Descontos na folha de pagamento: o que são e como calcular?

Tudo sobre descontos na folha de pagamento: tipos, cálculo e limites

Erros nos descontos na folha de pagamento podem gerar passivos trabalhistas, insatisfação de colaboradores e perda de credibilidade no RH. Aplicar os abatimentos de forma incorreta compromete a legislação e expõe a operação a riscos financeiros.

Para evitar esses impactos, é necessário conhecer as deduções obrigatórias, previstas em lei, e as facultativas, vinculadas a benefícios corporativos. Executar esse processo com precisão assegura regularidade fiscal, transparência na gestão e segurança jurídica.

Neste artigo, serão apresentadas as principais deduções, as regras que exigem atenção e as práticas recomendadas para realizar os cálculos corretamente.

O que são os descontos na folha de pagamento?

Os descontos na folha de pagamento são valores subtraídos do salário bruto do colaborador antes do pagamento final. Eles podem ser obrigatórios, determinados por lei, ou facultativos, vinculados a benefícios ou acordos individuais.

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e a legislação previdenciária e tributária estabelecem as principais regras para os descontos obrigatórios, como INSS e IRRF. Além disso, há deduções impostas por determinação judicial, como a pensão alimentícia.

Já os descontos facultativos são acordados entre a empresa e o colaborador. Isso inclui benefícios como vale-transporte, plano de saúde, vale-refeição e contribuições sindicais. No entanto, esses abatimentos só podem ocorrer se houver autorização formal do trabalhador, conforme previsto no artigo 462 da CLT.

Entender essas regras é essencial para evitar inconsistências na folha de pagamento e garantir que todos os descontos sejam aplicados corretamente.

Confira os descontos obrigatórios na folha de pagamento

Os descontos obrigatórios são definidos por lei e aplicados automaticamente sobre a remuneração dos colaboradores. Eles incluem contribuições para a Previdência Social, tributos e encargos trabalhistas. Confira abaixo os principais:

INSS

A contribuição ao INSS garante benefícios como aposentadoria, auxílio-doença, licença-maternidade e pensão por morte. Esse desconto é aplicado sobre a remuneração do colaborador e segue uma tabela de alíquotas progressivas conforme o salário:

Veja a versão atualizada da tabela do INSS para 2025, de acordo com o site do governo:

Salário base de contribuição	Alíquota progressiva	Parcela a deduzir
até 1.518,00	7,5%	-
de 1.518,01 até 2.793,88	9%	R$ 22,77
de 2.793,89 até 4.190,83	12%	R$ 106,60
de 4.190,84 até 8.157,41	14%	R$ 190,42

IRRF

O IRRF é um desconto obrigatório aplicado pela Receita Federal sobre o salário do colaborador. A cobrança segue uma tabela progressiva, ou seja, quanto maior a remuneração, maior a alíquota aplicada. 

O cálculo do IRRF considera a base de cálculo após o desconto do INSS e outras deduções permitidas, como dependentes, pensão alimentícia e contribuições para previdência complementar. 

A tabela vigente é a seguinte:

Faixas do IR	Base de cálculo	Alíquota	Parcela a deduzir
Faixa 1	até R$ 2.259,20	-	-
Faixa 2	de R$ 2.259,21 até R$ 2.826,65	7,5%	R$ 169,44
Faixa 3	de R$ 2.826,66 até R$ 3.751,05	15%	R$ 381,44
Faixa 4	de R$ 3.751,06 até R$ 4.664,68	22,5%	R$ 662,77
Faixa 5	acima de R$ 4.664,68	27,5%	R$ 896,00

FGTS

O FGTS é um encargo social obrigatório, mas não é descontado diretamente do salário do colaborador. O empregador deve depositar mensalmente 8% da remuneração bruta do funcionário em uma conta vinculada na Caixa Econômica Federal.

O saldo pode ser sacado em casos como demissão sem justa causa, aposentadoria ou compra de imóvel. Para jovens aprendizes, a alíquota de depósito é reduzida para 2%.

6 descontos na folha de pagamento que não são obrigatórios

Além dos descontos exigidos por lei, a empresa pode aplicar descontos facultativos na folha de pagamento, desde que haja acordo prévio com o colaborador. Esses abatimentos geralmente estão ligados a benefícios oferecidos pelo empregador. Confira os principais:

Vale-transporte

A legislação trabalhista prevê o fornecimento de vale-transporte para deslocamento ao trabalho, mas sua concessão implica um desconto opcional de até 6% do salário-base do colaborador. Se o custo real do transporte for inferior a esse percentual, a empresa deve descontar o menor valor.

Caso a organização ofereça transporte gratuito aos colaboradores, o benefício não deve ser concedido, conforme os artigos 9 e 10 do Decreto n.º 95.247/87.

Plano de saúde/odontológico

A empresa pode oferecer plano de saúde ou odontológico como benefício, sendo possível repassar parte do custo ao colaborador por meio de desconto em folha. Esse desconto deve ser autorizado previamente e pode seguir dois modelos:

• Coparticipação: o colaborador paga um percentual sobre o uso dos serviços médicos ou odontológicos;
• Mensalidade fixa: um valor fixo é descontado independentemente da utilização.

O empregador não é obrigado a oferecer esses benefícios, mas, caso o faça, deve garantir transparência na aplicação dos descontos e formalizar as condições no contrato de trabalho ou política interna.

Contribuição sindical

Desde a Reforma Trabalhista de 2017 (Lei n.º 13.467/2017), a contribuição sindical deixou de ser obrigatória. O desconto só pode ser realizado se o colaborador autorizar formalmente, por escrito ou por meio eletrônico, conforme estabelecido no artigo 579 da CLT.

O valor costuma ser equivalente a um dia de trabalho por ano e é destinado à manutenção dos sindicatos. O pagamento é feito no mês de março para empregados regidos pela CLT, mas para outras categorias, como autônomos e empregadores, os prazos podem variar.

Faltas e atrasos

A empresa pode aplicar descontos proporcionais ao período de ausência em casos de faltas não justificadas. O mesmo se aplica a atrasos que ultrapassem o limite legal de tolerância.

O artigo 58 da CLT estabelece que atrasos de até 10 minutos diários não podem ser descontados. No entanto, se esse limite for excedido ou o colaborador faltar sem justificativa, a empresa pode deduzir o valor correspondente da remuneração.

Caso haja apresentação de justificativa formal, como atestado médico ou outras razões previstas no artigo 473 da CLT, o desconto não deve ser aplicado.

Adiantamentos salariais

O adiantamento salarial permite que o colaborador receba uma parte de seu salário antes do fechamento da folha. O percentual mais comum é de até 40% do salário do mês vigente, mas esse valor pode variar conforme convenções coletivas ou política da empresa.

A concessão do adiantamento não é obrigatória, salvo quando prevista em acordo coletivo. Caso ofereça esse benefício, as condições devem ser claras e informadas previamente ao colaborador.

Vale-refeição

O vale-refeição é um benefício concedido por algumas empresas para auxiliar os colaboradores nos custos com alimentação durante o expediente. Ele não é obrigatório, mas quando oferecido, pode ter um percentual do valor descontado na folha de pagamento.

Se a empresa for cadastrada no Programa de Alimentação do Trabalhador (PAT), pode obter incentivos fiscais. 

Com as mudanças da Portaria MTE n.º 1.707/2024, novas regras foram implementadas, como a proibição de descontos abusivos por administradoras de benefícios e a previsão de portabilidade de saldo entre diferentes operadoras a partir de 2025.

O vale-refeição não tem caráter salarial, ou seja, não pode ser incorporado à remuneração nem ser usado como base para cálculo de INSS ou FGTS, conforme entendimento do Tribunal Superior do Trabalho (TST).

Como calcular desconto em folha de pagamento?

Conforme explicamos até aqui, com exceção dos descontos legais do INSS e IRRF, todas as deduções facultativas que incidem sobre o salário de um colaborador devem ser previamente acordadas e autorizadas pelo profissional.

Para aplicar esses abatimentos, basta subtraí-los da remuneração bruta do trabalhador, seguindo as alíquotas atualizadas. 

Vamos exemplificar com base em um colaborador que recebe salário de R$ 4.000. Além disso, ele utiliza o vale-transporte e solicitou um adiantamento salarial de 10%. O cálculo dos descontos para o mês seguinte ficaria assim:

1. Cálculo do INSS (conforme tabela de 2025)
   • R$ 113,85 (7,5%) + R$ 114,83 (9%) + R$ 144,74 (12%)
   • Desconto INSS: R$ 373,41
2. Cálculo do IRRF (conforme tabela de 2025)
   • Valor de base R$ 3.626,59 após dedução INSS
   • R$ 42,56 (7,5%) + 119,99 (15%)
   • Desconto IRRF: R$ 162,55
3. Outros descontos facultativos
   • Vale-transporte: 6% sobre R$ 4.000 = R$ 240
   • Adiantamento salarial: 10% sobre R$ 4.000 = R$ 400
4. Total de descontos
   • R$ 373,41 + R$ 162,55 + R$ 240 + R$ 400
   • R$ 1.175,96

Portanto, após os descontos, o colaborador receberia R$ 2.824,04 no mês, considerando que não houve faltas ou outros abatimentos. É fundamental garantir que todos os descontos respeitem o limite legal, conforme veremos no próximo tópico.

Qual limite de desconto em folha?

Todos os descontos em folha de pagamento devem respeitar o limite máximo de 70% da remuneração. Isso significa que o colaborador deve receber pelo menos 30% do salário líquido após as deduções.

Voltando ao exemplo que citamos do profissional que recebe R$ 4.000, essa regra faz com que ele nunca seja remunerado com menos de R$ 1.200 após as deduções, mesmo que a soma dos abatimentos ultrapasse esse valor.

O controle adequado desses descontos evita falhas na folha de pagamento e assegura conformidade com a legislação. Um sistema automatizado, como o People by StarSoft, contribui para um processo mais seguro e eficiente, reduzindo riscos e garantindo cálculos precisos.

Perguntas frequentes sobre desconto em folha de pagamento

O cálculo da folha de pagamento envolve diversas regras e pode gerar dúvidas tanto para empregadores quanto para colaboradores. Algumas situações exigem atenção especial para evitar erros e garantir que os descontos sejam aplicados corretamente.

A seguir, confira respostas para as dúvidas mais comuns sobre o tema.

Posso descontar salário de funcionário que causou dano ao patrimônio da empresa?

O desconto só pode ocorrer se houver previsão expressa no contrato de trabalho, em acordo coletivo ou se for comprovado que o dano foi causado por dolo ou culpa grave do colaborador. O artigo 462 da CLT estabelece que, sem esses critérios, não é possível realizar a dedução diretamente na folha de pagamento.

Gastos com uniforme devem ser inseridos como desconto?

Se o uso do uniforme for exigido pela empresa, os custos devem ser arcados pelo empregador. Entretanto, caso o colaborador danifique ou perca a peça por descuido, o valor poderá ser descontado se houver previsão contratual ou acordo formal assinado pelo funcionário.

O que significa DSR na folha de pagamento? Existe desconto para descanso remunerado?

DSR significa Descanso Semanal Remunerado, e trata-se de um direito garantido pelo artigo 7º da Constituição Federal. O colaborador que cumpre sua jornada integralmente recebe esse pagamento sem descontos. No entanto, se houver faltas injustificadas, a empresa pode realizar abatimentos no DSR, conforme o artigo 6º da Lei n.º 605/49.

Pensão alimentícia pode ser descontada na folha?

Sim, o desconto da pensão alimentícia pode ser realizado diretamente na folha de pagamento, desde que haja decisão judicial determinando essa retenção. O valor descontado depende do percentual definido pelo juiz e deve respeitar o limite máximo de 50% do salário líquido do colaborador, conforme o artigo 529 do Código de Processo Civil.

Como cancelar um desconto em folha?

O cancelamento de um desconto varia conforme o tipo de dedução aplicada. Se houver um desconto indevido, o colaborador deve solicitar a revisão ao setor de RH, apresentando justificativa e, se necessário, documentos que comprovem o erro.

Para descontos facultativos, como plano de saúde ou vale-refeição, o cancelamento depende das regras do benefício. Em geral, o colaborador precisa formalizar um pedido por escrito e seguir os prazos estabelecidos pela empresa ou pela administradora do serviço.

Manter a folha de pagamento em conformidade com a legislação evita penalidades e garante maior segurança para a empresa e os colaboradores. Além disso, o correto envio da folha ao eSocial é fundamental para garantir transparência e evitar problemas fiscais.

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