Prazo de entrega da ECF 2025: tudo o que você precisa saber

O prazo de entrega da ECF 2025 se aproxima e traz consigo exigências técnicas que afetam diretamente a regularidade fiscal e financeira das empresas. Um simples erro na apuração pode resultar em penalidades severas, comprometendo o cumprimento de outras obrigações acessórias.

Mesmo sendo uma obrigação anual, a Escrituração Contábil Fiscal exige preparo contínuo, atenção aos detalhes e domínio sobre mudanças no leiaute e regras da Receita Federal. 

Com a digitalização dos processos fiscais, empresas precisam ser precisas, ágeis e integradas. Confira a seguir como estruturar essa entrega com eficiência e de que forma um ERP pode garantir mais controle e segurança no processo.

Qual é o prazo de entrega da ECF 2025?

A Escrituração Contábil Fiscal deve ser transmitida até o dia 31 de julho de 2025, último dia útil do mês, respeitando o limite de horário até as 23h59min59s, no horário de Brasília.

A entrega ocorre exclusivamente por meio do Programa Validador e Assinador (PVA ECF), ferramenta oficial disponibilizada pela Receita Federal.

Para finalizar o processo, é obrigatório o uso de certificados digitais válidos do responsável legal da empresa e do profissional contábil. Com a validação concluída, o sistema gera o recibo que comprova o cumprimento da obrigação no ambiente do SPED.

Como entregar a ECF?

Atender ao prazo de entrega do ECF exige atenção ao processo de transmissão e à consistência dos dados informados. O envio ocorre por meio de sistema oficial da Receita Federal e requer o uso de certificado digital válido.

1. Instale o Programa Validador e Assinador (PVA ECF) no computador a partir do site oficial do SPED;
2. Preencha manualmente os dados exigidos ou importe as informações diretamente do sistema contábil da empresa;
3. Realize a validação do arquivo dentro do próprio PVA para verificar eventuais erros, omissões ou inconsistências;
4. Assine digitalmente o arquivo com os certificados do responsável legal e do contador;
5. Transmita o arquivo validado para a Receita Federal e aguarde a emissão do recibo de entrega.

Quem é obrigado a entregar a ECF?

A entrega da ECF é obrigatória para todas as pessoas jurídicas tributadas pelo lucro real, presumido ou arbitrado, inclusive aquelas classificadas como imunes ou isentas.

A exigência também se estende às Sociedades em Conta de Participação (SCP), que devem transmitir a escrituração de forma individualizada, utilizando o CNPJ da sócia ostensiva e de cada SCP envolvida.

Estão dispensados da entrega:

• Microempreendedores Individuais (MEIs);
• Empresas optantes pelo Simples Nacional, exceto se tiverem recebido aportes de capital conforme os artigos 61-A a 61-D da Lei Complementar n.º 123/2006;
• Entidades imunes e isentas com receita anual igual ou inferior a R$ 4.800.000;
• Pessoas jurídicas inativas durante todo o ano-calendário, sem qualquer movimentação contábil, financeira ou patrimonial.

No caso de empresas tributadas pelo lucro presumido, a obrigação se mantém mesmo quando optam pelo livro caixa, desde que tenham distribuído lucros ou dividendos acima da base de cálculo do IRPJ, sem retenção de imposto na fonte.

As regras estão descritas na Instrução Normativa RFB n.º 2.004/2021, no Manual da ECF e em normas complementares. Situações como fusão, cisão, incorporação ou extinção exigem atenção, pois alteram o prazo e a estrutura da entrega conforme a data do evento.

Riscos e consequências de não entregar no prazo

Perder o prazo de entrega da ECF pode gerar penalidades severas para a empresa. A Receita Federal aplica multas proporcionais ao porte e ao regime tributário da organização, variando conforme a gravidade da infração.

Entre as sanções previstas estão:

• Multa de 0,25% sobre a receita bruta por mês-calendário ou fração de atraso, limitada a 10% do total;
• Multa de 5% sobre o valor da operação, no caso de omissão ou incorreção de informações;
• Impedimentos na emissão de certidões negativas de débito e dificuldades para participar de processos de crédito, licitações e regularizações fiscais.

Além do impacto financeiro, o descumprimento da obrigação pode comprometer a confiabilidade da empresa perante o Fisco e outros órgãos de controle. 

A ausência da ECF também acaba afetando o cruzamento de dados com a ECD e gerar inconsistências em outras obrigações acessórias.

Como um ERP pode ajudar na entrega da ECF?

Para atender o prazo de entrega da ECF de forma efetiva, é necessário controle, precisão e integração entre áreas. A adoção de um ERP contribui para centralizar dados e automatizar processos, garantindo mais agilidade e conformidade.

A seguir, veja como essa tecnologia contribui em cada etapa da obrigação.

Integração entre contábil, fiscal e financeiro

O ERP centraliza as informações contábeis, fiscais e financeiras em uma base única, eliminando divergências entre áreas e falhas de comunicação. Essa integração garante consistência nos lançamentos, alinhamento entre obrigações acessórias e mais eficiência na apuração dos tributos.

Geração automatizada do arquivo ECF no layout exigido

Com base nos dados registrados no sistema, o ERP gera o arquivo da ECF no leiaute oficial exigido pela Receita Federal. O preenchimento é automático, cobrindo todos os blocos e registros obrigatórios, conforme o regime tributário da empresa.

Validação interna de dados antes do envio

A plataforma executa validações prévias que identificam inconsistências, campos incompletos ou valores fora do padrão. Isso permite correções antes da importação no PVA ECF, reduzindo riscos de erro, retrabalho ou rejeição pela Receita Federal.

Redução de retrabalho e erros humanos

A automação de processos e o controle de versões no ERP diminuem interferências manuais e aumentam a confiabilidade dos dados. Isso minimiza riscos operacionais, acelera a preparação do arquivo e aumenta a segurança nas entregas fiscais.

Com funcionalidades completas e automatização em alto nível, o ERP StarSoft reúne todos esses recursos e garante precisão, conformidade e suporte técnico especializado em todo o processo de entrega da ECF.

Perguntas frequentes sobre ECF

Mesmo conhecendo o prazo de entrega da ECF, alguns pontos ainda geram dúvidas entre empresas e profissionais contábeis. Para ajudar, respondemos as principais questões sobre o tema, confira:

A ECF substitui quais obrigações anteriores?

A ECF substituiu a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ). Desde sua implantação, concentra as informações fiscais e contábeis necessárias para apuração do IRPJ e da CSLL, em formato digital e estruturado.

A ECF exige escrituração contábil completa?

Sim. A empresa deve manter escrituração contábil regular, com registros precisos e atualizados. Nos casos em que a ECD é obrigatória, a ECF utiliza os saldos e contas informadas na escrituração contábil digital como base para o preenchimento dos dados fiscais.

Como a ECF deve ser transmitida?

A entrega é feita por meio do Programa Validador e Assinador (PVA ECF). O arquivo deve ser validado e assinado digitalmente pelo responsável legal e pelo contador, ambos com certificados digitais válidos. Após o envio, o sistema gera o recibo oficial de entrega.

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