Planejamento de compras com automação: como funciona?
Chegou 2023 e com este ciclo surgem novas perspectivas de aumento de resultados. Para que esses objetivos se cumpram, as empresas reúnem sua equipe para criar um planejamento de compras.
No entanto, conforme os anos passam, as organizações precisam buscar meios para tornar seu planejamento mais eficaz. A automação de processos se tornou uma dessas ferramentas que fazem com que as estratégias tragam resultados diferentes e melhores.
Para a área de compras, os softwares de automatização de tarefas são peças fundamentais para dinamizar o planejamento e aplicação das estratégias.
Então, para compreender melhor a relação entre planejamento de compras e automação de processos, criamos este artigo com as principais informações sobre o assunto.
Leia o material completo e compartilhe com sua equipe!
Como realizar o plano de compras?
Uma das ideias principais do planejamento de compras é prever quais deverão ser realizadas ao longo do ano. Por isso, é importante se concentrar em reunir informações importantes, principalmente internas.
Comece pelo monitoramento de seus itens e processos. Analise a quantidade de itens armazenados no estoque, que vai ser um dos indicadores para traçar estratégias de compras.
Além disso, para elaborar um plano eficiente, gestores e profissionais devem considerar o inventário atual, dados sobre vendas e pedidos, e quantidade de bens, consumíveis e serviços comprados ao longo do ano.
Encerramos o tópico com uma prática muito comum e que nunca vai deixar de ser utilizada: a negociação. Pois bem, o planejamento de compras também está associado ao gerenciamento dos fornecedores, de modo que ano a ano, a gestão consiga melhorar as condições, principalmente quando há uma longa relação.
Por que praticar o planejamento de compras com automação?
A empresa que já utiliza a automatização de processos de compras já estará acostumada a utilizar a tecnologia para diversas estratégias e modelos de planejamento.
Mas, se a sua empresa ainda está começando a investir em automatização de processos, há algumas maneiras de implementar as ferramentas de automação no planejamento de compras e, posteriormente, nas compras em si.
Vale citar que, além de tornar a empresa mais competitiva, aderir a tecnologia ao planejamento faz parte também das ações de melhoria contínua de uma gestão estratégica. Veja alguns benefícios de automatizar tarefas no setor de compras:
- Menos repetição e mais ganho de tempo para os demais planejamentos;
- Maior produtividade e melhor negociações;
- Fácil acesso a documentos, dados de clientes para faturamento e informações de pós-vendas;
- Padronização de serviços, produtos e qualidade;
- Melhor análise de desempenho e noção de resultados;
- Emissão de relatórios com informações relevantes;
- Reduz de custos extras.
Como iniciar o planejamento de compras com automação?
A princípio, recomendamos que você e sua equipe tracem um fluxograma do processo de compras, para começar a planejar a implementação de ferramentas de automatização.
Esse mapeamento serve para controlar e gerenciar os processos com clareza. Assim, é possível identificar onde e como a automatização será mais eficiente. Agora veja outras etapas;
Utilize um ERP no processo
O ERP é um sistema de gestão empresarial que funciona por meio de módulos que atendem a inúmeras áreas das empresas, inclusive a de compras.
Então, com a ferramenta de “suprimentos”, a empresa consegue realizar algumas ações com funcionalidade bem importantes:
- Cotação de preços automática;
- Cálculos de previsão de novas compras; gestão financeira e outros.
- Gestão de pedidos;
- Integração com setor de estoque, suprimentos, além da facilidade de integração com outras áreas da empresa.
Tenha um modelo operacional
Para começar a planejar com auxílio da ferramenta, é fundamental que a equipe tenha um modelo operacional muito bem estruturado, pois garante o sucesso para processos de compras automatizados e fluidos.
Mantenha os dados atualizados no sistema
Manter os dados atualizados é primordial. Com a automatização, o compartilhamento e atualização das informações de fornecedores, clientes e parceiros acontece de maneira ágil e segura.
Uma gestão de compras estratégica está sempre voltando aos históricos de compras e aos relatórios financeiros anteriores, para saber como e onde investir na próxima vez.
Estipule um orçamento para cada setor
Com as informações organizadas, relatórios de cada setor e integração entre eles é mais fácil estabelecer um orçamento para cada área da empresa.
Assim, gestores e equipe podem ter um panorama de gastos fixos e variáveis de cada setor, a fim de montar um orçamento com mais clareza e assertividade.
Vale dizer que com ajuda do financeiro é possível criar estratégias de redução de custos e minimizar gatos extras ou desnecessários.
Defina a periodicidade para as compras e registre no ERP
Todos os itens que são adquiridos pelas empresas precisam estar cadastrados no ERP, pois isso gera controle e acompanhamento real das compras.
Com essa base, unindo aos relatórios de estoque, a equipe de planejamento de compras vai estabelecer períodos para aquisição dos itens. Feito isso, é imprescindível que essas definições sejam cadastradas no sistema, até mesmo para automatizar alguns orçamentos.
Nesse ponto, os líderes devem avaliar qual a melhor periodicidade e estabelecer as melhores datas e quantidades, que também serão registradas no ERP.
StarSoft Applications no planejamento de compras
Como falamos, o ERP é uma excelente ferramenta para dinamizar o planejamento de compras e fazer com que as estratégias sejam de fatos cumpridas.
O StarSoft Applications é um sistema de gestão empresarial que contém mais de 10 módulos disponíveis, incluindo: gestão financeira, suprimentos, vendas e distribuição e outras ferramentas que complementam a área de compras.
Para conhecer o ERP da StarSoft, entre em nosso site e veja todas as funcionalidades disponíveis.
