Controle de férias: Diga adeus às planilhas e confira um jeito 100% digital de organizar a escala

O controle de férias é um direito garantido pelo artigo 7 da Constituição cujas regras estão detalhadas na CLT e no Decreto-Lei n°1.535/1977.

As normas garantem às empresas a possibilidade de planejar os períodos de férias das equipes, a fim de evitar sobrecargas e falta de mão de obra nas operações. 

Devido à base legal robusta que envolve esse processo, as organizações precisam realizar um gerenciamento meticuloso, tanto para fugir de erros que prejudicam suas atividades quanto para assegurar que os colaboradores usufruam de seu descanso de forma alinhada às leis trabalhistas. 

Esse tipo de controle precisa ser efetivo e estratégico, por isso, recorrer somente às planilhas manuais não é a melhor ideia.

Quem resolve esse desafio com precisão são as tecnologias digitais. 

Neste texto, apresentaremos para você 5 motivos para adotar esses recursos. Como complemento, indicaremos uma plataforma digital de alta qualidade, preparada para otimizar esses processos tão importantes.

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Erros que o DP não deve cometer no controle de férias

Quando falamos em controle de férias, o Departamento Pessoal deve ter atenção total para que erros não sejam cometidos, uma vez que suas consequências são capazes de trazer problemas para a empresa e também aos colaboradores. 

A seguir, apontamos os deslizes mais comuns que precisam ser evitados pela sua equipe.

Não conformidade com as regras legais

A CLT estabelece normas específicas sobre o período concessivo, o direito a férias, o pagamento e outras questões relacionadas. A falta de conhecimento sobre essas regras pode levar a erros na concessão das férias, resultando em passivos trabalhistas e multas para a empresa.

Além disso, quando o DP desconhece aspectos importantes relacionados às férias, isso pode levar a cálculos incorretos de remuneração, como o não pagamento do terço constitucional (adicional de férias). O resultado são prejuízos financeiros para os funcionários e também para a empresa.

Uso de planilhas manuais

Embora o Excel seja uma ferramenta poderosa e amplamente utilizada para várias finalidades, o uso de planilhas para controlar férias pode se tornar um erro por diversos motivos. Entre eles, podemos destacar:

• Falta de automação: controlar férias em planilhas requer a inserção manual de informações, o que pode ser suscetível a erros humanos, como digitação incorreta de datas, cálculos errados e falta de atualização;
• Complexidade diante do aumento do número de colaboradores: à medida que a empresa cresce e o número de funcionários aumenta, o controle de férias por meio de planilhas pode se tornar muito complexo, dificultando a gestão e aumentando a probabilidade de erros.

Atrasos no agendamento

As férias precisam ser agendadas dentro do período concessivo, sempre considerando o período aquisitivo do trabalhador. Caso haja atrasos no agendamento, a organização pode enfrentar consequências como novos passivos trabalhistas e insatisfação dos funcionários. 

Não respeitar o período mínimo de aviso

A legislação trabalhista determina que o empregador deve comunicar ao trabalhador sobre suas férias com, pelo menos, 30 dias de antecedência. O não cumprimento da regra gera multas e indenizações.

Além disso, as férias devem ser registradas de modo adequado no sistema de controle de ponto ou em outros registros eletrônicos, para fins de controle e comprovação.

Desrespeitar o fracionamento mínimo

O fracionamento das férias em até três períodos é permitido por lei – desde que um deles tenha, no mínimo, 14 dias consecutivos. Os responsáveis pelas escalas precisam ficar atentos para que a regra seja seguida corretamente.

A legislação estabelece também que o trabalhador tem direito a usufruir das férias dentro do período concessivo. O não cumprimento do prazo também é capaz de gerar passivos trabalhistas.

Conceder férias durante o período de estabilidade

Se o colaborador possui estabilidade no emprego – como gestantes ou trabalhadores afastados por doença ou acidente de trabalho – é importante que as férias não sejam concedidas durante este período. 

Caso haja descumprimento da regra, a empresa pode ser penalizada com anulação das férias aplicadas e eventual reintegração.

Não atualizar a legislação vigente

O DP deve estar sempre atualizado em relação à legislação trabalhista e previdenciária para assegurar que as férias sejam concedidas de acordo com as normas vigentes. 

É fundamental também que o setor forneça informações claras aos funcionários sobre o procedimento para solicitar e usufruir das férias, evitando mal-entendidos e conflitos.

Falta de planejamento

Caso o Departamento Pessoal não realize um planejamento detalhado do calendário de férias, surge o risco de que muitos colaboradores estejam ausentes ao mesmo tempo, o que prejudica a performance da empresa e suas metas. 

Além disso, muitas ausências podem resultar em sobrecarga de trabalho para quem está na ativa. Isso também é um grande risco para a organização, que pode enfrentar afastamentos por motivos de saúde e queda na qualidade do clima organizacional.

5 benefícios de usar um sistema de controle de férias online

O sistema de gestão que controla as férias dos colaboradores é uma das ferramentas que fazem parte da transformação digital e do conceito DP digital. 

Sendo assim, é uma aplicação repleta de funcionalidades que se adequam às necessidades dos Departamentos Pessoais modernos. A seguir, apontamos as principais vantagens em utilizar esse tipo de tecnologia.

1. Automatização de cálculos de férias

Com um sistema online, todo o processo de solicitação, aprovação e registro de férias é automatizado, o que reduz a necessidade de tarefas manuais e agiliza o fluxo de trabalho. 

Os funcionários podem fazer suas solicitações de férias por meio da plataforma, e os gestores podem aprovar ou propor novas datas para as requisições com apenas alguns cliques.

2. Informações confiáveis

Os sistemas online possuem protocolos de segurança robustos para proteger as informações dos funcionários. 

São adotados recursos como criptografia de dados, backups regulares e métodos de proteção contra acessos não autorizados – o que garante a integridade e confidencialidade das informações.

Além do reforço na segurança digital, uma plataforma de controle de férias online mantém um histórico completo das férias concedidas aos funcionários.

A função simplifica a vida de gestores e equipes de RH no momento de consultar os registros anteriores e reduz as chances de criação de duplicidade de férias ou outros conflitos.  

3. Cumprimento das leis trabalhistas

Os sistemas de controle de férias são projetados para seguir as normas trabalhistas e previdenciárias vigentes. 

Seu algoritmo assegura que as regras estabelecidas pela legislação sejam cumpridas, dessa forma, tarefas como o controle dos períodos aquisitivo e concessivo, gestão do fracionamento mínimo e pagamento do terço constitucional se tornam muito mais simples e à prova de erros. 

4. Maior visibilidade e autonomia 

Com um sistema online, os colaboradores têm fácil acesso às informações sobre suas férias. Todos podem consultar seu saldo de dias, solicitar períodos de descanso e acompanhar o status das solicitações de forma rápida e autônoma. 

Desse modo, a empresa oferece transparência ao mesmo tempo em que agiliza todo o processo.

O resultado dessa transformação é a melhoria na satisfação dos colaboradores e a simplificação da rotina dos gestores, uma vez que eles podem planejar melhor as saídas de férias.

5. Transparência nas relações de trabalho

Com o uso de um sistema online, as regras de concessão de férias são aplicadas de forma padronizada para todos os colaboradores, evitando qualquer percepção de favorecimentos ou tratamento injusto. 

A padronização contribui para a construção de um ambiente de trabalho mais equitativo e transparente, fator que gera impactos diretos na motivação das equipes.

Por que usar o Ponto Digital da StarSoft?

Para que o DP tenha a mais alta eficiência no controle de férias dos funcionários, é importante implementar o ponto digital da plataforma People by StarSoft. Por meio dessa tecnologia, o registro de ponto pode ser realizado pelo aplicativo ou computador – tanto de forma online como offline.

O acesso multiplataforma oferece praticidade e otimização no registro das informações. Além disso, o sistema de gestão da StarSoft é alinhado com as legislações trabalhistas e a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). 

Sendo assim, o DP fica despreocupado quanto aos prazos e normas vigentes que precisam ser seguidas.

Com muita facilidade, os colaboradores conseguem anexar documento de justificativa, solicitar ajustes ou férias. 

Sem falar que os dados ficam armazenados de forma segura, uma vez que a plataforma registra o ponto por reconhecimento facial. Sem dúvidas, o People by StarSoft é um software parceiro do DP e do RH.

Gostou de conhecer essa tecnologia? Quer otimizar o controle de férias e de ponto? Então, acesse agora mesmo o nosso site e conheça todas as funcionalidades do People by StarSoft.

Seja bem-vindo à era digital da gestão de pessoas.