Automação de processos: quais as vantagens?

No universo empresarial, tempo é dinheiro. É por isso que as organizações de alta performance prezam tanto pela automação de processos.

Afinal, esse é o tipo de inovação que reduz o trabalho manual, gera quedas drásticas nas chances de erros operacionais e abre margem para a execução de demandas mais estratégicas. 

Com o apoio da tecnologia, sua empresa pode vivenciar não só um salto de produtividade, mas também de competitividade, uma vez que as equipes se liberam de tarefas contínuas e repetitivas e passam a usar seu tempo de trabalho para pensar e executar demandas com maior valor agregado.

Como resultado, a organização se torna mais madura, reduz custos e consegue aproveitar melhor os recursos. 

Ou seja, são inúmeras vantagens que não devem ser desconsideradas, concorda? 

Por isso, neste artigo te convidamos a pensar sobre a automação de processos. Confira como você pode liberar sua equipe para ser mais estratégica e quais são os principais tipos de automação presentes no universo empresarial.

Boa leitura!

A importância da automação de processos para sua empresa 

Já faz um tempo que a automação de processos é vista como algo indispensável para toda organização que deseja crescer de maneira sustentável e prosperar no cenário competitivo.

O motivo para isso é simples: a tecnologia passou a ditar as operações empresariais, promovendo níveis de otimização sem precedentes. Hoje, é praticamente impossível lidar com toda a complexidade de um negócio sem o seu apoio.

Afinal, em um cenário marcado por operações complexas, integradas e pautadas pelo uso maciço de dados, apenas bons sistemas são capazes de minimizar erros, otimizar tarefas e aproveitar ao máximo os recursos disponíveis.

Tanto na parte operacional, quanto na administrativa, o processo de automação impacta diretamente na competitividade das empresas.

Além disso, como citamos anteriormente, as inovações tecnológicas dão aos profissionais a possibilidade de utilizarem seu tempo em prol de atividades mais estratégicas, com melhores condições para consolidar e expandir os negócios.

Usar ferramentas inteligentes para executar tarefas de forma automática, reduzindo a intervenção humana, define o que é automação de processos. Isso otimiza a eficiência organizacional, minimiza gargalos e agiliza operações.

Mas afinal, quais os tipos de automação disponíveis para a minha empresa? Como selecionar os processos para automatizar? Continua a leitura para descobrir.

Os principais tipos de automação

A automação de processos pode ser implementada de diferentes formas. Cada tipo visa atender objetivos distintos e específicos. Conheça os principais e veja qual o mais adequado à sua organização:

• Scripts: trata-se de conjuntos de instruções escritas previamente, que podem ser executadas para automatizar determinados processos. Seu papel é conduzir rotinas de ações, por meio de uma espécie de roteiro;
• Robotic Process Automation: conhecido pela sigla RPA, esse é um tipo de automação de processos robóticos. Sua implementação permite executar tarefas repetitivas de ponta a ponta;
• Business Process Management System: os sistemas BPMS automatizam e gerenciam processos. Focados no usuário, eles permitem definir, executar, mensurar, analisar, monitorar e otimizar as operações organizacionais;
• Chatbots: são softwares que interagem com os usuários via chat de forma parecida com a humana. Seu uso mais comum é no atendimento personalizado a clientes, normalmente em sites, aplicativos de mensagens ou redes sociais;
• Unidade de Resposta Audível: as plataformas URA são modelos de chatbots que respondem perguntas via áudio. Suas aplicações mais concorrentes também estão na otimização de atendimentos, geralmente em call centers;
• Hiper Automação: refere-se ao uso conjunto de diferentes ferramentas de automação de processos. Seu uso parte do pressuposto de que, isoladas, essas soluções não conseguem atender aos objetivos propostos, o que é possível via integração;
• ERP: os sistemas Enterprise Resource Planning integram diversas funções empresariais em uma única plataforma. Essa abordagem de automação garante uma visão holística das operações, melhorando a eficiência e a tomada de decisões organizacionais.

Como selecionar processos para automatização?

Agora que entende a importância da automação de processos e as possibilidades que ela oferece, você deve estar se perguntando como selecionar as atividades para automatizar na sua empresa. Veja nossas dicas:

Mapeie os processos internos

Para começar, você precisa ter uma visão completa da sua operação. Para isso, faça um mapeamento intensivo, identificando eventuais gargalos, processos duplicados ou que não geram valor.

Depois de encontrar possíveis problemas, selecione os processos que precisam se tornar mais eficientes ou livres de desperdícios.

Avalie o processo específico

Uma vez que você mapeou toda a operação e selecionou um processo específico para automatizar, faça uma avaliação mais minuciosa sobre ele.

O objetivo é determinar se os recursos que serão investidos para automatizá-lo realmente irão se pagar. Além disso, certifique-se de que, com o apoio da tecnologia, os erros e ineficiências detectadas serão de fato superadas.

Estipule um cronograma

Ao definir o cronograma de automação de processos, procure fazer a implementação por etapas. Isso é especialmente importante se for um processo significativo para a empresa ou mais de um processo.

O cronograma também precisa considerar a realização de testes para encontrar e corrigir falhas, além de eventuais intersecções entre os fluxos processuais já existentes.

Alinhe toda a equipe

Ainda na definição do cronograma, estipule quais colaboradores serão responsáveis por cada etapa de implementação e adaptação.

O ideal é que a equipe seja composta por profissionais responsáveis vindos de todos os departamentos envolvidos no processo. 

Procure alinhar as expectativas com todo o time e programar treinamentos para que a adesão seja bem-sucedida.

Monitore continuamente

Assim que a automação de processos estiver concluída, mantenha uma análise constante do processo automatizado para determinar seus resultados.

Com o apoio de um sistema de gestão, faça essa análise por meio de indicadores e gráficos. 

Isso permite identificar pontos que exigem melhorias e confirmar se as expectativas foram atendidas. Feito isso, inicie novamente o ciclo de mapeamento. 

Vantagens do Workflow

A implementação do sistema de Workflow garante que a comunicação entre setores se aprimore e a tomada de decisão seja feita de maneira mais exata. 

Assim, é possível diminuir erros, eliminar gargalos em todo o processo, aumentar a produtividade e reduzir custos.

Outro aspecto interessante é a melhoria no desempenho dos funcionários. Por meio de um processo de trabalho automatizado, os colaboradores conseguem dar ênfase às tarefas mais importantes e o fazem de maneira eficiente. 

Além disso, o alinhamento das atividades ajuda a eliminar etapas desnecessárias no processo. Assim, ao invés de perder tempo com funções operacionais, eles focam no que realmente importa: a gestão do negócio.

StarSoft Applications

É assim que opera o ERP StarSoft, nossa solução para o desenho e a automação de processos operacionais. 

Ao facilitar a comunicação entre todos os setores da empresa, o sistema garante que cada função seja exercida com êxito e também dirigida ao profissional responsável incumbido de dar sequência a ela.

Ter um sistema interno inteligente como o ERP StarSoft Applications é fundamental para a rotina de qualquer organização, principalmente por permitir o gerenciamento e monitoramento de cada um dos processos. 

Entre as principais vantagens oferecidas pelo programa, está a conexão do ERP com as demais áreas e processos da empresa, algo que transforma a comunicação interdepartamental, tornando-a mais efetiva.

Por meio dela, os funcionários podem interagir nos processos e terão capacidade para identificar, reduzir e eliminar erros direto na raiz. 

Além disso, o sistema oferece visão ampla sobre todos os procedimentos, desde o andamento da produção, passando por liberações financeiras e de suprimentos, até a notificação de avarias na gestão de frotas.

As tecnologias para gestão estão se aprimorando e facilitando cada vez mais o trabalho de administração empresarial, e nós da StarSoft trabalhamos continuamente para oferecer soluções inteligentes e alinhadas às necessidades das organizações. 

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