Como fazer a implantação de ERP da forma correta

A implantação de ERP está se tornando um passo importante para as empresas obterem agilidade e eficiência, essenciais para se ter sucesso. Isso ocorre devido à digitalização do mercado e a necessidade de impulsionar os resultados em meio ao cenário competitivo.

Imagine ter todas as informações vitais do seu negócio a apenas alguns cliques de distância, em uma plataforma única e intuitiva. 

Esse é justamente o papel do sistema de gestão empresarial, que também é usado para:

• Unificar e automatizar processos;
• Eliminar gargalos de dados;
• Gerar insights valiosos para uma tomada de decisões mais estratégica.

Se você visa otimizar as demandas administrativas e operacionais, promover uma gestão mais inteligente e impulsionar o crescimento da sua empresa, a implantação de um ERP pode ser a chave para o sucesso. 

Mas, qual é o momento ideal para aderir a essa tecnologia? Quais as etapas para implementá-la? Como encontrar a ferramenta ideal para o meu negócio? Descubra a seguir!

Quando fazer a implantação de ERP na sua empresa? 

Basta entender o que é implantação de ERP para ter uma breve noção das razões que levam as empresas a optar por ela.

Considerando os inúmeros benefícios que o sistema oferece, o momento certo para aderi-lo varia conforme as necessidades que o negócio está passando. Isso pode incluir problemas de gestão, falta de controle, dificuldades no acesso à informação, entre muitas outras.

Nesse sentido, para saber como identificar quando optar pela implantação de ERP, procure responder aos seguintes questionamentos:

• Falhas no fluxo de informações: o quanto a empresa espera para conseguir os dados atualizados e confiáveis que precisa? Essa espera prejudica seus processos?
• Gargalos de operação: qual a situação atual do ciclo operacional do negócio? Dos suprimentos à manufatura, há gargalos gerados por tarefas manuais?
• Baixa qualidade: os clientes estão satisfeitos com o atendimento? Você entrega aquilo que promete? Os contratos e serviços são bem geridos?
• Situação financeira: você tem um controle ágil e confiável do fluxo de caixa? Consegue monitorar tudo em tempo real? Esses dados favorecem a tomada de decisão?
• Controle de suprimentos: a gestão do estoque está em dia? A demanda de compras é suprida com equilíbrio? Há muitos itens parados? Tudo é contabilizado adequadamente?
• Custo-benefício: quanto você perde com essas falhas? Quanto tem disponível para investir em um ERP e quanto iria economizar e ganhar com suas melhorias? 

Ao responder todas essas perguntas e analisar cada demanda citada, você terá mais clareza se a implantação de um sistema integrado de gestão ERP é mesmo a escolha ideal para o seu negócio no momento. Se for o caso, veja abaixo as etapas para aderir ao sistema.

6 etapas para realizar a implantação de ERP de sucesso

As necessidades atendidas e os benefícios oferecidos pela implantação de ERP variam de acordo com a realidade de cada empresa. 

Por isso, ao adotar o sistema, considere os aspectos técnicos necessários e o gerenciamento das suas variáveis. Assim, você garantirá que as demandas sejam atendidas em cada fase do projeto e que todos os seus objetivos sejam atendidos. 

Com base nisso, elencamos abaixo as 6 etapas básicas para implementar um software ERP de forma bem-sucedida. Acompanhe: 

Planejamento estratégico

Ciente de que o ERP pode agregar diversas soluções para a empresa, você precisa começar tendo clareza sobre as necessidades e objetivos. Até porque, é isso que permite determinar qual o melhor software para atender às suas demandas.

Nesse momento, considere os questionamentos que listamos no item anterior e levante outras questões que sejam pertinentes para a situação atual do negócio. Observe seus indicadores atuais de desempenho para saber exatamente quais melhorias são necessárias.

Evidentemente, o escopo não precisa contemplar apenas um objetivo. A ideia é definir todas as metas que precisa atingir com o investimento em tecnologia.

Assim, ao identificar seus gargalos e pretensões, será possível planejar quais funcionalidades atenderão melhor suas expectativas, o investimento necessário para adquiri-las, o tempo exigido de implementação e as equipes que estarão envolvidas.

Seleção do ERP adequado

Ao ter um planejamento bem definido e saber quais recursos são necessários para atender as necessidades da sua organização, chegou o momento de avaliar as opções de sistemas disponíveis no mercado. 

Para isso, realize uma pesquisa minuciosa, a fim de encontrar a plataforma mais adequada às demandas de implantação de ERP que você elencou no tópico anterior. 

Além de contemplar todas as metas e características do seu negócio, conforme o planejamento, considere também as possíveis mudanças no cenário interno e externo, garantindo que o software seja capaz de se adaptar a elas.

Tenha em mente que um dos principais motivos para ter um ERP é justamente impulsionar o crescimento da organização. Por isso, o sistema precisa ter escalabilidade e flexibilidade para integrar novos recursos com o passar do tempo.

Somado a isso, priorize fornecedores que sejam confiáveis e reconhecidos no mercado. Sua tecnologia deve ser segura e baseada em nuvem, bem como ter um uso prático e intuitivo, favorecendo a adesão pela equipe. 

Migração dos dados

Após selecionar o sistema mais adequado para o seu plano de implantação de ERP, é importante ater-se às demandas de migração de dados. 

Em primeiro lugar, tenha cuidado para não inserir informações desnecessárias ou redundantes. O motivo é que o excesso de entradas pode dificultar o processo de transição ou até mesmo sobrecarregar o software. 

Ao mesmo tempo, você não pode abrir mão de transferir todas as informações operacionais que considerou fundamentais durante a elaboração do planejamento. Portanto, dedique-se para avaliar quais são os dados mais importantes a serem migrados.

No começo, esse esforço pode parecer excessivo, já que um bom ERP contempla toda a parte de Contabilidade, Financeiro, Faturamento, Suprimentos, Manufatura, Contratos e Serviços. 

Entretanto, por mais que sejam inúmeros dados envolvidos, vale a pena investir tempo e esforços de parte da equipe para migrar tudo o que for necessário. Afinal, é justamente isso que irá garantir todas as melhorias planejadas.

Configurações iniciais

Com os dados importados, a implantação de ERP continua com a preparação de todo o sistema para começar a operar, de fato, na rotina dos departamentos da empresa. 

Nesta etapa, são feitas todas as parametrizações necessárias entre as informações migradas e as funcionalidades da plataforma. Além disso, ela também envolve o treinamento do time de colaboradores. 

Tenha em mente que o software só proporcionará melhorias reais ao negócio se as pessoas responsáveis pelo seu uso diário consigam aproveitar ao máximo as ferramentas disponíveis.

Por isso, não deixe de investir em qualificação. Inclusive, voltando à fase de seleção do ERP, dê prioridade às plataformas que tenham uma rápida curva de aprendizado e que prestem suporte na qualificação dos colaboradores. 

Testes e validação

Assim que as configurações iniciais estiverem sendo finalizadas e que os colaboradores começarem a se engajar com o sistema, é chegada a hora de testar as funcionalidades e determinar se a implantação de ERP teve sucesso.

Se você se certificou de escolher o melhor software possível para as demandas, ele certamente oferecerá uma ampla gama de indicadores integrados. A partir deles, será mais fácil acompanhar de perto os resultados operacionais obtidos. 

Aproveitando os relatórios da plataforma, certifique-se de que cada módulo implementado esteja atendendo os requisitos estipulados no planejamento. No processo, teste cada funcionalidade, valide e trace as melhorias necessárias. 

Aqui, é preciso ter cuidado para que as avaliações não quebrem o ciclo dos processos do negócio. Portanto, reforçamos a importância de aderir a uma plataforma flexível e de fácil utilização, que se adeque mais rapidamente ao ritmo da sua equipe.

Suporte pós-implantação

No momento que a implantação de ERP estiver concluída, o planejamento não estará necessariamente concluído. Na verdade, com o sistema operando, o foco passa ser em otimizar ainda mais os objetivos de melhorias. 

Com o passar do tempo, os processos do negócio irão evoluir, assim como a forma com que os colaboradores trabalham dentro do software. Isso quer dizer que em alguns casos serão necessárias mudanças e ajustes nas configurações da plataforma. 

Além disso, nenhuma tecnologia está livre de falhas. Ou seja, problemas eventualmente irão surgir, e você precisa estar preparado para que seus impactos sobre as operações sejam mínimos. 

Portanto, é fundamental contar com um time de suporte pós-implantação, que esteja pronto para realizar personalizações, escalar funcionalidades, solucionar falhas e programar as atualizações do sistema. 

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Com nosso sistema em nuvem, você pode tomar decisões inteligentes com mais rapidez, por meio de uma solução completa e modular, projetada especificamente para atender às necessidades específicas do seu negócio.

Com mais de 400 clientes satisfeitos de diferentes portes e segmentos, nosso software se destaca pela capacidade de entregar resultados por meio de uma plataforma 100% digital, que reúne os seguintes módulos:

• Contabilidade: automatize a contabilização, garantindo segurança frente às suas obrigações fiscais e maior agilidade e compliance nos fechamentos contábeis;
• Financeiro: integre e automatize processos, obtendo uma visão clara do desempenho financeiro para proteger ativos, melhorar a competitividade e lucrar mais;
• Faturamento: processe contratos e documentos de vendas com eficiência, acessando KPIs de vendas em tempo real para uma melhor tomada de decisões;
• Suprimentos: gerencie de forma simples e precisa todo o processo, desde a aquisição até a movimentação de materiais, otimizando as operações de estoque;
• Manufatura: coordene as operações de produção ajustando planos com base em informações em tempo real, otimizando a cadeia de suprimentos e a produção;
• Contratos e Serviços: agilize e centralize a gestão de contratos, fortalecendo a experiência dos clientes com a empresa, desde o planejamento até o faturamento.

Além disso, com a Certificação ISO 27001, garantimos os mais altos padrões de segurança internacional para os dados da sua empresa. Já nosso suporte possui taxa de satisfação de 95%, refletindo nosso compromisso com a excelência no atendimento ao cliente.

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