Obrigações acessórias: conheça as mais importantes e saiba como cumpri-las

Manter os tributos em dia não é o bastante para evitar problemas com o Fisco. Muitas empresas ainda enfrentam riscos por falhas nas obrigações acessórias, que envolvem o envio correto de informações fiscais exigidas por lei.

Afinal, o que são essas obrigações e por que elas impactam tanto a operação? Elas são a base para que o Fisco comprove se os tributos foram apurados e declarados corretamente.

Mesmo sem resultar em desembolso imediato, essas entregas exigem consistência nos dados e cumprimento rigoroso dos prazos. Qualquer erro ou omissão pode gerar autuações automáticas e comprometer a operação.

Se há insegurança nesse processo, vale entender como essas exigências funcionam e o que pode ser feito para evitar riscos desnecessários. Continue a leitura e descubra como organizar as obrigações acessórias de forma eficiente, segura e em total conformidade.

O que são obrigações acessórias​?

Obrigações acessórias são exigências legais que determinam o registro, a organização e o envio de informações fiscais e contábeis aos órgãos de fiscalização. Elas não envolvem o pagamento direto de tributos, mas são fundamentais para comprovar o cumprimento das obrigações principais.

No sistema tributário, existem dois tipos de obrigação: principal e acessória. Ambas são obrigatórias e se complementam na rotina fiscal das empresas.

• Obrigação principal: refere-se ao pagamento dos tributos devidos, como ICMS, IRPJ, PIS e outros impostos. O não pagamento acarreta penalidades financeiras e jurídicas.
• Obrigação acessória: envolve a escrituração, a geração e o envio de documentos fiscais e contábeis que comprovam a regularidade da apuração e do pagamento dos tributos.

Cumprir a obrigação principal sem atender às acessórias coloca a empresa em situação de risco. O Fisco exige o pagamento dos tributos e, com igual rigor, a comprovação formal de que os dados foram apurados corretamente.

Nesse contexto, a escrituração contábil e fiscal assume um papel central. Quando bem estruturada, garante a integridade dos dados enviados, reduz inconsistências e facilita o cruzamento de informações entre sistemas. 

Por que as obrigações acessórias são importantes?

Sem o cumprimento das obrigações acessórias, não há como comprovar a regularidade fiscal da empresa. Essas exigências funcionam como um canal de validação para o Fisco, permitindo o cruzamento de dados e o acompanhamento das operações com base nas informações enviadas.

Quando há falhas no envio ou na consistência dos dados fiscais, aumentam as chances de penalidades. Entre os impactos mais comuns estão multas automáticas, fiscalizações recorrentes e notificações que comprometem a operação e afetam a credibilidade da empresa.

Manter esses processos sob controle também gera benefícios internos. A organização das informações fiscais melhora a rastreabilidade das movimentações, facilita auditorias e reforça os controles que sustentam uma gestão segura e alinhada à legislação.

Principais obrigações acessórias por regime tributário

Cada regime tributário define um conjunto de obrigações acessórias específicas. Conhecer essas diferenças é essencial para evitar erros no envio de declarações e manter a conformidade com o Fisco.

Para facilitar a compreensão, veja como essas exigências se organizam em cada regime.

Simples Nacional

Empresas enquadradas no Simples Nacional contam com um regime simplificado, mas ainda precisam atender a diversas exigências fiscais. Entre as principais obrigações estão:

• PGDAS-D: declaração mensal para apuração dos tributos do Simples Nacional;
• DEFIS: declaração anual com informações econômicas e fiscais da empresa;
• GFIP/SEFIP: envio das informações previdenciárias e do FGTS;
• Emissão de NF-e: registro eletrônico das operações de venda de produtos e serviços;
• eSocial: cumprimento das obrigações trabalhistas, previdenciárias e de segurança do trabalho.

Lucro Presumido

Nesse regime, as exigências são mais amplas em comparação ao Simples Nacional. Entre as obrigações mais comuns estão:

• DCTF: declaração mensal de débitos e créditos tributários federais;
• EFD-Contribuições: envio das contribuições de PIS e Cofins;
• SPED Fiscal (EFD ICMS/IPI): escrituração digital de operações relativas a ICMS e IPI;
• GIA: guia de informação e apuração do ICMS, conforme a exigência estadual;
• DIRF: declaração do imposto de renda retido na fonte;
• ECD: escrituração contábil digital, substituindo livros contábeis em papel;
• ECF: escrituração contábil fiscal, que substituiu a antiga DIPJ.

Lucro Real

O Lucro Real é o regime mais complexo e, por isso, concentra o maior número de obrigações acessórias. Além de todas as exigências previstas no Lucro Presumido, ele inclui declarações adicionais, como:

• Bloco K: controle da produção e do estoque, parte da escrituração digital;
• LAC: livro de apuração de créditos do ICMS;
• Lalur (E-Lalur): livro de apuração do Lucro Real, fundamental para cálculo do IRPJ e CSLL.

O cumprimento de cada uma dessas obrigações varia conforme o porte da empresa, sua atividade e a legislação aplicável ao nível federal, estadual e municipal.

Prazos e calendário fiscal

O cumprimento das obrigações acessórias depende da observação precisa de prazos legais. As exigências variam conforme o regime tributário, como Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real, e envolvem entregas mensais, trimestrais e anuais.

Um exemplo é a DCTFWeb, que deve ser transmitida até o último dia útil do mês seguinte ao da ocorrência dos fatos geradores, conforme Instrução Normativa RFB n.º 2.237/2024.

Já a EFD-Contribuições precisa ser entregue até o 10º dia útil do segundo mês subsequente ao período de referência. Como os prazos passam por atualizações frequentes, o acompanhamento constante é indispensável.

Manter um calendário fiscal estruturado é a forma mais eficiente de reduzir riscos. Ele organiza todas as entregas obrigatórias em um único planejamento, reforça o controle interno e traz mais previsibilidade ao fluxo de informações.

Para conferir todos os prazos e se organizar com segurança, acesse o artigo completo sobre o Calendário Fiscal 2025.

Como cumprir corretamente as obrigações acessórias?

A conformidade fiscal depende de processos organizados e da adoção de boas práticas. Alguns pontos são fundamentais para reduzir riscos e garantir segurança nas entregas:

• Organização dos documentos e integração de dados: centralizar notas fiscais, relatórios contábeis e informações financeiras em um único ambiente reduz retrabalho e evita divergências entre setores;
• Uso correto de CFOP, NCM e CST: classificar operações com os códigos fiscais adequados assegura consistência nos arquivos e evita inconsistências durante o cruzamento de informações pelo Fisco;
• ERP fiscal atualizado e validado: contar com sistemas que acompanhem as mudanças legais aumenta a precisão das entregas. Soluções como o ERP da StarSoft permitem maior controle e segurança no envio das declarações;
• Automação dos processos: importar XMLs automaticamente, conciliar dados e realizar cruzamentos reduz falhas humanas e aumenta a confiabilidade dos relatórios;
• Validação e envio dentro dos prazos: revisar os arquivos antes da transmissão garante consistência, diminui riscos de rejeição e evita multas por atraso;
• Monitoramento do calendário fiscal e geração dos arquivos SPED: manter prazos organizados em um calendário estruturado assegura regularidade e previsibilidade na rotina fiscal.

Com esses cuidados, a empresa fortalece o controle tributário, otimiza a rotina fiscal e garante conformidade contínua com a legislação.

Perguntas frequentes sobre obrigações acessórias

Mesmo com uma visão clara sobre a importância das obrigações acessórias, ainda surgem dúvidas práticas no dia a dia das empresas. Para apoiar gestores e profissionais da área fiscal, reunimos respostas para as questões mais comuns relacionadas ao tema.

Quais obrigações acessórias minha empresa deve cumprir?

As exigências variam de acordo com o regime tributário adotado. Empresas do Simples Nacional possuem um conjunto reduzido de declarações, enquanto Lucro Presumido e Lucro Real exigem maior número de entregas e controles adicionais. 

Além disso, podem existir obrigações específicas em nível municipal e estadual. Por isso, o acompanhamento de um calendário fiscal e de um sistema atualizado é indispensável.

O que acontece se atrasar o envio?

Atrasos ou falhas no envio das obrigações acessórias geram penalidades automáticas. As multas variam conforme a obrigação, podendo comprometer diretamente o fluxo de caixa. Além disso, inconsistências nas declarações aumentam o risco de fiscalizações e bloqueios que afetam a operação da empresa.

Posso automatizar as obrigações com ERP?

Sim. O uso de um ERP fiscal permite centralizar informações, automatizar o envio de arquivos e reduzir falhas humanas. Recursos como importação automática de XMLs, cruzamento de dados e monitoramento de prazos oferecem maior segurança no cumprimento das obrigações acessórias.

O ERP da StarSoft, com módulo fiscal completo, garante controle total das obrigações acessórias. A plataforma automatiza processos, reduz riscos de inconsistências e assegura conformidade contínua com a legislação tributária.