Fechamento da folha de pagamento: como organizar a rotina anual do DP

O fim do ano traz uma pressão silenciosa ao Departamento Pessoal. Os prazos se acumulam, as regras se sobrepõem e a responsabilidade de fechar tudo corretamente recai sobre poucas mãos.

Entre cálculos de 13º salário, múltiplos eventos no eSocial e obrigações fiscais, o fechamento da folha de pagamento anual se torna um dos processos mais temidos, e com razão. Um erro nesse momento pode comprometer dados, gerar multas e afetar diretamente a confiança dos colaboradores.

Mas esse cenário não precisa ser de incerteza. Com organização, atenção às etapas e o apoio da tecnologia, é possível conduzir o processo com precisão e tranquilidade. Continue a leitura e veja como estruturar essa rotina com mais segurança.

O que não pode faltar no seu fechamento anual de folha de pagamento?

Além da rotina mensal, o encerramento do ano concentra etapas específicas que exigem atenção técnica e planejamento. Cada processo impacta diretamente obrigações acessórias e registros fiscais.

A seguir, veja os principais pontos que precisam estar no radar do DP para garantir um fechamento anual sem erros.

1.  Gestão do 13º salário 

O 13º salário deve ser pago em duas etapas, cada uma com regras e cálculos distintos. O controle sobre esse processo é essencial para garantir a conformidade fiscal e evitar ajustes posteriores.

A 1ª parcela deve ser paga até 30 de novembro. Nessa etapa, não há incidência de INSS ou IRRF. O valor corresponde a 50% da remuneração do colaborador, sem descontos.

Já a 2ª parcela, paga até 20 de dezembro, exige mais atenção. Nela incidem INSS, IRRF e pensão alimentícia, quando aplicável. O valor é ajustado com base nas médias de variáveis e nos descontos obrigatórios.

Além disso, o DP precisa lidar com os cálculos complexos, como a apuração das médias de horas extras, comissões e adicionais. Também é necessário calcular os avos proporcionais, considerando meses trabalhados no ano. 

2. Fechamento da folha de dezembro

A folha de dezembro deve ser processada normalmente, mesmo com o 13º salário em paralelo. As duas folhas são independentes e exigem tratamento separado no sistema e no eSocial.

Nessa competência, o DP precisa calcular salários, adicionais, descontos e encargos como em qualquer outro mês. Eventos de admissão, férias, afastamentos e rescisões devem ser considerados.

É comum haver confusão entre os arquivos e guias geradas. Por isso, atenção ao separar corretamente as competências e garantir que o processamento da folha mensal não seja afetado pelo 13º.

3. Fechamento do eSocial

O fechamento de dezembro no eSocial exige atenção redobrada por parte do DP. Isso porque o sistema requer dois envios distintos para concluir o período corretamente.

É necessário transmitir o evento S-1299 da competência 12/2025, referente à folha mensal. Em paralelo, deve ser enviado o S-1299 da competência 13, correspondente ao 13º salário.

Muitos erros ocorrem por confusão entre os eventos ou envio incorreto dos dados. Essa duplicidade de fechamento pode gerar inconsistências nos relatórios fiscais e impactar a geração da DCTFWeb.

4. Geração das guias (DCTFWeb e FGTS Digital)

O eSocial alimenta automaticamente as obrigações fiscais após o envio dos eventos de fechamento. É fundamental validar cada informação antes da transmissão das guias:

• DCTFWeb de dezembro: refere-se à folha mensal e gera o DARF do INSS e IRRF da competência 12/2025;
• DCTFWeb Anual: apura exclusivamente o INSS sobre o 13º salário, com vencimento em 20/01/2026;
• FGTS Digital: gera a GFD com base nas folhas de novembro, dezembro e 13º salário, consolidando os valores devidos do período.

A conferência dessas guias garante a conformidade dos recolhimentos e evita inconsistências nos registros fiscais.

5. A preparação para as obrigações anuais (o fim do ciclo)

O fechamento do ano não se encerra com o pagamento da folha ou o envio das guias. Ele serve como base para as entregas obrigatórias do início do ano seguinte.

A apuração correta de dezembro e do 13º salário impacta diretamente a geração dos documentos anuais:

• DIRF 2026 (ano-base 2025): será a última declaração a ser entregue e deve consolidar todos os valores de IRRF informados ao longo do ano;
• Comprovante de Rendimentos: obrigatório para todos os colaboradores, com base nas informações processadas durante o ano.

A qualidade desses dados depende da precisão no fechamento da folha e das transmissões realizadas no eSocial.

6. Ajuste das provisões contábeis

No encerramento do exercício, é essencial revisar os saldos contábeis relacionados a obrigações trabalhistas. As provisões precisam refletir corretamente os valores devidos aos colaboradores.

• Provisão de férias: deve considerar os saldos acumulados, abonos e férias vencidas ou programadas;
• Provisão de 13º salário: requer ajuste final após o pagamento da segunda parcela, eliminando eventuais distorções.

Esse processo garante integridade nas demonstrações financeiras e evita divergências entre a contabilidade e a área de pessoal.

O que pode acontecer com o fechamento anual de folha feito manualmente?

Mesmo com a complexidade das obrigações, muitos departamentos ainda dependem de planilhas manuais para fechar a folha. No ciclo anual, esse modelo representa um risco operacional real.

Um estudo publicado pela Phys.org aponta que 94% das planilhas usadas em ambientes corporativos contêm erros críticos. Quando aplicadas ao fechamento da folha, essas falhas podem comprometer cálculos, encargos e declarações legais.

Um erro simples na média de variáveis do 13º salário pode gerar uma informação incorreta no eSocial. Isso afeta a DCTFWeb Anual, distorce a guia do INSS, e contamina a DIRF com dados inconsistentes.

Ou seja, um único erro pode impactar quatro obrigações diferentes, aumentando o retrabalho, os riscos de autuação e a insegurança jurídica da empresa.

Como um software de folha de pagamento evita erros no fechamento da folha de pagamento?

A automação é o caminho mais seguro para lidar com as exigências do fechamento anual. Um sistema especializado elimina falhas operacionais, reduz o retrabalho e garante conformidade com a legislação.

Veja como um software de folha atua diretamente nos pontos críticos:

• Automatizando o cálculo complexo do 13º salário: calcula médias, aplica avos e realiza os descontos corretamente, sem depender de fórmulas manuais;
• Garantindo a consistência dos SPEDs: gera os eventos periódicos e de fechamento no eSocial com validação de regras e cruzamento de dados;
• Gerenciando as competências separadas: trata de forma independente as folhas de dezembro e do 13º, evitando erros de envio duplicado;
• Integrando com a contabilidade: realiza lançamentos automáticos, ajusta provisões e fecha o ano com dados consistentes entre DP e financeiro.

Para garantir um processo seguro de ponta a ponta, o People by StarSoft oferece uma solução completa em gestão de pessoas. Automatize o fechamento da folha, evite riscos e tenha controle total das entregas fiscais e trabalhistas.

Perguntas frequentes sobre o fechamento da folha

Algumas dúvidas se repetem todos os anos no momento de encerrar a folha de pagamento. Abaixo, estão respostas objetivas para as questões mais comuns enfrentadas pelo Departamento Pessoal no fechamento anual.

Como o 13º é informado no eSocial?

O 13º salário deve ser informado em uma competência própria, chamada Competência Anual (13). Após o pagamento da segunda parcela, o sistema exige o envio dos eventos S-1200 (remuneração) e S-1210 (pagamento), além do S-1299 para o fechamento.

O que é a DCTFWeb Anual e qual o prazo de entrega?

É a declaração gerada exclusivamente para o INSS do 13º salário. A base vem dos dados enviados na competência anual do eSocial. O prazo de entrega é 20 de janeiro de 2026, com geração automática do DARF pelo sistema da Receita Federal.

A DIRF acabou ou ainda preciso entregar em 2026?

A DIRF será extinta a partir do ano-base 2024, mas ainda é obrigatória em 2026 para as informações de 2025. Será a última entrega da declaração, consolidando os valores de IRRF retidos ao longo do ano.

Como ficam os afastados (licença-maternidade, INSS) no cálculo do 13º?

A legislação garante o 13º integral aos afastados. No caso de licença-maternidade, o valor é pago pela empresa e compensado no eSocial. Para afastamentos pelo INSS, o pagamento proporcional do 13º é de responsabilidade do órgão previdenciário.