Onboarding digital eficiente: integrando novos talentos
Com o avanço da tecnologia e adesão massiva do home office, o setor de RH vivencia uma situação desafiadora quando o assunto é a contratação e integração de novos colaboradores: executar o onboarding digital.
Se você nunca ouviu este termo, saiba que onboarding é o processo de “socialização corporativa” no qual um novo funcionário é apresentado à missão, visão e valores da empresa e entra em contato com sua equipe pela primeira vez.
Trata-se de um momento crucial para a aclimatação da pessoa contratada, além de ser essencial para apresentar aspectos importantes para a convivência diária e alinhamento ao código interno.
Para o RH, o grande desafio é garantir que o onboarding digital seja tão efetivo quanto sua versão “tradicional”, ou seja, é preciso adaptar o processo e zelar para que ele tenha a mesma qualidade e eficácia, concorda?
Para te ajudar nesta missão, elaboramos este artigo que explora detalhes sobre as etapas do onboarding e algumas percepções sobre este processo. Faça a leitura e aproveite para tirar suas dúvidas!
Etapas do onboarding digital
A integração de novos membros da equipe de forma remota é algo que exige organização. Por isso, o primeiro passo a ser tomado pelo RH deve ser a construção das etapas do Onboarding em um quadro Kanban.
Nele, o setor deve ter total visualização sobre os colaboradores que estão ingressando na empresa e as fases em que eles se encontram no programa de integração e boas-vindas.
Sendo assim, este quadro precisa prever todas as fases do processo, sendo capaz de estruturar uma espécie de “trilha”, que será percorrida pelos colaboradores.
Na maioria das vezes, a agenda de onboarding contempla 3 etapas principais, que são compostas por diversas dinâmicas e atividades. São elas:
- Pré-onboarding;
- Onboarding do primeiro dia;
- Onboarding do primeiro mês.
Confira a seguir mais detalhes sobre cada um deles.
Pré-onboarding
Esta etapa antecede o início do trabalho do novo colaborador. O foco é garantir uma boa experiência logo na chegada para que sua integração ao ambiente corporativo seja fluida, satisfatória e estimulante.
E aqui não estamos falando apenas de um “kit de boas vindas”. Até demandas burocráticas - como registro e captação de documentos - são levados em consideração a fim de criar uma boa experiência logo na chegada.
Isso é bem importante tanto em termos de employer branding quanto em um processo de retenção de talentos, afinal, a primeira impressão é sempre algo forte e impactante, concorda?
Essa fase envolve as seguintes atividades:
- Recebimento de toda a documentação necessária do profissional. Recomenda-se o uso de um bom sistema para a criação de fluxos personalizados, práticos e seguros de admissão digital;
- Assinatura do contrato de trabalho com todas as especificações sobre remuneração, benefícios, regime de atuação, entre outras. A plataforma utilizada deve ser compatível com assinaturas digitais e transmitir os dados ao eSocial;
- Envio de mensagem de boas-vindas e instruções para começar, definição de um colega de equipe para ser referência nos meses iniciais, envio dos equipamentos necessários ou subsídio, além de criação de perfil do profissional no software da empresa.
Onboarding do primeiro dia
O primeiro dia de atuação em um novo emprego é repleto de expectativas, dúvidas e receios.
Sendo assim, além de prestar todo o suporte, também cabe ao RH oferecer uma recepção calorosa. No onboarding digital, esse processo exige algumas adaptações dada a distância entre as pessoas.
A primeira mudança está na reunião de boas-vindas. Mesmo em uma versão digital, que é mais “fria”, a equipe deve receber bem a nova pessoa contratada e o RH deve aproveitar o espaço para falar um pouco sobre a cultura da empresa.
Mesmo não tendo o mesmo impacto de uma recepção presencial, uma videoconferência pode dar um toque de proximidade para deixar o ingresso mais humano e acolhedor.
Além da recepção, o próximo passo é a transmissão de orientações gerais sobre as demandas, processos e objetivos da função.
Neste momento, o RH pode optar pelas ferramentas de comunicação interna - como Slack - ou realizar novas conferências com vídeo para tornar o processo menos solitário.
Feito isso, o setor de Recursos Humanos deve convocar colegas e/ou líderes da pessoa contratada para uma conversa rápida sobre as ferramentas de trabalho, métricas e detalhes finos sobre a atuação.
Onboarding do primeiro mês
Durante o primeiro mês, o colaborador poderá se aprofundar nos processos da empresa e nas particularidades de suas entregas. Portanto, trata-se de uma etapa crucial, que demanda todo o suporte necessário. No onboarding digital, isso depende das seguintes ações:
- Acesso a materiais complementares, que o profissional deve ser capaz de realizar facilmente via sistema sempre que precisar consultar informações;
- Realização de treinamentos personalizados às demandas de integração dos talentos, com trilhas de aprendizagem que possam ser acompanhadas via plataforma;
- Reuniões semanais para alinhamento de expectativas, com encontros junto aos gestores e também com os colegas para aprofundar sua integração.
Integração com processos administrativos
A integração do onboarding digital com os processos administrativos do RH é fundamental para a eficiência e o sucesso de todo o processo.
Por isso, como citamos anteriormente, você precisa contar com uma plataforma que viabilize a admissão digital. A ideia é que todos os documentos admissionais e suas respectivas assinaturas possam ser transmitidas por via eletrônica.
O mesmo vale para as informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias. Elas devem ser devidamente organizadas e automatizadas para o eSocial.
A mesma lógica se aplica à batida de ponto digital, à gestão de benefícios, ao acesso às documentações e holerites, à realização de solicitações, e assim por diante. Quanto mais automatizado forem os processos, mais assertiva será a integração.
Afinal, esses recursos garantem a conformidade e eficiência dos procedimentos, melhorando a experiência da equipe, sua satisfação e a fluidez das relações de trabalho.
Comunicação efetiva durante o onboarding
Durante e após a aplicação do onboarding digital, é importante avaliar a qualidade do processo e promover melhorias contínuas.
Envie uma pesquisa de satisfação para os participantes da integração, analise minuciosamente os feedbacks e identifique os eventuais gargalos. Então, faça ajustes onde for necessário.
Para fazer isso - e também para otimizar a comunicação interna como um todo - sua empresa precisa de canais internos eficientes.
O foco é garantir que os talentos possam contatar outros membros da equipe e gestores para sanar eventuais dúvidas.
Além disso, é importante que esses novos profissionais tenham acesso imediato a todas as informações necessárias, de forma organizada e sem perder tempo.
Portanto, priorize plataformas que centralizam os documentos, conteúdos e informações das quais a equipe precisa, conferindo mais autonomia e praticidade à experiência de integração.
Esses sistemas também devem disponibilizar indicadores em tempo real, para que os gestores acompanhem e tenham insights sobre o desempenho dos participantes do onboarding digital.
Treinamento remoto e acesso a recursos online
O treinamento dos novos talentos costuma ser uma das principais etapas do processo de integração.
Com uma boa plataforma para apoiar o onboarding digital, é possível disponibilizar essas trilhas de aprendizado de maneira remota e permitir que ela seja facilmente encontrada e realizada pelos novos colaboradores.
Por meio do sistema, o RH pode traçar planos de desenvolvimento de competências e acompanhar as ações de maneira completa. Tudo isso com indicadores em mãos, que ajudam a medir o desempenho das estratégias construídas.
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