Prazos de envio do eSocial: como evitar atrasos e complicações fiscais

O controle dos prazos de envio eSocial se tornou uma questão central para empresas que buscam cumprir as obrigações trabalhistas e previdenciárias com precisão. Com mudanças recentes nas datas e novas exigências, manter os envios em dia é uma prioridade para evitar sanções. 

Organizar a rotina de envio dos eventos exige atenção constante e o uso de ferramentas adequadas, especialmente para evitar erros e inconsistências que impactem a conformidade.

Para facilitar o acompanhamento e a gestão dos prazos, este artigo apresenta uma visão detalhada sobre as categorias de eventos do eSocial, explicando seus prazos específicos e as obrigações envolvidas.

Quais são os prazos de envio do eSocial?

O eSocial possui uma série de prazos que os profissionais de RH devem monitorar para assegurar a conformidade com as obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais. 

Eles estão organizados em três categorias principais: eventos iniciais, eventos periódicos e eventos não periódicos. Cada grupo apresenta características e abordagens distintas, que serão exploradas a seguir.

Eventos iniciais

Os eventos iniciais representam a base de informações do empregador e do ambiente de trabalho, configurando-se como o primeiro grupo de eventos enviados ao eSocial. 

Fazem parte dessa categoria os seguintes eventos:

• S-1000 — Empresa: corresponde ao cadastro da empresa, estabelecendo dados essenciais que facilitam o envio dos demais eventos;
• S-1005 — Estabelecimentos: trata do cadastro dos estabelecimentos, unidades e obras, e deve ser atualizado sempre que houver mudanças;
• S-1010 — Rubricas: detalha as verbas salariais e compensatórias, sendo fundamental para a estruturação da folha de pagamento;
• S-1020 — Lotações tributárias: define os dados tributários associados a diferentes locais de trabalho.

Com essas informações o sistema eSocial tem uma visão inicial sobre o cenário e a estrutura da empresa.

Eventos periódicos

Os eventos periódicos, como o nome sugere, têm uma periodicidade definida, sendo enviados conforme o ciclo regular de apuração e pagamento das obrigações trabalhistas. 

Este grupo inclui eventos como:

• S-1200 — Remuneração: envia dados sobre a remuneração mensal dos trabalhadores até o dia 15 do mês seguinte ao da competência;
• S-1210 — Pagamentos: reporta o pagamento dos rendimentos até o dia 15 do mês seguinte;
• S-1299 — Fechamento dos eventos periódicos: confirma o fechamento da folha de pagamento e também segue o prazo do dia 15 do mês subsequente.

Eventos não periódicos

Diferente dos eventos periódicos, os eventos não periódicos são enviados ao eSocial conforme a ocorrência de determinadas ações relacionadas ao colaborador e ao ambiente de trabalho. 

São exemplos desse tipo de evento:

• S-2200 — Admissão: deve ser enviado até o dia anterior ao início das atividades do novo colaborador;
• S-2230 — Afastamento temporário: inclui dados sobre afastamentos, como licenças e férias, e deve ser enviado conforme a ocorrência;
• S-2299 — Desligamento: reporta a rescisão do vínculo trabalhista e deve ser enviado até 10 dias após o desligamento.

Que mudanças ocorreram recentemente nos prazos de envio?

Os prazos de envio do eSocial passaram por modificações importantes com a Instrução Normativa RFB n.º 2.163/2023, especialmente para eventos com data de entrega marcada para o dia 15 do mês subsequente. 

Anteriormente, quando essa data caía em final de semana ou feriado, o envio precisava ser antecipado para o último dia útil anterior. 

Com a atualização, porém, o primeiro dia útil subsequente passa a valer como prazo, facilitando o cumprimento das entregas sem a necessidade de ajustes urgentes.

Essa mudança se aplica a eventos com a nomenclatura “S-1.1”, como o S-1200 (remuneração) e o S-1210 (pagamentos), entre outros periódicos e não periódicos. Eventos com prazos específicos, como o 13º salário e o desligamento de colaboradores, seguem critérios próprios e permanecem inalterados. 

Os profissionais de RH devem observar esses novos prazos e adaptar os processos internos para garantir o cumprimento das obrigações conforme a nova orientação.

Atrasos no envio de eventos: conheça os impactos

Atrasar o envio de eventos ao eSocial traz consequências financeiras e operacionais para as empresas, impactando a regularidade e a confiabilidade do cumprimento das obrigações. 

Entre os principais efeitos do atraso destacam-se:

• Multas por descumprimento de prazos: atrasos no envio de eventos geram penalidades financeiras proporcionais ao atraso e ao tipo de evento;
• Risco de restrições em benefícios aos colaboradores: atrasos afetam o acesso a benefícios como FGTS, PIS e Previdência Social, prejudicando os colaboradores;
• Comprometimento da imagem da empresa perante os órgãos fiscais: o não cumprimento recorrente dos prazos pode gerar desconfiança por parte dos órgãos reguladores;
• Aumento de trabalho operacional: atrasos geram a necessidade de retrabalho, reabertura de eventos e ajustes administrativos, elevando o volume de tarefas e o tempo investido.

Os impactos ressaltam a importância do planejamento no cumprimento das obrigações do eSocial, contribuindo para a integridade dos dados e a tranquilidade na gestão de pessoas.

Como manter o controle dos prazos do eSocial?

Para garantir o cumprimento dos prazos de envio do eSocial e evitar penalidades, é essencial manter o controle rigoroso sobre as datas. Isso exige organização, comunicação e, sempre que possível, automatização dos processos. 

Abaixo, algumas práticas que podem ajudar a equipe de RH a lidar com as obrigações de forma mais eficiente.

Organização interna e comunicação clara entre RH e financeiro

Manter uma comunicação constante e clara entre as equipes de RH e financeiro é indispensável para o controle das obrigações do eSocial. Um processo organizado permite identificar, com antecedência, os eventos pendentes e os prazos de cada um. 

Com essa transparência, a empresa e toda a equipe são beneficiados com:

• Redução de erros e retrabalhos;
• Cumprimento dos prazos estabelecidos pela legislação;
• Otimização do tempo e aumento da eficiência nas operações do RH.

Revisão periódica das obrigações no eSocial

A revisão periódica das obrigações do eSocial assegura que todos os eventos necessários sejam identificados e enviados sem erros. Isso inclui, principalmente, a conferência das tabelas e dos eventos periódicos e não periódicos, além das informações sobre desligamento e comunicação de afastamento.

Realizar revisões frequentes permite que a empresa se adeque às novas exigências e identifique possíveis falhas no processo. 

A adaptação rápida a alterações na legislação, como novos prazos e instruções, também se torna mais simples com uma revisão constante. Essa prática evita a acumulação de tarefas e minimiza o risco de erros no envio, que podem resultar em sanções ou multas.

Automatização do envio de eventos

A automatização do envio dos eventos é uma medida essencial para evitar os atrasos. Com um sistema de gestão integrado, como o People by StarSoft, as equipes podem programar e monitorar os prazos de envio do eSocial com maior eficiência. 

Esse tipo de solução permite que os eventos periódicos e não periódicos sejam gerenciados automaticamente, reduzindo o risco de erros humanos e facilitando o cumprimento das obrigações legais.

Entre as principais vantagens da automação estão:

• Diminuição da possibilidade de erros de envio;
• Emissão de alertas para prazos de vencimento;
• Integração entre setores para facilitar o fluxo de informações;
• Simplificação do controle das obrigações mensais e anuais do eSocial.

Abaixo, assista um vídeo sobre o envio da folha de pagamento no eSocial, utilizando o People by StarSoft:

Conheça os benefícios do People by StarSoft na gestão do eSocial

Como visto ao longo do artigo, controlar os prazos de envio do eSocial pode ser desafiador sem o uso de tecnologia. No entanto, o People by StarSoft, por exemplo, se destaca ao facilitar a conclusão dessa tarefa.

O software de gestão de pessoas oferece uma solução integrada e automatizada que traz benefícios como:

Encargos sociais descomplicados

Simplifica o processo de envio de obrigações trabalhistas com ferramentas de conferência inteligentes e evita erros, garantindo a conformidade com as regulamentações e a otimização do tempo do RH.

Envio de folha facilitado

Facilita o envio de informações periódicas e garante que os eventos do eSocial sejam processados com rapidez e segurança, evitando que atrasem e mantendo os registros fiscais da empresa sempre em dia.

Em dia com a legislação

Sempre atualizado com as exigências do eSocial e da legislação trabalhista devido à automatização das atualizações regulatórias. Isso mantém o RH em conformidade; reduz o risco de multas por não conformidade.

Solicite uma demonstração do People by StarSoft e conquiste um controle eficiente e seguro sobre os prazos e eventos do eSocial.

Perguntas Frequentes

O que acontece se o envio de eventos do eSocial for feito com erros?

Erros no envio dos eventos do eSocial podem gerar inconsistências nas informações da empresa, afetando obrigações trabalhistas e previdenciárias e, em alguns casos, resultando em multas. Utilizar ferramentas de conferência ajuda a prevenir esses erros, garantindo a precisão nos envios.

Como funciona o envio do 13º salário no eSocial?

O envio referente ao 13º salário deve ocorrer até o dia 20 de dezembro para a folha anual, enquanto o FGTS é calculado na folha mensal de dezembro. Softwares de gestão facilitam a separação e o envio dessas informações, assegurando a conformidade.

Os prazos de envio são diferentes para microempresas e MEIs?

Sim, para MEIs e segurados especiais, o prazo de envio dos eventos periódicos é até o dia 7 do mês seguinte, ao contrário do dia 15, que é o prazo para outras empresas. Essa adaptação ajuda a reduzir a complexidade para pequenos negócios.

Como saber se um evento do eSocial foi recebido corretamente?

O eSocial fornece recibos de entrega e confirmação dos envios. Ferramentas de gestão que integram essas confirmações diretamente na plataforma facilitam o acompanhamento, proporcionando maior segurança no cumprimento das obrigações.