Erros na EFD Contribuições: como evitar penalidades e garantir conformidade

Quantas inconsistências passam despercebidas até que a multa chegue? E quantas delas poderiam ser evitadas com ajustes simples no processo de escrituração? Os erros na EFD Contribuições continuam sendo um dos principais motivos de autuação fiscal, mesmo em empresas com estrutura organizada.

Essas falhas ocorrem, na maioria das vezes, por falta de visibilidade, desconhecimento de regras específicas ou excesso de controles manuais. Sem um processo padronizado e integrado, aumentam as chances de omissões, retrabalho e penalidades aplicadas pela Receita Federal.

Por isso, é muito importante compreender os pontos críticos da escrituração e adotar práticas preventivas. Este conteúdo mostra os erros mais recorrentes na EFD Contribuições e apresenta caminhos para evitá-los com o apoio de tecnologia e automação fiscal.

O que é EFD Contribuições?

A EFD Contribuições é um dos módulos do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e tem como finalidade registrar, de forma digital, as informações sobre PIS, Cofins e contribuição previdenciária sobre a receita bruta. 

O arquivo deve ser enviado mensalmente à Receita Federal e é obrigatório para empresas tributadas pelo lucro real, presumido ou arbitrado.

Para garantir a conformidade, a escrituração deve seguir o layout oficial e reunir documentos fiscais, apurações e demais informações exigidas pela Receita Federal.

Principais erros na EFD Contribuições e como evitá-los

Os erros EFD Contribuições mais comuns comprometem a qualidade do arquivo digital e aumentam o risco de autuações. Muitos deles se repetem por falhas operacionais ou desconhecimento das regras. 

A seguir, os pontos mais críticos e como preveni-los:

Não informar receitas financeiras

As receitas financeiras devem ser informadas no Registro F100, mesmo que não gerem direito a crédito. A omissão desses valores compromete a integridade do arquivo e pode resultar em penalidades por falta de informação.

Para evitar esse tipo de falha, é preciso mapear todas as receitas da empresa e garantir que o sistema registre corretamente essas operações no layout exigido.

Escrituração de documentos fiscais não geradores de crédito

Os documentos fiscais com códigos de situação tributária (CST) que não permitem o aproveitamento de crédito não devem ser escriturados. A inclusão desses registros causa inconsistências e distorce o resultado da apuração.

É necessário observar os códigos válidos para crédito, que estão entre 50 e 66. Códigos fora desse intervalo, como 70 a 75, 98 e 99, não devem ser informados na escrituração.

Informar base de cálculo e alíquota indevidamente

A base de cálculo e a alíquota devem ser preenchidas somente quando a operação estiver sujeita à apuração das contribuições. O uso indevido desses campos em documentos sem incidência tributária gera inconsistências e pode comprometer a validação do arquivo.

Uma forma de evitar o erro é parametrizar para condicionar o preenchimento conforme o CST aplicado, em alinhamento com o layout da EFD Contribuições.

Escrituração de notas fiscais canceladas

Notas fiscais canceladas não devem ser incluídas na EFD Contribuições. A presença desses documentos no arquivo compromete a integridade das informações e resulta em divergência na apuração.

O sistema deve ser configurado para desconsiderar automaticamente esse tipo de registro, conforme orientações do manual da obrigação.

Não informar valores retidos na fonte

Os valores retidos na fonte precisam ser registrados no Registro F600. A ausência desses dados afeta o controle dos créditos, prejudicando a apuração correta das contribuições.

É importante garantir que o sistema capture essas informações durante a escrituração e relacione os valores ao documento fiscal correspondente.

Escrituração incorreta de créditos acumulados 

O controle de créditos acumulados exige escrituração precisa nos registros 1100 e 1500. Erros na EFD Contribuições relacionados a esses créditos ocorrem com frequência quando há lançamento consolidado ou fora do período de apuração.

A forma correta é registrar os créditos mês a mês, conforme a movimentação real. O não cumprimento dessa regra gera inconsistência nos saldos e dificulta o aproveitamento futuro.

Entregar EFD Contribuições sem movimento indevidamente

A entrega da EFD Contribuições é dispensada nos meses em que não houver fatos geradores, salvo no mês de dezembro, quando a transmissão é obrigatória mesmo sem movimentação.

É fundamental identificar corretamente os períodos com ausência de atividade para evitar envios desnecessários ou omissões indevidas. Isso assegura o cumprimento das obrigações conforme as regras da Receita Federal.

Não detalhar receitas ou créditos por estabelecimento

O Registro 0140 organiza as informações por estabelecimento. Quando esse detalhamento não é realizado, as informações ficam agrupadas de forma inadequada, dificultando a análise das apurações.

Cada filial ou unidade operacional deve ter suas receitas e créditos registrados separadamente. Essa separação assegura clareza nos dados e alinhamento com as exigências do layout da EFD Contribuições.

Escrituração incorreta de receitas de aluguel

As receitas de aluguel precisam constar no Registro F100. Caso sejam omitidas ou lançadas fora do campo previsto, o total das receitas da empresa ficará incorreto no arquivo.

É necessário identificar corretamente esse tipo de operação e classificá-la conforme a natureza da receita. O registro adequado contribui para manter a consistência do conteúdo entregue.

Quais as consequências dos erros na EFD Contribuições?

As falhas na escrituração impactam diretamente o cumprimento das obrigações fiscais e geram efeitos relevantes para a empresa.

De acordo com pesquisa acadêmica da Universidade Federal do Maranhão, realizada em  2020, as inconsistências na EFD Contribuições estão entre os principais fatores de autuação por parte da Receita Federal.

Entre as consequências mais comuns, destacam-se:

• Multas automáticas aplicadas conforme o tipo e a gravidade da infração;
• Autuações fiscais, que demandam tempo da equipe e exigem retificações no arquivo;
• Retrabalho operacional, especialmente em casos de arquivos rejeitados ou com pendências;
• Risco à reputação, com impactos na credibilidade da empresa perante órgãos e parceiros;
• Prejuízo financeiro, devido ao acúmulo de sanções e correções fora do prazo.

Esses impactos reforçam a necessidade de atenção contínua à qualidade da escrituração e ao correto cumprimento das exigências fiscais.

Como manter a conformidade na EFD Contribuições?

A melhor forma de evitar erros na EFD Contribuições é adotar soluções que automatizam e validam a escrituração. A tecnologia reduz falhas manuais, padroniza lançamentos e assegura o alinhamento com o layout exigido pela Receita Federal.

Com um sistema fiscal integrado, a empresa ganha em controle, agilidade e precisão. Entre os recursos que fazem a diferença no dia a dia estão:

• Validação automática das informações antes do envio;
• Regras fiscais aplicadas conforme o CST e o tipo de operação;
• Organização por estabelecimento no Registro 0140;
• Atualização constante com base na legislação vigente.

O ERP da StarSoft, por exemplo, reúne todas essas funcionalidades em uma plataforma única. A solução executa a apuração fiscal com base nas normas atuais, aplica validações em tempo real, gera o arquivo no layout exigido e assegura o detalhamento por unidade.

Assim, a entrega da EFD Contribuições se torna mais precisa, confiável e em conformidade com as obrigações fiscais.

Conheça o ERP da StarSoft e veja como simplificar a conformidade fiscal.

Perguntas frequentes sobre EFD Contribuições

Algumas dúvidas são recorrentes quando o assunto é a EFD Contribuições. Abaixo, estão as mais comuns para auxiliar na correta aplicação da obrigação e evitar inconsistências no envio das informações fiscais.

Quem está obrigado a entregar a EFD Contribuições?

A entrega é obrigatória para pessoas jurídicas tributadas pelo lucro real, presumido ou arbitrado, inclusive as imunes e isentas que apuram PIS e Cofins com base na receita. A regra também se aplica a entidades que recolhem a contribuição previdenciária sobre a receita bruta.

Quais tributos são informados na EFD Contribuições?

A obrigação inclui dados relacionados ao PIS, à Cofins e à contribuição previdenciária sobre a receita bruta. As informações devem ser apresentadas conforme os critérios de apuração e regime tributário da empresa.

Com que frequência a EFD Contribuições deve ser enviada?

A escrituração deve ser transmitida mensalmente, até o 10º dia útil do segundo mês subsequente ao de referência. O envio é realizado por meio do programa validador disponibilizado pela Receita Federal.

Evite erros na entrega da EFD Contribuições e garanta a conformidade fiscal da sua empresa. Conheça as soluções da StarSoft que automatizam e validam sua escrituração, proporcionando segurança e eficiência.