Gestão de Projetos: como um ERP ajuda a otimizar o gerenciamento de projetos em uma empresa

A gestão de projetos é uma prática essencial para a execução eficaz das iniciativas propostas por uma organização, otimizando a coordenação dos seus recursos, o controle de prazos e a garantia de qualidade nas entregas.

Contudo, a complexidade inerente a esse gerenciamento costuma ser desafiadora, ainda mais em empresas onde múltiplos projetos ocorrem simultaneamente. 

Centralizar informações, integrar tarefas e ter uma visão completa de todas as etapas é fundamental, do planejamento à execução e entrega. Um bom sistema ERP consegue atender essas demandas, pois oferece controle e integração das atividades, mesmo não sendo uma ferramenta específica de gestão de projetos. 

Além disso, o ERP mantém a consistência e precisão dos dados, reduzindo erros e garantindo que todos os envolvidos tenham acesso às mesmas informações atualizadas. 

Mas o que exatamente é a gestão de projetos? Quais benefícios um sistema ERP agrega a ela? Como escolher o software ideal? Explore os principais detalhes sobre o tema a seguir!

O que é gestão de projetos?

A gestão de projetos é uma disciplina que envolve a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas para a execução de atividades com o objetivo de atender aos requisitos específicos de um projeto. 

Um projeto, por definição, é um esforço temporário empreendido para criar um produto ou serviço. Isso os distingue das operações contínuas, que são repetitivas e permanentes nas empresas.

Portanto, os projetos têm um ciclo bem definido de começo, meio e fim. Sua realização é motivada por necessidades, que têm soluções propostas por meio de ideias e concretizadas com recursos intelectuais e materiais.

O sucesso de um projeto depende da capacidade de gerenciar todas essas etapas de forma eficiente.

Afinal, é possível garantir que os seus objetivos sejam alcançados dentro do prazo e do orçamento estabelecidos, ao mesmo tempo que se mantêm os padrões de qualidade esperados. 

A gestão de projetos também envolve o gerenciamento de riscos e prioridades, a comunicação eficaz com todas as partes interessadas e a resolução de problemas que possam surgir ao longo do caminho.

Dessa forma, a aplicação da gestão de projetos proporciona o aprimoramento de produtos e serviços, a otimização do tempo de execução, a mitigação de riscos, além de constância, desde a construção das ideias, até a finalização da execução.

Quais são os elementos de um projeto que devem ser monitorados?

Para ter uma gestão humanizada de projetos, é essencial acompanhar de forma contínua os aspectos mais críticos, garantindo que as ações se mantenham dentro do escopo, do prazo e do orçamento definidos. 

Monitorar esses elementos permite identificar e mitigar riscos, ajustar os planos conforme o necessário e assegurar a qualidade das entregas. Eles incluem:

• Escopo: trata-se de definir e controlar os limites do projeto, evitando a adição de requisitos não planejados que possam causar desvios;
• Cronograma: acompanhamento das tarefas e entregas para garantir que o projeto está evoluindo conforme o planejado e cumprindo os prazos;
• Orçamento: visa controlar os custos previstos e reais, utilizando relatórios financeiros para manter o projeto dentro do orçamento;
• Qualidade: para que as entregas atendam aos padrões especificados, é preciso fazer inspeções e auditorias de qualidade;
• Riscos: identificar, analisar e mitigar ameaças que possam impactar negativamente o projeto, mantendo um registro atualizado de riscos;
• Recursos: gerenciar a alocação eficiente de pessoas, equipamentos e materiais é fundamental para evitar a falta ou excesso de recursos;
• Comunicação: todas as partes interessadas devem se manter informadas sobre o progresso, mudanças, relatórios e questões gerais do projeto;
• Stakeholders: gerir as expectativas e preocupações das partes interessadas por meio de uma comunicação contínua evita conflitos;
• Integração: ferramentas integradas, como ERPs, permitem coordenar todos os aspectos do projeto para que trabalhem harmoniosamente. 

Como um ERP facilita o monitoramento de KPIs de projetos?

Como citamos, um bom ERP pode ser decisivo para otimizar a gestão de projetos. Mesmo que não sejam específicos para esse tipo de gerenciamento, seu uso unifica dados e processos de diferentes departamentos, facilitando a comunicação e a colaboração entre as equipes envolvidas em um projeto.

Nesse sentido, a centralização de dados é uma das principais vantagens que a tecnologia oferece, pois integra informações de diversas áreas e etapas em uma única plataforma. 

Isso proporciona uma visão holística do projeto e permite que os gestores acessem dados atualizados em tempo real sobre finanças, suprimentos, etapas de execução, contratos, RH e o que mais for necessário.

Com um ERP de qualidade, você também gera relatórios de forma automatizada, obtendo insights consistentes em menos tempo e com menores chances de erros humanos.

Esses relatórios permitem acompanhar o progresso do projeto e identificar rapidamente os aspectos que precisam da sua atenção.

O mesmo se aplica aos dashboards personalizáveis, que permitem monitorar KPIs de maneira intuitiva e acessível, sejam eles relacionados ao progresso do cronograma, desempenho financeiro, alocação de recursos, qualidade, etc.

A gestão de recursos também é facilitada, pois há total visibilidade sobre a disponibilidade e a utilização dos suprimentos, o que evita sobrecargas ou subutilização e aumenta a eficiência. 

Já no controle financeiro, o ERP rastreia todos os aspectos do orçamento do projeto, desde as despesas até as receitas e fluxos de caixa, garantindo uma visão clara da saúde financeira.

Até mesmo a gestão de riscos é favorecida, justamente pela capacidade de rastrear e analisar dados em tempo real. Com isso, é possível implementar estratégias de mitigação mais eficazes. 

Quais os benefícios do ERP na gestão de projetos

Além das vantagens citadas, sua empresa ainda pode obter uma série de outros benefícios ao contar com um bom ERP para apoiar a gestão de projetos e processos. Os principais são: 

Centralize todas as informações

Gerenciar as diversas informações simultâneas dos projetos é um desafio que sobrecarrega muitas empresas.

Como todos os dados sobre cronogramas, prazos, recursos e etapas ficam centralizados no ERP, o sistema permite uma gestão ágil e eficiente, eliminando a necessidade de consultas em diferentes fontes.

Integre processos e elimine gargalos

O ERP conecta diferentes departamentos e funções dentro da organização, garantindo que todas as atividades estejam alinhadas. 

Isso otimiza a coordenação entre as equipes, a eficiência operacional e o uso dos recursos. Com processos integrados, é também possível identificar e resolver problemas rapidamente, minimizando atrasos e custos adicionais.

Automatize as etapas e liberte tempo para o estratégico

Um bom ERP automatiza inúmeras tarefas repetitivas e manuais, como geração de relatórios, aprovações, lançamentos financeiros, entre outras.

Isso permite que a equipe fique em ações estratégicas e de maior valor, dedicando mais tempo às análises, à resolução de problemas e à tomada de decisões assertivas que impulsionam o sucesso do projeto.

Otimize a comunicação e a colaboração

O ERP melhora significativamente a comunicação e a colaboração entre as equipes. Afinal, suas ferramentas permitem compartilhar informações, atualizações, discussões e tomadas de decisão em tempo real, garantindo que todos estejam sempre na mesma página para alcançar os objetivos do projeto.

Melhore a tomada de decisões com base em dados precisos

Como citamos, o ERP fornece relatórios e análises detalhadas sobre o desempenho do projeto, permitindo acompanhar os KPIs em tempo real.

Assim, é possível identificar tendências, áreas de risco, oportunidades de melhoria e tomar decisões com base em dados sempre precisos e atualizados, otimizando o uso dos recursos e as chances de sucesso.

Reduza custos e aumente a rentabilidade dos projetos

O ERP contribui para a redução de custos em diversas frentes, e evita retrabalhos, desperdícios, atrasos e falhas de comunicação. 

Além disso, a otimização dos processos e a tomada de decisões mais assertivas proporcionam um aumento na rentabilidade dos projetos, maximizando o retorno sobre o investimento.

Conte com escalabilidade para atender ao seu crescimento

Por fim, o ERP é uma solução escalável que pode ser facilmente adaptada às necessidades de empresas de todos os portes e segmentos. 

Isso significa que o sistema pode crescer junto a organização, atendendo perfeitamente às demandas de novos projetos, equipes e volumes de dados sem perder a qualidade.

Como escolher o melhor ERP para auxiliar na gestão de projetos?

Escolher o ERP ideal garante o sucesso e a eficiência dos processos na sua empresa. Veja alguns pontos essenciais para considerar ao selecionar um bom sistema:

Avalie os recursos oferecidos

Certifique-se de que o ERP oferece as funcionalidades necessárias para gerenciar todas as etapas dos seus processos, já que isso impacta de forma direta na qualidade dos projetos realizados internamente.

Verifique a adequação aos requisitos dos projetos

O sistema deve ser capaz de lidar com a complexidade e o volume de dados das suas operações, além de ser flexível o suficiente para adaptar-se a diferentes metodologias de gestão e ser escalável conforme a empresa cresce.

Cheque a reputação do fornecedor

Investigue o histórico e a posição do fornecedor no mercado. Um fornecedor com boa reputação tem maiores chances de oferecer um produto estável e alinhado às suas demandas e expectativas.

Observe a experiência de outros clientes

Busque por depoimentos e avaliações para entender como o ERP funciona em contextos semelhantes ao seu. O feedback de outros usuários pode oferecer insights valiosos sobre a performance do sistema.

Preze pela segurança dos dados

Verifique as políticas de segurança do ERP, incluindo a conformidade com regulamentações de privacidade. A segurança robusta é fundamental para proteger informações sensíveis e garantir a continuidade dos projetos.

Prefira um sistema baseado em nuvem

ERPs baseados em nuvem oferecem acessibilidade remota, atualizações automáticas e escalabilidade flexível. Considere se essas vantagens são adequadas para as necessidades da sua empresa.

Avalie a qualidade do suporte

Verifique a qualidade do suporte oferecido, os tempos de resposta e a disponibilidade de recursos para auxiliar sua equipe quando necessário. Um suporte eficiente pode fazer a diferença na resolução rápida de problemas.

Sabia que o suporte da StarSoft tem um índice de satisfação de 95%? Isso é o reflexo dos esforços aplicados para atender os mais de 400 clientes que desfrutam de um ERP em nuvem completo com padrões internacionais de segurança ISO 27001.

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