Entenda a criação de um fluxograma de aprovação de compras
Como chegamos ao ponto de aprovação de compras? Para decidir uma aquisição de materiais, é necessário que todas as etapas sejam bem estruturadas e compreendidas. Por isso existe uma ferramenta chamada Fluxograma.
Neste caso, iremos explicar como funciona um fluxograma de aprovação de compras, levando em consideração o uso de um sistema de gestão empresarial.
Em que consiste um fluxograma?
O fluxograma é um processo caracterizado por representações visuais dos processos. Quando falamos da técnica voltada às compras e aprovações, a ferramenta tem um forte papel de mapear e modular todo o caminho que a compra percorre até a aprovação e disponibilização.
Além disso, envolve etapas do cotidiano, como: rotina de solicitações, controle de cotações, seleção de fornecedores e gestão das negociações.
Desenvolver essa tarefa a partir de um fluxo e controle de um sistema ajuda a gerenciar todo o processo e obter melhores resultados.
Essa metodologia também está sendo aderida por outros setores, pois simplifica muitas tarefas, já que se baseiam em símbolos e conectores, que simplificam seu uso. Existem alguns modelos que muitos especialistas utilizam:
Fluxograma funcional: serve para delegar etapas dos processos.
Diagrama de blocos: está relacionada ao nível de detalhes que o profissional vai desenhar. Por isso utiliza retângulos, círculos e setas, de maneira que represente a ordem das atividades.
Fluxograma padrão ANSI: oferece uma representação gráfica que sinaliza as etapas necessárias e proporciona uma visão detalhada das tarefas, inclusive sobre passos sequenciais.
Vemos como haver um fluxograma de compras faz com que o processo seja ágil e mais simples, principalmente porque é um trabalho que, algumas vezes, leva um bom tempo até ser concluído.
Vantagens do fluxograma de aprovação de compras de uma empresa
Por permitir um melhor entendimento do panorama, o fluxograma consegue auxiliar na padronização das tarefas e permitir o acompanhamento das atividades.
Dessa forma, quando há o desenvolvimento do fluxo de aprovação na área de compras, as demandas de aquisição ficam mais fáceis de serem entendidas.
Portanto, o setor de compra se beneficia e muito da metodologia, principalmente em relação à melhoria da rotina de trabalho e fluxo de atividades. Abaixo, veja outras vantagens:
- Agilidade e rapidez;
- Redução de custos;
- Rastreabilidade;
- Maior poder de barganha;
- Transparência;
- Definição de responsáveis e responsabilidades.
Leia também: Por que investir em um sistema de aprovação de compras?
Como montar um fluxograma de aprovação de compras?
Antes de automatizar o fluxo de compra e todo o processo que vai seguir um fluxograma, é importante montar esse esquema, conforme as necessidades da empresa, para que ele seja o mais adequado possível. Veja!
Defina uma equipe para o mapeamento do processo de compras
O primeiro passo é selecionar profissionais capacitados para realizar o mapeamento das atividades. Aqui, somente os colaboradores que trabalham diretamente nas compras irão ser nomeados, pois eles poderão esclarecer como estão os procedimentos na realidade.
Identifique as dores
Qualidade dos produtos, tempo de processamento, burocracia em excesso e falta de padrão são os problemas mais comuns, que afetam bastante os negócios.
Identificar essas dores é uma das principais tarefas em busca de criar um fluxograma de aprovação de compras e obter sucesso das ações. Vale dizer que a constatação dessas fragilidades guia a equipe pelo mapeamento.
Não esqueça de avaliar suas estratégias. Alguns exemplos são: definição de prazo para entregas; exigir níveis alto desproporcionais; redução de custos sem base; mudanças constantes dos processos.
Sugestão de leitura: Relatório financeiro: o que é e como é realizado
Avalie e desenhe a situação atual
Aqui, os especialistas costumam chamar essa fase de “as is”, em português “como é”. Isso significa avaliar como estão os processos no momento e como a empresa os conduz.
Consequentemente, ocorre a elucidação da situação exata de como está e de como é! Mas, atente-se, pois é uma etapa que pode sofrer erros por falta de noção e medo de desenhar os métodos como eles realmente são.
Analise as fragilidades e os problemas
Com as informações e desenho em mãos, chegou o momento de analisar os problemas que estão fragilizam os processos de aprovação de compras. Nesse momento é fundamental ser crítico e pontual.
Essa é uma etapa importante porque novamente a equipe fará o primeiro desenho das tarefas, o “as is” e, assim, eliminar atividades desnecessárias do processo. Todas as questões problemáticas devem estar pontuadas no desenho de maneira clara.
Faça! desenvolva o fluxograma de compras ideal
Esta última fase está marcada pela ação! Ou seja, aqui iremos fazer o segundo desenho dos processos baseado nas mudanças necessárias para que haja melhores resultados. Vale ressaltar que para executar a etapa é necessário que:
- A equipe já está formada;
- Questões críticas já foram identificadas;
- Há uma análise da situação;
- Sabe quais são os problemas que precisam ser resolvidos.
Dessa forma, temos todas as informações necessárias para desenvolver o fluxograma adequado, conforme as necessidades da empresa!
Ah, recomendamos que esse percurso tenha o mínimo de burocracia possível, principalmente porque a ideia do fluxograma é simplificar o entendimento das demandas, reduzir ruídos e melhorar o ciclo de aprovação de compras.
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