7 estratégias para otimizar os processos fiscais na sua empresa

O sucesso de uma empresa está ligado a diversos fatores. Entre eles, estão os processos fiscais. Quando são planejados e embasados em estratégias eficientes, impulsionam outras áreas da empresa, com a financeira e contábil. 

No entanto, o cenário fiscal no Brasil apresenta grandes desafios para as empresas. Infelizmente, o nosso país é conhecido por possuir um dos sistemas de obrigação tributária mais burocráticos do mundo. Ou seja, além de pagarmos muito, o processo de pagamento das taxas é complexo. 

Quer saber mais sobre os processos fiscais e quais estratégias utilizar para otimizá-los? Então continue a leitura deste artigo!

Como manter um bom controle fiscal?

A eficiência no controle fiscal não apenas assegura a conformidade legal, mas também otimiza a gestão financeira da empresa. E para manter um bom controle é necessário seguir algumas práticas. Dentre elas, podemos destacar:

• Organização documental: manter organizados os documentos fiscais, como notas fiscais, comprovantes de pagamento, contratos e registros relacionados às transações comerciais;
• Registro das transações: lançar todas as transações financeiras de forma precisa e detalhada. Isso inclui compras, vendas, despesas, receitas e qualquer outra movimentação relevante para a empresa;
• Cumprimento de prazos: cumprir rigorosamente os prazos para pagamento de impostos e entrega de obrigações acessórias. A pontualidade nesse aspecto evita multas e problemas legais;
• Conhecimento da legislação: manter-se atualizado sobre as regulamentações fiscais em vigor é essencial. O conhecimento profundo das leis tributárias ajuda a evitar problemas legais e a identificar oportunidades para otimização fiscal;
• Análise periódica de resultados: realizar verificações de indicadores, identificação de possíveis inconsistências e ajustes necessários para otimização fiscal;
• Controle do estoque: evitar divergências entre o inventário físico e o contábil, pois pode impactar os cálculos de impostos, como o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).

7 estratégias para otimizar os processos fiscais na sua empresa 

Diante dos impactos positivos, fica claro que a otimização de processos fiscais é uma estratégia inteligente. Para adotá-la, é importante que a empresa implemente algumas práticas.

A seguir, elencamos as principais.

1. Descentralize os processos fiscais

A otimização de processos de escrituração contábil não é simples, e certamente você só obterá sucesso com o bom desempenho dos profissionais envolvidos. Por isso não considere enfrentar essas etapas sozinho.

Tenha próxima de você uma boa equipe contábil para lhe auxiliar do início ao fim. Conheça o trabalho de cada profissional, descubra como eles podem lhe ajudar, atribua tarefas e acompanhe o desempenho de todos. Assim você terá um resultado muito mais eficiente.

2. Mapeie os processos

Outra etapa fundamental para otimizar os processos fiscais em sua empresa é fazer um mapeamento. Chame sua equipe para pensar nas tarefas e definir as etapas, considerando o que cada um realiza. 

Abaixo, algumas perguntas que podem te nortear:  

• Quais são os processos?
• Para que servem?
• Quais são as principais tarefas?
• Essas são as pessoas envolvidas e suas funções?
• Quais são os pontos fracos e fortes do processo?

Com base nas respostas para essas perguntas, você pode passar para a etapa seguinte.

3. Invista na capacitação constante da equipe

A capacitação contínua da equipe é uma peça-chave para otimizar os processos fiscais. 

Afinal,  um time bem informado  é mais apto a lidar com cenários complexos. Para oferecer uma boa capacitação, é importante organizar treinamentos regulares sobre as últimas atualizações fiscais, mudanças na legislação e uso eficiente de ferramentas tecnológicas que contribuem para a especialização da equipe.

4. Elabore um calendário fiscal

A criação de um calendário fiscal é essencial para manter a organização e a pontualidade no cumprimento de obrigações tributárias. 

Tal calendário deve incluir datas de entrega de declarações, pagamentos de impostos, e outros eventos fiscais relevantes. 

Essa estratégia evita atrasos, multas e proporciona uma visão clara das responsabilidades fiscais ao longo do ano. 

5. Garanta o cumprimento das normas de compliance 

O cumprimento rigoroso das normas de compliance é vital para evitar riscos legais e garantir a integridade nas operações fiscais. 

Para isso, é preciso estabelecer procedimentos internos alinhados com as regulamentações. 

Além disso, recomendamos  monitorar e auditar regularmente esses processos. 

Assim, se assegura que a empresa esteja seguindo as normas vigentes e mitigando riscos associados a não conformidade.

6. Conte com uma consultoria especializada 

Contratar uma consultoria focada em assuntos fiscais também é uma boa estratégia para otimizar os processos fiscais na sua empresa. 

Afinal, profissionais especializados entregam orientação personalizada, ajudam a interpretar complexidades legais e fornecem insights estratégicos. 

Essa parceria permite que a empresa tome decisões informadas, reduzindo a incerteza e maximizando benefícios fiscais.

7. Automatize tarefas

Uma maneira de automatizar tarefas repetitivas e demoradas é por aprimorar os processos fiscais. Com a ajuda de ferramentas e softwares, os profissionais agilizam cálculos, conciliações e relatórios - aliviando a carga de trabalho manual. 

Outro benefício alcançado é o aumento da eficiência, redução dos erros humanos e uma precisão aprimorada nos processos fiscais.

Como a automação de processos fiscais pode beneficiar sua empresa?

A automação de processos fiscais por meio de um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) oferece diversos benefícios para as empresas. A seguir, elencamos os principais.

Eficiência operacional

O software agiliza tarefas fiscais rotineiras, como cálculos de impostos, emissão de notas fiscais e conciliações contábeis. Dessa maneira, se reduz a necessidade de intervenção manual. Além disso, ocorre o aumento da eficiência operacional, permitindo que a equipe se concentre em atividades mais estratégicas.

Precisão e redução de erros

A automação reduz a probabilidade de erros humanos nos registros fiscais. Isso contribui para a precisão dos dados contábeis, evitando problemas relacionados a multas e auditorias.

Conformidade fiscal

Os sistemas ERP são projetados para acompanhar as constantes mudanças nas regulamentações fiscais. Automatizando os processos fiscais, a empresa mantém-se atualizada com as exigências legais. 

Integração de dados

O ERP integra dados fiscais com outros departamentos, como finanças, vendas e estoque. Essa integração suave permite uma visão holística das operações da empresa. Sendo assim, se melhora a coordenação entre diferentes áreas. Além de promover uma gestão mais eficaz.

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