Metodologias de gestão de projetos: como selecionar a mais adequada para sua equipe?

Você já se perguntou por que alguns projetos empresariais fluem bem e são finalizados com sucesso enquanto outros desperdiçam tempo, recursos e sequer atingem os resultados esperados? A resposta pode estar nas metodologias de gestão de projetos!

Afinal, são esses métodos que fornecem estrutura, organização e clareza para o conjunto de ações propostas. Eles definem etapas, prazos, responsabilidades e ferramentas para a equipe trabalhar de forma eficiente.

Contudo, atualmente há uma infinidade de metodologias disponíveis e nem sempre é fácil escolher a abordagem certa para a sua empresa.

Para te ajudar a fazer essa escolha e ser bem-sucedido nas suas iniciativas organizacionais, criamos este artigo para apresentar as principais metodologias de gestão de projetos e os critérios para selecionar a mais adequada. Confira. 

Principais metodologias de gestão de projetos

As metodologias de gestão de projetos podem agregar uma série de benefícios para a sua empresa e colaboradores, por exemplo:

• Mais controle e previsibilidade sobre as ações desenvolvidas;
• Melhor comunicação e colaboração entre a equipe;
• Aumento de eficiência e produtividade;
• Redução de riscos e incerteza;
• Maior qualidade e satisfação do cliente.

Entretanto, para que essas vantagens sejam possíveis, seu time deve aderir à metodologia mais alinhada ao perfil e estrutura de trabalho. Conheça as alternativas que hoje são mais usadas no mercado, suas principais indicações e particularidades: 

Agile

Gestão de projetos e metodologias ágeis são conceitos cada vez mais relacionados. Inclusive, Agile não é um método propriamente dito, mas sim um princípio de gerenciamento. 

Pode ser considerada ágil toda abordagem que rápida, eficaz, colaborativa, iterativa, flexível, baseada em dados e marcada por testes contínuos. Além disso, trata-se de um modelo com processos pouco rígidos e mais focados em indivíduos.

Essas são características comuns a uma série de metodologias, como o Scrum, Kanban e o Scrumban, por exemplo, que apresentaremos adiante.

Praticamente toda equipe pode utilizar modelos Agile. Afinal, os princípios que o norteiam são abrangentes e adaptáveis a diferentes cenários. Nesse sentido, o foco principal é determinar qual método ágil mais se adequa ao time. 

Waterfall

Ao contrário das metodologias de gestão de projetos ágeis, o modelo Waterfall é mais tradicional e possui um escopo bem definido. 

Seus processos são mais detalhados, engessados e pouco abertos a mudanças e adaptações. Além disso, suas fases são sequenciais, ou seja, cada nova etapa só pode ser iniciada quando a anterior estiver concluída.

Enquanto o Agile gira em torno de indivíduos, iterações e testes, o modelo em cascata parte de um planejamento feito antes da execução, com todas as fases aprovadas uma só vez.

Dessa maneira, ele é indicado apenas quando todos os requisitos, prazos e recursos do projeto já estão bem definidos. Além disso, sua aplicação pode ser ideal para equipes maiores, por conta da presença de etapas claras, fixas e interdependentes. 

Scrum

De volta no campo das metodologias ágeis em gestão de projetos, temos o modelo Scrum, que foi inicialmente criado para o setor de desenvolvimento de software, mas que ganhou um amplo espaço em todo o mercado.

Esse método é centrado em ciclos curtos, chamados de sprints. Eles têm duração de uma a duas semanas, que dividem o projeto em entregas incrementais. 

Diferente do Waterfall, as tarefas não são dependentes. Assim, há mais flexibilidade e adaptabilidade. Outro destaque é a presença do Scrum Master, um facilitador que lidera reuniões diárias, demonstrações, sprints e retrospectivas para garantir o progresso das ações. 

Sua aplicação é ideal para equipes ágeis, sejam elas grandes ou menores, que precisam promover uma entrega contínua e focada nas necessidades do cliente.

Kanban

Kanban é uma metodologia visual que organiza projetos por meio de quadros, facilitando a visualização do fluxo de trabalho e do progresso do projeto. 

Usado por equipes ágeis, ele agrega clareza às etapas, reduz gargalos e oferece flexibilidade na gestão de tarefas. Sua adaptabilidade permite que equipes o utilizem de maneiras diversas, mantendo o foco nas tarefas-chave e simplificando o modelo geral do projeto. 

Inclusive, o Kanban normalmente está presente em softwares de gerenciamento de projetos, em quadros que podem ser movidos para sinalizar o cumprimento de um trabalho.

Indicado para times de todos os tamanhos, principalmente para aqueles que trabalham de forma remota, o Kanban proporciona uma orientação visual clara, auxiliando os profissionais a manterem-se alinhados independente da localização.

Scrumban

Como o nome sugere, o Scrumban é inspirado nas metodologias de gestão de projetos Scrum e Kanban, reunindo o melhor de cada modelo.

O formato possui ciclos de sprints e reuniões frequentes semelhantes às do Scrum. Ao mesmo tempo, permite que as tarefas sejam inseridas individualmente no planejamento, assim como nos quadros do Kanban.

Essas características ajudam a manter a simplicidade e flexibilidade no planejamento, priorizar a conclusão das ações mais importantes e aprimorar a colaboração do time.

Portanto, o Scrumban é uma excelente escolha para as equipes que precisam atuar com mais adaptabilidade, colaboração e melhorias em tempo real, como no Scrum, mas que também priorizam projetos objetivos e visualmente simples, como no Kanban. 

Como escolher a metodologia ideal para a sua equipe?

Como você pôde ver, as diferentes metodologias de gestão de projetos têm características próprias que visam contemplar demandas específicas. Assim, para determinar o método ideal para a sua equipe, é importante considerar aspectos como:

Sua área de atuação

A área de atuação da sua empresa influencia diretamente na escolha da metodologia de gestão de projetos mais adequada. 

Por exemplo, se você trabalha em uma área de tecnologia, pode ser mais propenso a escolher metodologias ágeis como Scrum ou Kanban devido à necessidade de flexibilidade e adaptabilidade às mudanças frequentes no mercado de tecnologia.

Os objetivos do projeto

Os objetivos específicos do seu projeto também devem ser considerados. Se o objetivo é entregar um produto ou serviço de forma rápida e iterativa, as metodologias ágeis podem ser mais adequadas. 

Em contrapartida, se o objetivo é seguir um plano detalhado e bem definido desde o início, o modelo Waterfall pode ser mais apropriado.

A complexidade das ações

A complexidade do escopo de ações também ajuda a determinar as metodologias de gerenciamento de projetos a serem escolhidas. 

Projetos com ações complexas podem se beneficiar de metodologias que permitem uma abordagem mais flexível e iterativa, como o Scrum ou o Scrumban. Por outro lado, projetos com ações mais simples e bem definidas podem se adequar melhor ao modelo Waterfall.

O tamanho da sua empresa

Como nas demais variáveis, o tamanho da sua empresa também pode influenciar na escolha da metodologia. 

Organizações maiores podem se beneficiar de metodologias mais estruturadas e formais, como o Waterfall. Enquanto isso, negócios menores podem preferir abordagens mais ágeis e flexíveis, como o Scrum ou Kanban.

A especialização do time

Por fim, a especialização e a experiência da equipe também devem ser consideradas na implementação das metodologias de gestão de projetos. 

Por exemplo, equipes mais experientes e autônomas podem se adaptar melhor a métodos ágeis. Da mesma forma, equipes menos experientes podem preferir abordagens mais estruturadas e orientadas a processos, como o Waterfall.

Passos para a implementação

Após avaliar os aspectos que apresentamos logo acima, é hora de iniciar o processo de implementação. Confira alguns passos a serem considerados ao aderir um formato de metodologias de gestão de projetos: 

1. Avalie as necessidades do projeto: comece analisando os requisitos e objetivos específicos do seu projeto. Considere a natureza do trabalho, os prazos envolvidos, os recursos disponíveis, riscos e as expectativas dos stakeholders;
2. Conscientize a equipe: comunique claramente os objetivos da adoção da metodologia e envolva toda a equipe no processo de seleção e implementação. Certifique-se de que todos compreendam os benefícios da nova abordagem e estejam dispostos a adotá-la;
3. Escolha a metodologia mais adequada: com base na análise realizada anteriormente, selecione a metodologia de gestão de projetos que melhor atenda às necessidades do seu projeto e equipe;
4. Realize treinamentos: se necessário, forneça treinamentos e capacitações para a equipe sobre os princípios e práticas da nova metodologia. Garanta que todos estejam familiarizados com os conceitos e ferramentas necessários para uma implementação bem-sucedida;
5. Adapte e ajuste: esteja preparado para fazer ajustes e adaptações ao longo do processo de implementação. Avalie continuamente o desempenho da equipe e faça as mudanças necessárias para otimizar o processo;
6. Monitore e avalie o progresso: estabeleça métricas para acompanhar o progresso do projeto e avaliar a eficácia da metodologia implementada. Utilize feedbacks e lições aprendidas para realizar melhorias contínuas;

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