Gestão de projetos: como gerenciar riscos e incertezas
A gestão de projetos é uma atividade essencial para o sucesso de qualquer empresa, independentemente do seu porte ou setor de atuação.
Contudo, sua implementação pode ser desafiadora, especialmente em setores complexos, como contabilidade e finanças.
Isso porque, essas áreas costumam envolver uma grande quantidade de dados, regras e processos. Além disso, esses projetos estão sujeitos a uma série de riscos, como mudanças na legislação, alterações nas condições econômicas ou mesmo erros humanos.
Felizmente, ao conhecer os impactos e as etapas da gestão de projetos, é possível otimizá-las utilizando as ferramentas certas.
Que saber como gerenciar riscos e incertezas na gestão de projetos e de que forma a tecnologia contribui para esta demanda tão estratégica?
Continue a leitura e entenda mais sobre este tema a seguir!
Benefícios da gestão de projetos para as empresas
A gestão de projetos engloba todas as técnicas e práticas necessárias para planejar, executar, acompanhar e controlar os projetos de uma empresa.
Ou seja, ela envolve desde a criação e detalhamento do escopo do projeto, até a organização dos recursos envolvidos, a elaboração do cronograma, monitoramento de riscos, registro de custos, análise de resultados, e assim por diante.
Independentemente das etapas envolvidas, o objetivo é garantir que o projeto seja conduzido da melhor forma possível e obtenha sucesso.
O foco é manter as ações dentro do prazo e orçamento previstos, organizar cada tarefa de acordo com o cronograma, alinhar os recursos e a execução aos objetivos e requisitos do projeto, bem como criar estratégias para otimizar todo o ciclo.
Portanto, a gestão de projetos é uma forma de estruturar e coordenar melhor as ações da empresa, aumentando suas chances de obter resultados certeiros e positivos.
Isso gera uma série de benefícios, tais como:
- Otimização de tempo e dinheiro;
- Resultados mais previsíveis e assertivos;
- Maior controle sobre os processos;
- Ganho de clareza e engajamento junto à equipe;
- Tomada de decisões mais ágil e otimizada;
- Minimização de riscos;
- Aumento da qualidade.
Entendendo o ciclo de vida de um projeto
Ciente sobre o que é gestão de projetos e sua importância, saiba que sua implementação é baseada em 5 etapas básicas:
- Iniciação;
- Planejamento;
- Execução;
- Monitoramento;
- Encerramento.
Entenda as particularidades de cada uma a seguir:
Iniciação
Como o nome sugere, a primeira etapa é aquela que dá início ao projeto. Trata-se do momento em que suas possibilidades são avaliadas e seus requisitos são definidos. Aqui, é necessário direcionar as ações e responder “o que?”, “como?”, “por que?” e “quando?” tudo será feito.
A iniciação deve resultar em um Termo de Abertura do Projeto. Nele, constam seus objetivos, gerentes (ou responsáveis), prazos, recursos e viabilidade.
Planejamento
Já o planejamento visa detalhar tudo o que será realizado. Essa etapa irá gerar a Estrutura Analítica do Projeto.
O objetivo é elaborar um plano específico para cada área de gerenciamento, definindo atividades, prazos e os responsáveis.
Esse é o momento de detalhar o escopo do projeto, cronograma, custos, equipe, recursos, riscos, equipe, qualidade, comunicação, aquisições, partes interessadas, etc.
Execução
Por sua vez, a execução corresponde à conclusão das entregas definidas no planejamento do projeto. Ou seja, trata-se da fase em que as ideias são colocadas em ação, a fim de alcançar os objetivos definidos.
Além da execução das tarefas, isso envolve a alocação correta da equipe, a atualização do andamento das ações, além de eventuais ajustes, atualizações e replanejamento.
Monitoramento
Durante a execução, também é essencial ater-se à etapa de monitoramento. Afinal, ela visa acompanhar frequentemente as atividades propostas, evitando desvios em relação ao planejamento e garantindo a eficiência da execução em prol dos resultados pretendidos.
Na gestão de projetos, monitorar envolve o acompanhamento de prazos, do status de cada atividade e do andamento dos processos.
Encerramento
Por fim, é indispensável revisar todas as informações para assegurar que nada foi negligenciado durante a execução dos processos. Além disso, vale a pena analisar os acertos, erros, pontos fortes e fracos do projeto, obtendo insights para ações futuras.
Para isso, registre as entregas finais, sua revisão e as lições aprendidas no Termo de Encerramento do Projeto.
ERP e gestão de projetos: qual a relação?
A relação entre ERP e gestão de projetos é íntima e pode ser muito benéfica para a sua empresa. Os dois conceitos se complementam e potencializam os resultados uns dos outros.
Os ERPs são ferramentas que consolidam processos operacionais e dados em uma plataforma unificada.
Já a gestão de projetos, como você pôde ver anteriormente, serve para orientar a execução eficaz de iniciativas específicas. Assim, a relação entre ambos está na sinergia.
Nesse sentido, os ERPs dão uma visão abrangente da empresa, alimentando dados essenciais para a gestão de projetos, que, por sua vez, usa essas informações para coordenar atividades, otimizar recursos e alcançar objetivos estratégicos.
Os diferentes projetos que compõem uma empresa costumam envolver a participação de diversas áreas. Ao alinhar um ERP à gestão de projetos, você garante coordenação e padronização entre todos os setores, obtendo um controle mais completo e assertivo.
Por exemplo, imagine que você precisa adquirir suprimentos específicos para determinado projeto. Depois que a demanda é analisada, o setor financeiro é acionado para iniciar o processo de compra.
Nesse caso, o gerente do projeto pode ter conhecimentos limitados sobre o andamento da aquisição junto aos fornecedores. Da mesma forma, a área financeira pode saber pouco sobre a aplicação e real necessidade dos suprimentos em questão.
Isso pode gerar dificuldades, desalinhamento, problemas de comunicação e erros ao longo do processo. Já com o ERP, os gerentes e o financeiro passam a ter acesso integral e simplificado a todas as informações que precisam, tornando a aquisição mais simples e assertiva.
Nesse e em outros casos, essa tecnologia é a chave para otimizar a gestão de projetos, tornando-a mais clara, integrada, fluída e capaz de gerar melhores resultados.
Por que implementar um ERP para projetos?
Por mais que a gestão de projetos não seja o foco do ERP, ele pode ajudar a sua empresa a gerenciar seus projetos de forma mais eficiente, produtiva e eficaz.
Com ele, você pode automatizar tarefas, integrar processos e centralizar informações. Isso facilita o trabalho das equipes e libera tempo para atividades mais estratégicas e focadas nos objetivos dos projetos.
Além disso, o ERP fortalece a inteligência analítica do seu negócio. Afinal, ele fornece dados em tempo real sobre as operações, permitindo acompanhar o progresso de cada projeto, bem como seus custos, prazos e entregas.
Isso não só facilita a identificação de problemas e a tomada de decisões mais assertivas, como também ajuda a reduzir falhas, desperdícios e a otimizar a alocação de recursos.
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