entradas no SPED e como preencher

A escrituração do livro de registro de entrada no SPED Fiscal segue regras definidas pelo Ajuste SINIEF n.º 2/2009, que instituiu a EFD ICMS/IPI. O preenchimento correto garante conformidade tributária e o aproveitamento dos créditos.

• CFOP, que define a natureza da operação e seus efeitos fiscais. Exemplo: 1102 para compra de mercadorias para revenda e 1202 para devolução de venda;
• CST/CSOSN, código que indica a situação do ICMS conforme o regime tributário, mostrando se há crédito, tributação integral ou substituição tributária;
• Base de cálculo e alíquota de ICMS e IPI, fundamentais para assegurar o cálculo correto dos tributos e evitar distorções na apuração.

Como escriturar operações especiais (devoluções, ativo, ICMS-ST)?

Algumas situações exigem atenção especial no preenchimento do livro de registro de entrada, pois o tratamento fiscal varia conforme a natureza da operação.

Entre as mais comuns estão devoluções de venda, compras para uso e consumo ou ativo imobilizado e entradas sujeitas à substituição tributária.

Devoluções de venda

Quando o cliente devolve uma mercadoria, o lançamento deve ser feito com o CFOP correspondente à devolução. 

O código 1202, por exemplo, é utilizado para mercadorias anteriormente vendidas e retornadas ao estoque. Esse registro recompõe o saldo e ajusta os créditos de ICMS.

Compras para uso e consumo ou ativo imobilizado

As aquisições de materiais de uso e consumo devem ser registradas com CFOPs da série 1551 a 1556, mas não geram direito a crédito de ICMS. 

Já os bens destinados ao ativo imobilizado utilizam o CFOP 1553 e permitem crédito, que deve ser apropriado de forma parcelada conforme o Regulamento do ICMS.

Entradas com ICMS-ST

No caso de operações sujeitas à substituição tributária, o imposto já foi recolhido anteriormente na cadeia produtiva. 

O lançamento precisa utilizar CFOPs como 1403 ou códigos equivalentes, sempre sem destaque de crédito de ICMS. Esse registro assegura transparência, mas não autoriza o aproveitamento do imposto.

É possível automatizar a geração do Livro Registro de Entradas?

Quando feito de forma manual, o preenchimento do livro exige digitar as informações de cada nota fiscal, revisar campos individualmente e conferir valores antes de transmitir ao fisco. 

Além de consumir tempo, esse processo aumenta as chances de erro humano, retrabalho e atrasos no fechamento contábil.

Com um ERP, esse fluxo se torna automatizado e integrado. O processo ideal acontece em etapas claras:

• Captura automática do XML da NF-e diretamente da base da Sefaz;
• Validação dos dados fiscais e contábeis sem necessidade de digitação manual;
• Registro automático das informações no livro e atualização simultânea do estoque;
• Integração com o financeiro para conciliação e controle de pagamentos;
• Geração do Bloco C no SPED com consistência e sem retrabalho.

Dessa forma, financeiro, estoque e fiscal permanecem alinhados, com informações confiáveis e disponíveis em tempo real. A empresa reduz riscos de inconsistência, acelera o fechamento e mantém conformidade com a legislação tributária.

Perguntas frequentes sobre Livro Registro de Entradas

Apesar de ser uma obrigação comum às empresas contribuintes de ICMS, ainda existem muitas dúvidas sobre o preenchimento do livro e sua integração ao SPED Fiscal. Abaixo estão algumas das questões mais recorrentes entre gestores e equipes fiscais.

Ainda preciso imprimir o Livro Registro de Entradas em papel?

Não. Desde a implantação do SPED Fiscal (EFD ICMS/IPI), a escrituração é digital. O envio ocorre por meio do arquivo eletrônico validado e transmitido ao fisco.

Qual o CFOP correto para usar em uma nota fiscal de entrada?

O código depende da natureza da operação. 1102 é utilizado para compras de mercadorias destinadas à revenda, enquanto 1202 registra devoluções de venda. A escolha deve seguir o Regulamento do ICMS do estado.

É possível corrigir um lançamento feito em um mês anterior?

Sim. O ajuste pode ser feito por meio de lançamento extemporâneo, desde que as informações estejam alinhadas às regras do Ajuste SINIEF nº 2/2009 e às orientações da Sefaz estadual.

Qual a forma mais eficiente de gerar as informações para o Livro Registro de Entradas?

O método mais seguro é a automação via ERP, que captura os XMLs das NF-e, valida os dados e gera o Bloco C do SPED de forma integrada ao financeiro e ao estoque.

Por que investir em automação fiscal agora?

Afinal, é possível automatizar a geração do Livro Registro de Entradas? A resposta ganha ainda mais relevância em um cenário de reforma tributária e mudanças constantes na legislação. 

Manter a escrituração correta deixou de ser apenas uma obrigação para se tornar um diferencial de gestão.

Com um ERP especializado, como o da StarSoft, o processo passa a ser automatizado desde a captura do XML da NF-e até a geração do Bloco C do SPED. Isso garante integração entre financeiro, estoque e fiscal, reduz riscos de inconsistências e aumenta a agilidade nos fechamentos.

A tecnologia certa é o caminho para manter o negócio atualizado, seguro e em conformidade. Conheça as soluções fiscais da StarSoft e descubra como simplificar a gestão tributária, reduzir riscos e preparar sua empresa para o futuro. 

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